Тема: Составление текстов документов
1. Текст служебного документа и его содержание
Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа. Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать: достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко, при нейтральном тоне автора.
Краткость достигается: § отбором необходимой и достаточной информации, § исключением повторений текста, § исключением излишних подробностей.
Ясность и подбор слов достигается: § смысловой точностью подбора слов § использованием прямого порядка слов в предложении, когда - сказуемое следует за подлежащим - определяемое за определением.
Например: «осложнения возникли», «кредит предоставлен» или «некачественный товар», «исполненное обязательство» В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Тексты служебных документов состоят, как правило, из трех частей: 1. Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа; 2. Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства; 3. Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п. Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).
2. Содержание текста документа и его конструкции
Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания. Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями. Составление текста предполагает: § Выделение аспектов содержания; § Их формализация; § Форматирование в абзац.
Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте. Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.
3. Основные правила составления текста
При выборе слов и терминов следует руководствоваться следующими правилами: 1. Не излагайте в тексте того, что вы не сказали бы устно. 2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначным. 3. Слово в тексте должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в литературном языке. 4. Построение предложений текста строится по аналогии с реализуемыми моделями ССК. 5. Неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Например, путем разбивки сложного предложения на отдельные, простые по составу и построению фразы. «За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, менеджеру Макарову В.И. объявить выговор » 6. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. 7. В тексте не употребляются: Архаизмы: «При этом препровождаем ...» вместо «Посылаем ...» или «Направляем» «Сим письмом извещаем ...» вместо «Извещаем ...» «Настоящим уведомляем ...» вместо «Уведомляем ...» Канцеляризмы: «Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение» вместо «Ввиду ... считаем целесообразным не посылать Вам проект предложения» Тавтологические повторы: «польза от использования», «явление ... проявляется», «следует учитывать следующее» Плеоназмы (излишества): «совместное сотрудничество», «в апреле месяце», «2000 рублей денежных средств» Неоправданно иностранные слова: «репрезентовать» вместо «представить» «срок пролонгирован» вместо «срок продлен» «лимитирование расходов» вместо «лимитирование средств» 8. Используемые в тексте сокращения должны быть понятны адресату, поэтому рекомендуется использовать следующие типы: Инициальный тип - РФ, ДПС, ВС, ВАС, ПК, БД Слоговый тип - Минфин, спецкорр, прораб. Смешанный тип - техфинплан Тип простых слов усечений - Главн, Зав, Спец. 4. Композиция (структура) текста
Под композицией (структурой) текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Компонентами текста являются отдельные аспекты содержания, т.е. основные сформулированные мысли. Аспект содержания, являясь внутренне замкнутой смысловой единицей, оформляется в один абзац (4 - 6 предложений). Текст документа может включать один или несколько аспектов содержания, т.е. быть - одноаспектным или многоаспектным. Правило: В текстах официальных документов, в середине абзаца, не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.
В русском языке существует два вида контекста: последовательный и параллельный. Связь между предложениями абзаца или абзацами осуществляется с помощью повторов. Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями (абзацами), в котором в последующем предложении (абзаце), в неизменном виде, повторяются различные фрагменты предыдущего предложения (абзаца). Последовательный строй контекста - такой, при котором одно предложение вытекает из другого (т.е. то, что было новым в предыдущем предложении, становится известным в последующем) Например: «Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам». «Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить детали». «Для изготовления деталей необходимо ...».
Параллельный строй контекста - такой, при котором несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскрывают разные аспекты предыдущего предложения. У них одинаковые субъекты (известное) и разные предикаты (новое).
Например: С1 - «В настоящее время компания располагает возможностью для строительства двух 12 этажных 72 квартирных домов по типовым проектам». П1 - «Дома предполагается разместить на улице Садовой» П2 - «Вопрос о строительстве домов положительно решен с администрацией города» П3 - «На строительство домов выделены необходимые средства, намечены подрядные организации» Таким образом, композиция (структура) текста - это последовательность расположения его составных частей (компонентов или аспектов), которые связываются между собой последовательным или параллельным типом связи при помощи повторов. Например: композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: 1 - обоснование актуальности запроса; 2 - содержание запроса; 3 - ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен. 4 - формулирование гарантии; Текст письма-запроса: 1. ОАО ИНТАМЕД готовит информационный бюллетень «Рекламный сборник продукции ...». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации о плане выпуска продукции Вашей фирмой на 2003 год. 2. Просим подготовить и выслать в наш адрес, не позднее 1.12.2002 Ваш рекламный проспект на 2003 год, для включения его в «Рекламный сборник». 3. В случае если Вы примете участие в подготовке и выпуске «Рекламного сборника», мы предоставим Вам соответствующий раздел. 4. Использование, полученной от Вас информации, по назначению и исключительно в Ваших интересах, гарантируем.
Тема: Протокол Протокол – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов управления. Сопровождающие документы: 1. Повестка дня; 2. Списки участников и приглашенных; 3. Доклады и тезисы основных выступлений; 4. Справки по обсуждаемым вопросам; 5. Проекты решений.
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (682)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |