Система управления документами Евфрат

Вопросы – ответить на вопросы письменно

1. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Электронный документооборот в современной жизни организаций начинает играть все большую роль и это закономерно. Не секрет, что буквально 5 лет назад электронный документооборот как понятие владельцами бизнеса, руководителями корпоративных Канцелярий и, тем более, конечными пользователями воспринимались как "инородный организм", попытка ИТ сообщества навязать дополнительные проблемы и попросту лишняя трата финансовых ресурсов организации.

Но со временем степень проникновения ИТ технологий в процессы управления и деятельности организаций увеличилась, т.к. объемы обрабатываемых данных и требования по их достоверности стали намного выше, рынок стал требовать от организаций большей поворотливости и, в конечном счете, способности быстро меняться и адаптироваться под его требования. Руководители бизнес сообществ начали понимать, что без современных ИТ инструментов им не обойтись. Постепенно стартовали проекты по внедрению информационных систем различного класса и назначения. Конечные пользователи, руководители и собственники бизнеса ощутили отдачу от инвестиций в ИТ системы и задумались о комплексной проработке ИТ стратегии.

2. Автоматизация делопроизводства на основе системы управления документами Евфрат

· Электронное делопроизводство

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорной деятельностью

· Управление продажами

· Учёт и ведение работы с контрагентами

· Работа с финансовыми документами

· Работа с кадрами

· Бухгалтерский и налоговый учёты

· Документооборот для электронных торгов

· Автоматизация бизнес-процессов, workflow

· Выдача и контроль исполнения поручений

· Работа с обращениями граждан и м.д.

3. Назовите основные задачи организации системы электронного документооборота.

Цели и задачи системы электронного документооборота

Система электронного документооборота или сокращенно СЭД позволяет добиться следующих основных целей и решить следующие задачи:

· создать единое корпоративное хранилище корпоративной документации;

· создать структурированный реестр документации в соответствии с номенклатурой дел организации;

· существенно сократить сроки согласования документов;

· предотвратить потерю документов;

· повысить прозрачность и контролируемость работы с документами;

· повысить уровень исполнительской дисциплины и обеспечить контроль исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности;

· обеспечить возможность электронного ознакомления с документами под роспись;

· обеспечить возможность исполнения резолюций и поручений по документам;

· повысить эффективность корпоративного управления по всем вертикалям власти;

· повысить скорость поиска документов;

· сократить объемы копирования документов и обеспечить контроль их печати;

· повысить уровень информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий;

· предоставить руководству гибкий аналитический инструмент для получения информации о качестве работы с документами;

· обеспечить распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдени

4. Дайте характеристику системы управления документооборотом «ЕВФРАТ»

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Существование такой проблемы делает данную курсовую работу актуальной и требующей особенной тщательности и внимательности в нахождении ее решения.

5. Какие методы классификации и поиска документов используются в системе «ЕВФРАТ»?

Система Е1 Евфрат основана на архитектуре «клиент-сервер». Благодаря модулю веб-сервера доступ к системе может осуществляться через интернет.

ЕВФРАТ – это Система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами (с разграничением прав доступа), даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».