Правила оформления реквизитов
Электронный документооборот. - это создание документа, работа с документом и хранение документа. Документ-это информация зафиксированная с помощью реквизитов на материальном носителе, позволяющими эту информацию идентифицировать. Реквизит- это элемент документа, расположенный в определенном месте в соответствии со сложившимися традициями или требования стандартов. Создавая электронный документ необходимо выяснить общее правило оформления документа. Правила оформления управления документов (приказы,письма,акты) зафиксированы в ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированная система документации. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Унифицированный- одинаковые требования. ОРД-административные или управленческие правила, инструкции, положение, уставы. Распорядительные документы- приказы, распоряжения и так далее. Правила оформления документа по ГОСТ Р6.30-2003 Управленческие документы создаются на форматах: А4 (297*210 мм), А5(148*210 мм) Функции верхнего поля 20мм 1 Распологаются реквизиты 01- Герб РФ 02- Герб субъекта РФ 03- Герб организации ( эмблема организации или товарный знак) 2 Проставляется номер страницы, первая страница считается, но не нумеруется. Нижнее поле Не менее 20 мм – для сохранения информации при перелистывании. Правое поле Не менее 10 мм, Постоянные реквизиты: · Название организации (08) · Место похождения (09) Могут располагаться двумя способами : Относительно верхнего поля. По этому приказу выделяют 2 вида бланков: · Продольный- располагают вдоль верхнего поля. · Угловой (флаговый)- в левом верхнем углу в квадрате 76*76 мм · На практике рекомендуют флаговый так как экономится до 20% бумаги. Юридическая сила документа - это свойство документа сообщаемая ему действующим законодательством и компетенцией издавшего его органа. Требования к оформлению реквизитов по ГОСТ Р.6.30.-2003 ГОСТом Р.6.30.-2003 установлен следующий состав реквизитов: 01- Государственный герб РФ 02- Герб субъекта РФ 03- Эмблема организации или товарный знак 04- Код организации 05- Основной регистрирующий номер (ОГРН) юридического лица 06- Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН\КПП) 07- Код формы документа 08- Наименования организации 09- Справочные данные об организации 10- Наименования вида документа 11- Дата документа 12- Регистрационный номер документа 13- Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14- Место составления или издания документа 15- Адресат 16- Гриф утверждения документа 17- Резолюция 18- Заголовок к тексту 19- Отметка о контроле 20- Текст документа 21- Отметка о наличии приложения 22- Подпись 23- Гриф согласования документа 24- Виды согласования документа 25- Оттиск печати 26- Отметка о заверении копии 27- Отметка об исполнителе 28- Отметка об использовании документа и исправлении его в дело 29- Отметка о поступлении документа в организацию 30- Идентификатор электронной копии документа Классификация реквизитов, проставляемых на документах, создающих в процессе управления организации: · Обязательства Наименования организации, дата, регистрационный номер, текст, подпись. · Постоянные 1. Не имеются вообще: наименования вида документа 2. Не меняются длительное время: наименования организации, справочные данные организации. · Меняющиеся Дата, текст, заголовок к тексту. Классификация деловой документации. · По видам деятельности - конструкторская - технологическая -нормативная - управленческая - по личному составу - плановые - бухгалтерскому учету -социальному обеспечению и другое. · по наименованию: -планы -служебные письма -стандарты -справки · по способы фиксации информации: -письменные -графические -фото · по месту составления: -внешние -внутренние · по степени сложности -простые -сложные · по степени главности: -открытые -с ограниченным доступом: 1) по степени секретности 2) документы для служебного пользования 3)конфиденциальные документы · по юридической силе -подлинные 1)действительные 2)не действительные -подложные · по срокам наименования -срочные -не срочные · по стадиям подготовки -черновики -копии -отпуск -выписка -дубликат · по происхождению: -служебные -личные · по срокам хранения -временного срока хранения 1)до 10 лет 2)свыше 10 лет · по степени унификации: -индивидуальные -типовые -трафаретные -анкеты -таблица -примерные · по характеру содержания: -первичные -вторичные · оформляющие взаимоотношения сторон: -договоры 1)поставки 2)выполнение работ или услуг 3)аренды 4)трудовые договоры Правила оформления реквизитов 01 Герб РФ-оформляется в соответствии с законом “о гербе РФ” на документах, издаваемых в министерствах, судах, прокуратур и т.