Опись особо ценных документов

    Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение 2). 

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист (Приложение 1). Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо

ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии. Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования. В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.

Хранение особо ценных документов

В целях обеспечения длительной сохранности особо ценные документы размещаются в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища. Помещение, выделяемое для хранения особо ценных документов, должно отвечать следующим требованиям:

1. Быть изолированным от служебных и вспомогательных помещений, а также удаленным от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых и химических веществ;                                                   2. Иметь удобный для эвакуации выход.

Размещение особо ценных документов в подвальных, полуподвальных помещениях не допускается. Особо ценные дела должны храниться на металлических стеллажах в коробках или бумажной упаковке в горизонтальном положении. На ярлыках коробок и связок, в которых находятся особо ценные дела, проставляется штамп. Допускается хранение документов в стационарных отсеках-сейфах, а также в специальных шкафах-сейфах. Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 - +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.

Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами. Хранилища, стеллажи, коробки или упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.

Особо ценные дела хранятся, обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.

Заключение

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

В заключение курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Во-первых, особо ценный документ – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Во-вторых, к особо ценным документам относятся документы, обладающие особой значимостью, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития, невосполнимые при возможной утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков. При выявлении уникальных документов в первую очередь рассматривается общекультурная значимость отдельного документа, его реликвийность, мемориальность, единственность в своем роде по содержанию и месту в истории края.

В-третьих, в отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования.