Источники информации для проверки

Цель аудиторской проверки учета производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении пра­вильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской федерации.

Здесь необходимо проверить, как ведется учет на синтетических счетах 10, 11, 14, 15, 16 и 19. Основное внимание при этом, безус­ловно, следует уделить счету 10 «Материалы», который подразделя­ется на субсчета по группам материальных ценностей.

Основными источниками информации являются первичные до­кументы по учету производственных запасов и различные аналити­ческие и синтетические регистры. В качестве первичных докумен­тов по учету материалов используются преимущественно унифици­рованные учетные документы, к числу которых относятся следую­щие формы:

доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) — применяется для оформ­ления права лица выступать в качестве доверенного лица организа­ции при получении материальных ценностей, отпускаемых постав­щиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;

приходный ордер (ф. № М-4) — используется для учета материа­лов, поступающих от поставщиков или из переработки;

акт о приемке материалов (ф. № М-7) — для оформления при­емки материальных ценностей, имеющих количественные и качест­венные расхождения с данными сопроводительных документов по­ставщика;

лимитно-заборная карта (ф. № М-8) — применяется для оформ­ления отпуска материалов, систематически потребляемых при изго­товлении продукции в течение месяца;

требование-накладная (ф. № М-11) — используется для учета Движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами;

накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) — применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям;

карточка учета материалов (ф. № М-17) — предназначена для Учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, раз­меру или другому признаку материала;

акт об оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) — применя­ется для оформления оприходования материальных ценностей, полу­ченных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Общие данные по учету материальных ценностей и производст­венных запасов проверяются по статьям раздела II «Оборотные ак­тивы» актива баланса (ф. 1) по строкам 210, 211, 212, 213, 218 и по таким бухгалтерским регистрам, как Главная книга, журналы-ордера №№ 6, 10, 10/1, вспомогательная ведомость № 10 при ме­мориально-ордерной форме учета или соответствующие машино­граммы, полученные на персональных компьютерах.

22.4. Методика проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов.

Прежде всего, необходимо проверить положения учетной поли­тики по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое вни­мание следует обратить на то:

• как учитываются материальные ценности — по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным це­нам;

• какой метод используется для списания материальных ценно­стей на затраты производства;

• какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складах.

Уточнив выполнение положений учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей. К таким комплексам относятся:

• учет поступления материальных ценностей;

• аналитический учет движения материальных ценностей на скла­дах предприятия;

• учет использования материальных ценностей по направлени­ям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных цен­ностей;

• сводный учет материальных ценностей;

• анализ использования материальных ресурсов.

Для выполнения проверки комплексов задач по учету материальных ценностей применяют различные методы получения аудиторских до­казательств.

Так, для подтверждения фактического наличия товарно-материальных ценностей можно провести инвентаризацию. В ходе аудиторской про­верки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблю­дать за процессом ее проведения.

Для подтверждения достоверности арифметических подсчетов товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отра­женной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского уче­та, обычно используется пересчет данных.

Отражение в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальность остатков на счетах учета ТМЦ проверяют с помощью подтверждения.

Контроль за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению ТМЦ проводится путем соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций.

Устный опрос используется в ходе получения ответов на вопрос­ник аудитора по предварительной оценке состояния учета ТМЦ, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов от­дельных положений совершенных хозяйственных операций, вызы­вающих сомнение или неясных.

Для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременно­сти их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов.

Операции, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности, проверяются в ходе прослеживания. Особое внимание здесь следует обратить на соответствие корреспонденции счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического и синтетического учета.

При сопоставлении наличия товарно-материальных ценностей в различные периоды, данных отчета о движении товарно-мате­риальных ценностей с данными бухгалтерского учета, оценке со­отношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналити­ческие процедуры.

Проверяя учет поступления материалов, прежде всего уточняют, какой вариант применяет проверяемый субъект: с использованием счетов 15 и 16 или без их использования. Далее контролируют пра­вильность оформления первичных документов на поступление ма­териалов, их оценку, ведение аналитического учета (по номенкла­турным номерам, артикулам и др.).

Одновременно устанавливают, как был выделен НДС, отнесен на счет 19 и списан в дальнейшем на счет 68 субсчет НДС.

Аудитор также проверяет, как ведется учет по не отфактурован­ным поставкам и материалам, которые оплачены, но на склад не поступили (материалы в пути).

По операциям поступления материалов аудитор проверяет и операции по приобретению материалов, полученных в порядке об­мена (бартер), поступившим безвозмездно и др.

При проверке организации учета движения материальных ценно­стей на складах, прежде всего надо проконтролировать организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Далее проверяют, как организован складской учет материалов и как ве­дется контроль со стороны бухгалтерии. Предприятия могут приме­нять преимущественно три основных варианта учета движения ма­териалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, карточно-документационный, бескарточный.

Если применяется сальдовый метод, то аудитор проверяет ведо­мости по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Второй метод преду­сматривает составление в бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ведомостей по группам материалов. В этом случае ауди­тор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с кар­точками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль — операция весьма трудоемкая. Третий метод — наиболее эффективный. Он применяется, как правило, при использовании персонального компьютера (ПК). В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ве­дутся. Сам процесс складского учета организуется на ПК, а за оп­ределенные периоды (месяц, квартал) составляются оборотные ве­домости. Аудитор знакомится с имеющимися документами, выяс­няет, как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными.

Налог на добавленную стоимость списывается в соответствии с положением гл. 21 НК РФ «Налог на добавленную стоимость» и учи­тывается по дебету счета 19, субсчет «НДС по приобретенным мате­риальным ресурсам» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расче­ты с поставщиками и подрядчиками», счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Аудитору необходимо проверить, как было образовано сальдо по счету 19 и как производилось его от­несение на счет 68. НДС по материальным ресурсам списывается полностью на счет 68 в момент оплаты счетов.

Особое внимание должно быть уделено проверке операций по отпуску материальных ценностей в производство. Для этой цели на предприятии можно применить один из следующих методов оцен­ки: по себестоимости единицы запасов; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения закупок (метод ФИФО); по себестоимости последних по времени приобретения закупок (метод Л МФО).

Первый метод предусматривает списание каждой единицы ма­териалов по цене приобретения или по себестоимости единицы за­пасов. Он применяется, если номенклатура материальных ценно­стей небольшая. Второй метод (оценка по средней себестоимости) является наиболее распространенным. При его применении важно правильно устанавливать средние цены.

Метод ФИФО оценки запасов основан на допущении, что ма­териальные ресурсы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения. На складе на конец отчетного периода остаются остатки материальных ценностей по фактической себестоимости последних по времени закупок, а на себестоимость продукции списывают материальные ценности ранних по времени закупок.

Четвертый метод — метод ЛИФО — основан на противопо­ложном методу ФИФО допущении. При этом методе ресурсы, ко­торые поступают в производство, оцениваются и списываются по себестоимости последних в последовательности по времени заку­пок. Материальные ресурсы, остающиеся на складе на конец отчет­ного периода, оцениваются по фактической себестоимости ранних по времени закупок, а в себестоимости реализованной продукции (работ, услуг) учитывается стоимость поздних по времени закупок.

По каждому методу применяются свои алгоритмы расчета про­верки, которые и использует аудитор. Здесь, безусловно, неоцени­мую помощь аудитору может оказать применение персональных компьютеров для выполнения трудоемких расчетов.

Проверка правильности отнесения и списания материальных цен­ностей, образованных в результате недостач и хищений, проводится аудитором в том случае, если такие данные обнаружены. Они воз­можны в результате форс-мажорных обстоятельств (землетрясение, наводнение, пожар) или обнаруживаются при проведении инвента­ризации. Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательством и учредительными документами и отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счетов 73, 91 и др.

Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера ф. № 10, ведомостей ф. №№ 10, 11, Юс, 14, 15с и Главной книги.

Кроме того, аудитор проверяет сводные данные по инвентари­зации товарно-материальных ценностей и переоценке материалов в части их отражения в балансе.

При необходимости аудитор может провести анализ всей систе­мы организации учета материальных ценностей и дать рекоменда­ции по ее рационализации.

Анализ использования материальных ресурсов нацелен на выявле­ние соответствия запасов установленным нормам, расходу материа­лов (в натуре или по стоимости) на 1 руб. изготовленной продук­ции и др.

В качестве путей рационализации учета производственных запа­сов можно предложить: использование ПК; применение наиболее эффективных методов учета и оценки запасов, организации движе­ния материальных ценностей на складах.

Типичные ошибки

К наиболее характерным ошибкам по учету ТМЦ можно отне­сти следующие:

• не заключены договоры о материальной ответственности с кладовщиками (материально-ответственными лицами);

• неправильно оформляются документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей;

• не ведется аналитический учет движения ТМЦ в бухгалтерии;

• нерегулярно проводится сверка данных по движению матери­альных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия;

• не проводится ежегодная инвентаризация ТМЦ;

• на складах хранится большое количество неиспользуемых ТМЦ;

• неправильно производится списание ТМЦ по видам расходов (на основное производство, косвенные расходы и др.);

• неверно ведется учет НДС по поступившим ТМЦ.