п- в центре верхнего поля. 02 Герб субъекта РФ- в центре верхнего поля- органа местного самоуправления. 03 Эмблемы организации или товарный знак. 1,2 и 3взаимоискючаются. 04 Код организации- это номер организации, который ей присваивается органом статистики при ее регистрации в качестве юридического лица по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Необходим для поиска в электронной библиотеке органов статистики. Проставляется во всех финансово-расчетных документах, и документах, предназначенных для органов статистики. 05 Основной государственный регистрационный номер – это тот же номер организации, который ей присваивается при ее регистрации налоговым органом (ОГРН). Присваивается в финансово-расчетных документах для поиска в электронной базе налоговой инспекции. 06 Индивидуальный номер налогоплательщика / код постановки на учет - это так же двойной номер, который присваивается организации налоговой службой – необходим для поиска в электронной базе, по этому так же проставляется только на регистрационных документах. 07 Коды формы документа. Присваивается бланку унифицированного документа по общероссийскому классификатору управленческих документов. Реквизиты 1-7 не обязательны, т.е. в одном документе могут быть, а в другом документе могут отсутствовать. 08 Наименование организации – это обязательный реквизит, то есть должен быть в любом документе. Придает документу юридическую силу, набирается заглавными буквами в соответствие с названием, утвержденном в учредительном документе. Абравиатура и сокращенное название пишутся ниже полного в скобках. Условно все рабочее поле делится с помощью табулятора на 8 вертикальных зон. Отсчет ведется от левого поля, который принят за нулевое положение. 0 – левое поле: 1 – 15 мм, абзац или красная строка 2- 45 мм - 12 реквизит 4- 80-85 мм - адресат ( 15 реквизит) 5 - 100 мм - гриф утверждения 6 - 110 мм расшифровка подписи в реквизите подпись (22) 7 - 120 мм - расшифровка подписи в реквизите гриф утверждения (16)
Все документы делятся на три части: 1. Заголовочная ( 1-19) 2. Основная (содержательная) (20-21) 3. Оформляющая (22-30) Принято между частями документа делать четвертной межстрочный интервал. Между реквизитами – двойной межстрочный интервал ( 1 кл). внутри реквизит одинарный. 09 Справочные данные об организации Обязательный реквизит для писем ( чтобы знали куда дать ответ). Набирается по «новым почтовым требованиям» и включает почтовый адрес, телефон, факс. 10 Наименование вида документа набирается заглавными буквами во всех документах кроме писем, то есть обязательный реквизит, кроме писем. 11 Дата документа – Обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу. Набирается арабскими цифрами ( Число/ месяц/год) пара цифр. 12 Регистрационный номер документа – обязательный реквизит. Проставляется в той же строчке, что и дата. Это порядковый номер с начала года и берется из журналов регистрации. В организациях, где большой документооборот регистрационный номер в письмах состоит из трех частей: · Номер структурного подразделения · Номер дела по номенклатуре – это список дел с заводимых организацией в течение года. (номер папки, где храниться документ) · Порядковый номер с начала года 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Проставляется только в ответных письмах, чтобы быстро найти копию письма. 14 Место составления или издания документа. Название населенного пункта в котором находится организация. В письмах не проставляется, т.к. название города указано в 09 реквизите. 15 адресат – пишется в любой корреспонденции. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ (переписка) Внутренняя Внешняя Переписка работников Переписка руководителей организации С руководителями подразделений или руководителей структурных Или руководителем подразделений с руководителями Организации других организаций НАПРИМЕР: Заявление Докладная записка Исходящая Входящая Объяснительная НАПРИМЕР: Письма(факс, эл. Почта) Телеграммы, телефонограммы Во внутренней корреспонденции достаточно указать должности, фамилию в Д. падеже. Во внешней необходимо указать почтовый адрес и название организации. Оформляется в в правом верхнем углу от 4 положения.
