Оформление и получение заказа.

Выбор поставщика.

    При работе с поставщиками процедура получения и оценки предложений может быть организована по-разному. Наиболее часто используемые и эффективные это: конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

    Конкурсные торги илитендеры – это конкурентная форма выбора предложений на поставку товаров, предоставление услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

 Контракт заключается с победителем тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия.. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

    Проведение тендера состоит из следующих этапов:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

Организация Конкурсных торгов – является очень сложной и многоплановой работой.

Альтернативным вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть переговоры в письменной форме между поставщиком и потребителем.

При процедуре письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции оферты (свои предложения). Оферты могут иметь различную форму и содержание, в отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго установлены. Оферты должны содержать следующие реквизиты: наименование товара, качество и количество товара, условия и срок поставки, цену, платежные условия, характеристику упаковки и тары, а так же порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта отправляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, на протяжении которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

В свободной оферте не указываются никакие обязательства продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как рекламно-информационные материалы, так и перечисленные выше реквизиты.

Второй способ организации письменных переговоров, когда инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам запрос или коммерческое письмо, целью которого является получения оферты. Запрос должен содержать все необходимые реквизиты, за исключением цены, которая будет указана в ответном предложении.

Существует несколько способов оценки предложений, поступивших к потенциальному потребителю. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.

3.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику.

Оценка поставщиков производится по множеству факторов:

- надежность поставки

- гарантии качества

- цены

- местоположение

- тех. потенциал

- финансовое положение

- возможность компромиссов

- наличие информационной системы связи и обработки заказов

- послепродажный сервис

- репутация и роль в своей отрасли

- деловая инициативность

- управление и организация

- контроль процессов

- имидж

- оформление товара (упаковка)

- трудовые отношения

- деловой опыт и история взаимоотношений

- взаимность выгод и интересов

Однако имеется два основных критерия выбора поставщиков, это стоимость приобретения продукции или услуги и качество обслуживания.

Стоимость приобретения содержит в себе цену продукции или услуги, а тка же прочую стоимость, не имеющую денежного выражения.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания подразумевается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д., надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть например:

 - каталоги и прайс-листы

- торговые журналы

- интернет-сайты

- рекламные материалы: фирменные каталоги, объявления в СМИ

- банки и финансовые институты официальных органов

- выставки и ярмарки

- торги и аукционы

- торговые директории («Желтые страницы»)

- торговые представительства

- собственные исследования

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками

- конкуренты потенциального поставщика

- торговые ассоциации и др.

При выборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.