ДЕПАРТАМЕНТ НАУКИ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ

ПРОТОКОЛ БЕЗ ОШИБОК

В данной статье речь пойдет о протоколах заседаний различных органов – коллегиальных, совещательных, координационных, методических и др. Это уточнение необходимо, поскольку в управленческой деятельности используются и другие виды протоколов, например в договорной работе применяются протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др. В каждом таком случае к составлению и оформлению протоколов могут применяться особые правила, отличные от правил оформления протоколов заседаний. Но даже если мы ограничимся только протоколами заседаний, мы увидим, что и здесь нет единых правил составления протоколов. Пожалуй, единственное, что является общим для всех протоколов заседаний, – это состав реквизитов и правила их оформления. Что же касается текстовой части протокола, то здесь мы встречаемся с различными вариантами оформления, но и в этом случае можно говорить о некоторых общих закономерностях составления протокола.

Немного истории

Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века, в период реформ государственного управления, проводимых Петром I. Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 г., который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи в протоколах каждого члена присутствия. Указом от 4 апреля 1714 г. Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, всем делам вести протоколы, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить (подписать – В.Я.) своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию» – решение. Подписание протокола каждым членом присутствия, по мнению Петра I, должно было повысить качество принимаемых решений и ответственность членов коллегии за принятые решения. Подписание протокола всеми членами коллегиального органа применяется в отдельных случаях и в наше время.

Применение протоколов в делопроизводстве позволяло зафиксировать в документе, как тогда говорили, – «разномыслие» при обсуждении вопроса. Для того чтобы мнение «старших» по должности членов присутствия не довлело над мнением «младших», был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими.

Протокол сегодня

Несмотря на длительную историю развития, протокол заседания активно используется и в наше время, причем назначение этого документа не изменилось. И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие совместного обсуждения и выработки решения.

Протоколы ведутся коллегиями, советами, комиссиями, собраниями, совещаниями и др. органами. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.

Нормативными актами не установлено какой-либо единой формы протокола заседания, имеются лишь отдельные указания, например относительно подписания протоколов. В связи с этим в практической деятельности могут использоваться различные варианты оформления протокола.

Если в деятельности организации протоколы используются регулярно, целесообразно разработать форму протокола и включить ее в инструкцию по делопроизводству. Только таким образом можно добиться единства в оформлении этого документа в организации.

Коллегиальный способ принятия решения присутствует в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. В любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, может создаваться совещание, дирекция, совет для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Вопросы оформления протоколов

Бланк протокола.В литературе по делопроизводству можно встретить такое утверждение: протоколы заседаний оформляются на общем бланке. Но дело в том, что общий бланк для изготовления документов сейчас используют далеко не все организации. Прежде всего, это органы государственной власти и органы местного самоуправления, поскольку в соответствии с нормативными правовыми актами данные органы власти используют бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), изготовленные типографским способом. Другие организации имеют право самостоятельно решать, каким способом изготавливать бланки.

Если организация не использует типографские бланки, то для изготовления документов используются компьютерные шаблоны бланков, и в этом случае гораздо удобнее разработать и использовать шаблоны бланков конкретных видов документов:

письма, приказа, распоряжения, протокола, служебной записки и других видов документов, используемых организацией.

Общий бланк в этом случае вообще не нужен. При разработке шаблонов бланков нужно основываться на положениях стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»). Из сказанного следует, что когда говорится о том, что протоколы заседаний оформляются на общем бланке, имеется в виду, что в заголовочной части протокола должен присутствовать определенный набор реквизитов, предусмотренных общим бланком, а именно: наименование организации (органа), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), отметки для даты и номера документа, например:

ДЕПАРТАМЕНТ НАУКИ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