16 Гриф утверждения в организационно-правовых документах в которых оговариваются права и обязанности работников организации: правило, штатное расписание. Это документы приобретают юридическую силу с момента утверждения. Проставляется в правом верхнем углу от 5-ого положения. 17 Резолюция – это решение руководителя, оформленное от руки на свободном месте выше текста и содержащее указание работникам в целях исполнения документа. Не использование резолюции может оцениваться, как нарушение трудовой дисциплины. 19 Отметка о контроле – это буква К, проставляемая красным карандашом в правом верхнем углу документа, означающая, что исполнение документа взято на особый контроль.э 1-19 реквизиты заголовочной части любого документа. 18 Заголовок к тексту – делит заголовочную часть документа от основной. Является обязательным так как содержит основную цель составления документа и необходим для регистрации документа. Располагается не более чем в 4-ех строках, переносы и точки не ставятся. Отвечает на вопросы: - О чем? - письмо, приказ, некоторые акты - Чего? – протокол - Кого? – должностная инструкция. Допускается не ставить заголовок в документах на формате А5, а так же в сопроводительных письмах. 19.10.2010 № 6
0 2 18 О приеме на работу
4 76 мм Реквизиты Основные части документа 20 Текст – обязательный реквизит, абзац начинают с 1-ого положения. Между абзацами интервал и схема построения зависит от вида л=документа.
21 Отметка о наличии приложения. Некоторые документы, чаще всего сопроводительные письма содержат приложения. На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка. Приложение : 1. Учебный план на 5 лет. В1 экз. 0 2. __________________________ 3. ___________________________
РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА Делятся на две группы: · Оформляют документ, то есть придают юридическую силу, подтверждая достоверность сведений и подлинность подписи 22-26 · Делопроизводственные пометки, проставляемые после создания документа и необходимые для обеспечения работы с исполнением готового документа. 22 Подпись – обязательный реквизит, необходимый для подтверждения достоверности сведений, содержащихся в заголовочной и основной части. Подпись состоит из 3 элементов: должность, подпись, расшифровка подписи. Директор ____________ А.С. Сидоров 0 6 (110)
23 Гриф согласования – согласование сведений содержащихся в документе со специалистом другой организации. Проставляется ( в левом углу) на практике в левом углу в последней странице документа и на практике в виде штампа на котором вырезано «СОГЛАСОВАНО» Согласовано 0 Главный инженер Завода «Восход» __________ И. О. Морозов __________ дата
24 Виза согласования – это внутреннее согласование со специалистом своей организации. Юрисконсульт 0 _____________ А.А. Аваров _____________ дата
25 Оттиск печати Ставиться для того, чтобы удостоверить подлинность подписи. В организации может быть несколько видов печати, но гербовая только одна, причем в негосударственных организациях гербовой печати нет. Оттиск печати ставят так ,чтобы хорошо читалась сама печать и подпись. Во многих документах специальное место отведено для печати. 26 Отметка о заверении копии. Часто необходимо сделать копию – повторение информации, зафиксированной в подлиннике разными способами : · В ручную · Машинный · Копировальный аппарат На самой копии в правом верхнем углу пишется слово «КОПИЯ». Заверительная подпись копии выглядит следующим образом. Верно Зав. Канцелярией _____________ И. О. Ф. 20.10.2010 При необходимости ставится печать. 27 Отметка об исполнителе. Фамилия и рабочий телефон специалиста организации, который готовил проект документа и владеет информацией, отраженной в документе. Необходим для оперативного решения при возникновении вопроса. Проставляется в нижнем левом углу. 28 Отметка об исполнении документа и отправлении его в дело. – проставляется на исполненном документе от руки на последнем листе в правом нижнем углу. 29 Отметка о поступлении документа в организацию – проставляется на первом листе в нижнем правом углу входящего документа, виде штампа на котором вырезано Завод «Луч» Входящий номер, дата Входящий № __ Должны соответствовать записи 0 В журнале регистрации __________ 20____ г. 30 идентификатор Электронная копия документа – это имя диска, файла, папки для быстрого поиска эл. Копии в памяти ПК. Проставляется на первом листе в нижнем правом углу на экземпляре, который остается в организации.
Популярное: Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (372)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |