Составление и оформление документов личного происхождения

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

ГОСТ Р.6.30-2003 установил формуляр-образец организационно распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр - образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р.6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно - распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов. Двадцатый реквизит - текст документа [1].

Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты: название вида документа; текст (произвольный); дата; подпись.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами [3].

1. Эмблема организации или товарный знак, - это символическое графическое изображение. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа [5]. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки не зарегистрированные официально.

2. Код организации, имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

3. Наименование организации, реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают поднаименование организации.

4. Справочные данные об организации, реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

5. Наименование вида документ, данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

6.  Дата документа, может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

7. Регистрационный номер документ - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

8. Место составления или издания документа, реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма).

9. Гриф ограничения доступа к документу, реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию.

10. Адресат, этот реквизит предназначен для заявлений, докладных, объяснительных записок и др. Адресат проставляется на бланке документа справа. На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

11. Заголовок к тексту, реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчёркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 - 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

12. Подпись, в состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Если на документе более одной подписи, в этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям;

13. Печать, ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись [5].

Заключение

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Условия работы

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Документ личного происхождения -документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Таким образом, я считаю, что мне удалось достаточно подробно исследовать выбранную тему моего реферата, решить поставленную цель и ее задачи.

Список литературы

1. ГОСТ-Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Документирование управленческой деятельности / А. Л. Комышев, Ю. Б. Маковецкий и др. - М.: Колос, 2005.

3. Кузнецова Т. В. - Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. 2003.

4. Документационное обеспечение управления. Румынина Л. А. 2005.

5. Андреев С. В. Кадровое делопроизводство. Издательство: Альфа-Пресс, 2004.