Организационно-распорядительная документация.

Федеральное агентство по образованию

Московский государственный университет

Технологий и управления

Кафедра организации производственной и коммерческой деятельности

Контрольная работа

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления».

               тема: «Делопроизводство – основы технологии управления».

                                                                        Выполнила студентка 3 курса

                                                                        факультета: Экономика и

                                                                         предпринимательства

                                                                             специальность: 080502

                                                                             шифр: 007452

                                                                        Руководитель:

Москва 2008.

 

Содержание.

Введение.	3
1. Документы.	4
1.1. Значение документов.	4
1.2 Группы документов.	4
2. Организационно-распорядительная документация.	7
2.1. Организационные документы.	7
2.2. Распорядительные документы.	9
2.3. Справочно-информационные документы.	11
Заключение.	13
Список литературы.	14

Ведение.

В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.

Значение рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления).

 

 

Документы.

Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

 

Значение документов.

Значение документов в наше время исключительно велико.

Во-первых, документы имеют государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют юридическое значение. Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами.

 

Группы документов.

I. По признаку специализации:

1. общие – документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:

· бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);

· плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);

· статистические (статотчеты, таблицы);

· юридические (исковые заявления, решения суда);

· финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

 

II. По значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);

2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);

3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);

4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III . По техники воспроизведению:

1. рукописные;

2. воспроизведенные механическим путем.

IV . По секретности:

1. для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;

2. секретные – документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);

3. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V . По приемам записи:

1. простые – документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;

2. стенографированные – документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;

3. зашифрованные – документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По происхождению:

1. созданные в учреждении;

2. поступившие извне.

VII . По срочности:

1. простые – документы с необозначенными сроками исполнения;

2. срочные – документы с обозначенными сроком исполнения;

3. весьма срочные – документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII . По форме:

1. стандартные – документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;

2. нестандартные – документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По сложности:

1. простые – документы, в которых поставлен и решается один вопрос;

2. сложные – документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.

Все документы могут быть в виде подлинников и копий. Подлинники подразделяются на оригиналы и дубликаты.

Оригинал – это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат – вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.

Копия – это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа – слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.

 

Организационно-распорядительная документация.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так например, протокол – вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт – вид документа, его разновидности – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.