Понимание круга аудиторских обязанностей

(ответственностей)

Естественно, что в большинстве случаев главный аудитор, помимо своих руководящих обязанностей, выполняет еще и обязанности рядового аудитора. С этой точки зрения он (или она) является еще одним членом команды.

Аудиторы, когда это требуется и оправданно с точки зрения практики и логики, принимают участие во всех фазах аудита: в его планировании, в начальном и итоговом совещании, в непосредственном его проведении, подготовке отчетов о несоответствиях, и в действиях, предпринимаемых по итогам аудита. Иногда аудит стартует одновременно в нескольких местах, тогда могут потребоваться проведение нескольких начальных совещаний одновременно. Порой аудит заканчивается на разных площадках (местах), и для команды аудиторов представляется невозможным вернуться собраться вместе полным составом в одном месте на заключительную встречу. Тогда информация по находкам в процессе аудита должна быть сообщена по телефону.

Когда в аудите участвуют несколько аудиторов, и в его ходе выявляются несоответствия, то совершать последующий визит в полном составе им не обязательно.

Аудиторы должны соблюдать требования к проведению аудита, установленные ведущим (главным) аудитором. Это могут быть какие-то конкретные или специальные требования, процессы или правила игры.

Навыки коммуникации являются существенной частью в наборе навыков аудитора, необходимые как внутри группы, так и при общении с аудитируемой стороной. Хотя основная часть контактов на предварительных стадиях приходится на долю ведущего аудитора, дополнительные вопросы аудиторы должны сами выяснять с аудитируемыми. Аудитируемая сторона может оказаться в неловком положении, если аудитор, у которого возникли дополнительные вопросы, явится к нему без всякого предварительного уведомления.

Ключевое слово для любого аудитора - профессионализм, и оно подразумевает выполнение своих задач результативно и эффективно.

Обычная ошибка аудиторов состоит в том, что они не записывают сведения о находках, полученные в ходе аудита, настолько подробно, чтобы с ними можно было работать впоследствии. Документирование номеров изделий, имен сотрудников, мест расположения (подразделений), ссылочных номеров документов - дисциплина, которой необходимо овладеть любому аудитору.

После того, как находки в процессе аудита сделаны и согласованы с аудитируемой стороной, от аудитора может потребоваться представить их на итоговом совещании. В этом есть смысл, так как говорить будет тот же человек, который обнаружил факт. Если все результаты представляет главный аудитор, то вопросы в любом случае придется отложить до момента, когда появится соответствующий аудитор.

Как уже говорилось выше, едва ли при последующем визите у вас опять будут все члены группы аудиторов, однако один или несколько из них, возможно, будут востребованы для участия в нем для верификации (проверки, оценки) внедрения и результативности корректирующих действий.

Золотым правилом для аудиторов является понимание и уважение необходимости конфиденциальности и ожиданий этого. Это относится не только к информации по находкам в процессе аудита, но также и к привилегированным сведениям, раскрытым в процессе аудита и относящимся ко всем без исключения представленным документам.

Единственное, чего аудиторы, и в особенности, независимые (третьей стороны) аудиторы, делать не должны - это давать советы. Их главная задача в том, чтобы провести аудит согласно утвержденным критериям и получить объективные доказательства.

Понимание ответственности менеджеров компании,

Проходящей аудит

На данной стадии эволюции процесса проведения аудитов маловероятно, что команда менеджеров не будет иметь представления о том, чего ожидать от аудита, но в этом лучше убедиться, чем просто предполагать.

Возможно во время предварительных переговоров, или предаудитного визита, или в подтверждающей корреспонденции главный аудитор убедится, что нет непонимания того, кто и чем занимается (например, что команда менеджеров нуждается в подтверждении того, что сотрудники осведомлены относительно области распространения и целей аудита, и той роли, которую каждый из них, возможно, будет исполнять). Менеджеры не должны пугать сотрудников репрессиями в случае негативных находок в процессе аудита.

Прямой демонстрацией того, насколько серьезно менеджеры относятся к аудиту, является назначение так называемых гидов. В случае если эти люди не подходят для этой роли, они могут поставить под удар нормальный ход аудита.

Менеджеры также должны продумать (проанализировать) процесс аудита, в том числе и то, как можно убедиться в том, что их организация представлена перед аудиторами в наиболее реальном свете (например, убедиться, что есть место для парковки машин аудиторов, имена их занесены в списки приглашенных на проходной, совещания начинаются вовремя, нужные люди доступны).

Если менеджеры организации рассматривают аудит как работу с партнерами, они убедятся в том, что соответствующая благоприятная рабочая обстановка создана. Это может включать, к примеру, предоставление офисного помещения, телефонов, факсов, буфета (столовой), компьютеров, доступа во внутреннюю сеть, документов, а также необходимых условий, требуемых для проведения аудита.

Наконец, команда менеджеров компании, проходящей аудит, должна понимать, что именно она является ответственной идентификацию (определение) и внедрение корректирующих действий. Иными словами, что аудиторы - не консультанты!