Объяснительная записка. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ею написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Сводка Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ею содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Сводка подписывается составителем, при ею направлении в другой адрес – руководителем. Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Предложение Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. 4. Организационно-деловые письма При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования: 1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; 2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования; 3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы. Формуляр письма состоит из компонентов: 1. наименование министерства или ведомства; 2. название организации; 3. наименование структурного подразделения (если есть); 4. адрес организации (почтовый, телеграфный); 5. номер телефона, факса, телетайпа; 6. номер счета в банке; 7. дата, номер; 8. ссылка на индекс и дату входящего документа; 9. адресат; 10. заголовок; 11. текст; 12. приложения; 13. подпись; 14. печать; 15. фамилия и телефон исполнителя; 16. гриф ограничения доступа. Представление Представление оформляется представление на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения или организации, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись. Текст представления может содержать следующую информацию о сотруднике: Ф.И.О., дата рождения, образование, занимаемая должность, стаж работы, оценка служебной деятельности, повышение профессионального уровня, оценка деловых качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Заявление Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем. Протокол Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашённых и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашённых лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. В разделе «ВЫСТУПИЛ И» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. Акт Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются); При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта. Справка Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ею текст может состоять из нескольких разделов. Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Заключение Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и даётся общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет». Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. Отзыв В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. Перечень Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Список Составляется на общем бланке. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Также возможен вариант составления в форме текста. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации. Автобиография Составляется в свободной форме. Все события, описанные, должны быть изложены в хронологическом порядке, логично и последовательно. Формуляр включает реквизиты: 1. наименование вида документа; 2. текст документа; 3. дата документа 4. подпись; Заключение Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. Список литературы · Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974 · Преподаватель – 2000. http://prepod2000.kulichki.net/item_315.html · audit-it.ru. http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44143.html · Goal. http://document-ved.ru/otvety-k-zachetu-po-dou-vidy-informacionno-spravochnyx-dokumentov-spravka-dokladnaya-zapiska.html · СтудопедиЯ. http://studopedia.org/2-34893.html · Образцы и шаблоны документов. http://working-papers.ru/slyzhebnaja-zapiska-obrazec.html
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (536)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |