Государственное делопроизводство в Советскую эпоху

События октября 1917 года в корне изменили систему государственных учреждений в России. Новая советская администрация создавала государство с централизованным управлением, что требовало организации и использования эффективного документооборота.

Совершенствование управления в стране ставило перед делопроизводством новые задачи:

1. документы должны были закреплять устанавливаемый порядок;

2. с целью организации контроля фиксировать информацию, связанную с деятельностью советских учреждений, организаций и предприятий.

Кроме того, необходимо было:

1. упростить делопроизводство и ликвидировать волокиту, присущую царскому бюрократическому аппарату;

2. повысить контроль за точным и беспрекословным исполнением постановлений и распоряжений центральной советской власти.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., которая, впервые за годы советской власти, законодательно закрепила иерархию управленческих документов.

Конституция определила, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти:

· Верховный Совет СССР издавал законы;

· Президиум Верховного Совета СССР издавал указы и постановления;

· Народные комиссариаты (ныне министерства) - приказы и инструкции;

· Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы - решения и распоряжения;

· Начальники управлений и отделов исполкомов - приказы и инструкции.

Недостатками организации работы с документами, довольно продолжительного периода (вплоть до 1940 г.) явились:

1. отсутствие организационно-методического центра по руководству делопроизводства в стране;

2. отсутствие общегосударственных норм в области документирования;

3. отсутствие системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства;

4. ведомственная разобщенность.

На протяжении 40 и 50-х годов в стране делались попытки ликвидировать вышеуказанные недостатки, однако сначала война, затем восстановление разрухи помешали разработать и принять эффективное меры.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР", которое утвердило "Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР".

В 1966 г. с целью улучшения архивного дела в СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), разработками которого мы пользуемся и по настоящее время.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие:

в 1990 г. ГОСТ 6.38-90

в 1997 г. ГОСТ Р 6.30-97

в 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003

Стандарты на ОРД установили:

· состав реквизитов,

· правила их оформления и расположения,

· требования к бланкам,

· требования к текстам документов.

В 1988 г., внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к разработке ЕГСДОУ "Единой государственной системы документационного обеспечения управления".

С этого времени понятие "делопроизводство" обозначается и термином "документационное обеспечение управления (ДОУ)".

В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в "Государственную систему документационного обеспечения управления" (ГСДОУ). В настоящее время, наряду со стандартом ГОСТ Р 6.30-2003, этот документ является основополагающим при организации делопроизводства и документооборота в учреждениях России.

Развитие советского делопроизводства в 1970-80 гг. заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в России. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Тема 3: Организация службы делопроизводства

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение - службу документационного обеспечения (СДО).

Эффективность работы СДО зависит:

1. от квалификации работников подразделения;

2. от степени оснащенности современными техническими средствами;

3. от учета технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в организационных документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.

Организационный аспект предполагает решение следующих проблем:

1. выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

2. разработка внутренней организационной структуры службы;

3. определение должностного и численного состава службы;

4. регламентация задач и функций службы в целом, ее подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

5. выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

6. рациональная организация рабочих мест и условий труда;

7. повышение квалификации сотрудников.