МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТДЕЛА
Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы[1]. Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации»[2]. Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются. Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач: - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике; - классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности; - унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других[3]. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ[4]. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы: -предпроектное обследование. -выбор формы Табеля. -формирование структуры Табеля. -отбор форм документов для включения в Табель[5]. Основные задачи предпроектного обследования: -определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела; -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов; -выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля; -определение массива документов для включения в Табель[6]. В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются: -документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела; -организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела; -комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.; -документация отдела как минимум за три последних года его деятельности. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель[7]. Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов. Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати. Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.[8] Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций. Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы: 1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение). 2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору. 4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер. 5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.) 6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ. 7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения. 9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая). 12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др[9]. В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам. Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры отдела[10]. Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[11], Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[12]. Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением. Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе[13]. Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при работе с документацией. Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности. Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля). В табель унифицированных форм документов отдела включаются: - формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти; - формы документов, утвержденные нормативными актами органов власти и управления субъектов РФ; - применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД; - внутренние документы, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях. Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты: - Наименование организации; - Наименование вида документа; - Дата документа; - Регистрационный номер документа; - Гриф утверждения документа; - Место составления или издания документа; - Заголовок к тексту; - Текст документа; - Подпись; - Визы согласования. Данный документ утверждается начальником Управления и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками. Методика разработки альбома унифицированных форм документов Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени Альбом унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела[14]. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[15]. Целесообразно альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматривать альбом форм как дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки табеля форм документов. Возможны варианты, когда альбом унифицированных форм документов разрабатывается как приложение к инструкции по делопроизводству организации или как самостоятельный документ[16]. Цель разработки альбома унифицированных форм документов отдела - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела. Этапы разработки альбома унифицированных форм документов: -определение назначения альбома; -определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ - структура альбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкции по делопроизводству организации - его структура должна быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем - структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов; -классификация документов в соответствии с выбранной структурой; -распределение форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации; -унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД); -формирование альбома унифицированных форм; -разработка методических материалов по ведению альбома; -согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями; -редактирование и удостоверение (подпись, утверждение)[17]. Разработка альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в: -определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления; -установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей; -установление порядка расположения и оформления реквизитов; -унификации текста документа[18]. Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы: -формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела); -анализ документов и обобщение результатов анализа; -разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела[19]. Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы. Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[20]. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля. Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др. Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения. Показатели таблицы - переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.) или слов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена). Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления. Альбом форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам. По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (228)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |