Документальное оформление по депозитным операциям

Во всех учреждениях Сберегательного Банка действует единый порядок оформления операций по вкладам. В банке применяются стандартные бланки документов, которые утверждены Правлением Сберегательного Банка. Бланки построены таким образом, что возможна обработка содержащейся в ней информации с использованием ЭВМ.

Карточка лицевого счёта формы №1 оформляется при открытии счёта по вкладу и предназначена для записи сведений о вкладчике, его распоряжений по вкладу, а также данных о первоначальном взносе; карточка формы №1-Д предназначена для отражения текущих операций по счёту и учёту причитающихся процентов.

При оформлении карточки лицевого счёта формы № 1 контролёр:

· записывает номер структурного подразделения Банка, номер счёта, вид вкдада и вид валюты, в котором вклад открыт, сумму (цифрами), начисленные на сумму первоначального взноса проценты, если условиями вклада предусмотрено их начисление при совершении каждой операции; фамилия, имя, отчество вкладчика;

· подписывает производственные записи, указав в скобках свою фамилию и инициалы;

· получает от вкладчика образец подписи в отведённом для этого поле.

Чтобы открыть счёт вкладчику, необходимо заполнить приходный ордер. Он оформляется на бланке формы №51/36. Заполняя ордер формы №51/36, вкладчик указывает дату открытия счёта по вкладу, фамилию, имя, отчество, сумму, вносимую во вклад цифрами и прописью, вид валюты и подписывает ордер.

В структурных подразделениях Банка применяются следующие виды ордеров:

· стандартный (ф№52) – при оформлении операций вручную;

· упрощённый ордер (ф№52-у) – при совершении операций с применением программно-технических комплексов, позволяющих производить автоматизированное заполнение ордера;

· специализированный ордер (ф№51-с) – при совершении операций с применением программно-технических комплексов (средств), обеспечивающих полное формирование и распечатку ордера.

Если вкладчик хочет одновременно оформить доверенность и завещание, то он записывает последнее на отдельном бланке формы № 36 – применяется для сообщения работникам последующего контроля необходимых сведений о вкладчике и вкладе. Записи в извещении формы №36 удостоверяются подписью контролёра. В составе отчёта приходный ордер направляется в отделение Сберегательного Банка. Ордер используется для последующего контроля совершаемых по нему операций. Вкладчик также заполняет алфавитную карточку. Этот бланк – форма №13. Она предназначена для наведения справок о наличии счёта данного вкладчика и номере его счёта. Алфавитная карточка может быть оформлена не только в момент открытия счёта по вкладу, но и в конце операционного дня на основании данных договора. Алфавитная карточка хранится в отдельной картотеке. Контролёр проставляет в ней номер структурного подразделения Банка и номер открываемого счёта по вкладу. На ордере, кроме того, проставляется сумма взноса, остаток вклада и процентов. (После выплаты всего вклада контролёр изымает карточку №13 из алфавитной картотеки, делает на ней надпись «Счёт закрыт», указывает дату, расписывается и помещает в архивную часть алфавитной картотеки).

Вкладчику в подтверждение принятой суммы выдаётся сберегательная книжка. В ней на титульном листе указаны фамилия, имя и отчество вкладчика, номер и адрес учреждения Сберегательного Банка, номер лицевого счёта. Все записи в сберегательной книжке удостоверяются подписью заведующего или контролёра учреждения банка или оттиском печати Сберегательного Банка. На всех последующих страницах сберегательной книжки записывается дата совершения операции, принятая или выданная сумма и остаток вклада. Эти данные заверяются подписью контролёра и кассира учреждения банка.

При внесении первого взноса на имя вкладчика другим лицом, он в приходном ордере перед своей подписью указывает «Вклад внесён». А сам вкладчик при первом посещении даёт образец своей подписи в карточке лицевого счёта на бланке №36. В нём отмечаются также данные предъявленного вкладчиком паспорта. Данный документ направляется в отделение Сберегательного Банка, где используется для последующего контроля совершаемых по нему операций.

Для дополнения вклада вкладчик оформляет приходный ордер формы №51. Работник Банка сверяет данные сберегательной книжки и приходные ордера с данными лицевого счёта, делает записи о дате и сумме операции, остатке вклада в этих документах, затем заверяет их своей подписью. Вносителю выдаётся сберегательная книжка только после приёма и пересчёта денег. Дополнительный взнос может приниматься без предъявления сберегательной книжки. В этом случае вносителю в подтверждение полученных от него денег выдаётся квитанция формы №31 или формы №31-а. В ней указывается: фамилия, имя и отчество вкладчика и вносителя, номер счёта, принятая сумма и даты.

Выдача вклада производится только по предъявлении сберегательной книжки. Чтобы получить сумму, вкладчик должен заполнить расходный ордер формы №51. Работник банка сверяет данные сберегательной книжки и расходные ордера с данными лицевого счёта, контролирует соответствие подписи на ордере имеющемуся образцу подписи вкладчика на лицевом счёте, а затем оформляет выдачу вклада.

Вклад можно получить по доверенности. В этом случае работник Сберегательного Банка проверяет правильность оформления доверенности и срок её действия, соответствие подписи вкладчика на доверенности, образец его подписи на лицевом счёте, и только затем оформляет выдачу вклада. Чтобы получить деньги, вкладчик предъявляет контролёру сберегательную книжку и расходный ордер №51. Чтобы списать сумму денег с лицевого счёта должен выписываться комплект ордеров формы №59, который состоит из трёх частей. Они именуются А, Б, В. Ордера форм №59-А и №59-Б служат для отражения данной операции в бухгалтерском учёте банка; форма №59-В хранится в картотеке последующего контроля счёта, по которому выдана сумма.

Для того, чтобы получить причитающиеся проценты за весь(каждый) год хранения вклада, вкладчик заполняет ордер формы №54.

В сберегательной книжке в лицевом счёте в графе «Содержание операции» указывается период, за который получены проценты.

При получении вкладчиком всей суммы вклада лицевой счёт закрывается. За дни, оставшиеся до конца года, работник Сберегательного Банка отчисляет проценты на сумму остатка вклада. Затем определяет сумму процентов, которая причисляется к вкладу, начисляет новый остаток вклада с причисленными процентами. Вкладчик заполняет расходный ордер формы №51 с указанием вновь рассчитанной суммы. Отдельными сторонами в лицевом счёте по вкладу отражаются операции по отчислению процентов, присоединение их к вкладу и выдача вклада. После всех записей указывается, что вклад выплачен. Лицевой счёт после завершения оформления операций во всех документах помещается в отдельную картотеку закрытых счетов текущего года.

Контролёр на сумму причисленных по вкладу процентов выписывает мемориальный ордер формы №52, который составляется по каждому счёту. Этот ордер передаётся в бухгалтерию и хранится в картотеке последующего контроля. Вкладчик заполняет при закрытии счёта по срочному вкладу два расходных ордера.

Первый – это ордер формы №51 на сумму основного вклада.

Второй - формы №54 на сумму причитающихся процентов.

На общую сумму причисленных процентов в конце дня по всем закрытым счетам составляется мемориальный ордер формы №63. Он используется для отражения суммы начисленных процентов на соответствующих балансовых счетах.

По закрытому счёту сберегательная книжка погашается и клиенту не возвращается. Она передаётся вместе с ордерами в бухгалтерию для контроля и дальнейшего хранения. По закрытому счёту в алфавитной карточке делается отметка, что счёт закрыт с указанием даты. Карточка помещается в архивную картотеку.

Во всех документах, связанных с операциями по вкладам, записи должны быть правильными и чёткими. Слова не должны сокращаться. Исправления не допускаются в чеках, ордерах, контрольных листах и квитанциях формы №31-а. Исправления могут быть сделаны в других документах по вкладам следующим образом: неправильные записи зачёркиваются одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть, а сверху записываются правильные данные, которые удостоверяются подписью работника Банка. Исправления, подчистки записей фамилий, имён, отчеств в документах, предназначенных для вкладчика, не допускаются.

Каждая операция по вкладам в течение дня отражается в момент её совершения в операционном дневнике. В нём при зачислении или списании средств со вклада указывается номер лицевого счёта, фамилия и инициалы вкладчика, а также суммы операции. Вместе с документами, которыми оформлены операции по вкладам, операционный дневник передаётся в группу последующего контроля отделения Сберегательного Банка.