Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий

Раздел 4. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления

Лекция 4.1. Средства организационной техники в офисе

Назначение средств организационной техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качестваи пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практичес­ки все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Послед­няя из указанных является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда называются средствами организацион­ной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособле­ний, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. Принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с вы­бранным признаком. Наиболее распространенной является классифи­кация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехни­ки. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед­рять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной си­стемы будет осуществляться с помощью электронных коммуникаци­онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяю­щего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.

Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий

Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтех­ники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточ­няет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники.

1. Носители информации:

· носители информации на бумажной основе несветочувствитель­ные;

· носители для репрографических процессов (термобумага, диазо-бумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискро­вого копирования);

· микроносители визуальной информации;

· звуконосители;

· видеоносители;

· магнитные носители для записи кодированной информации;

· перфоносители машинные для записи кодированной информа­ции.

2.Средства составления и изготовления документов:

· ручные пишущие средства;

· пишущие машины;

· диктофонная техника;

· печатающие устройства персональных компьютеров и графопо­строители;

· специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:
·средства фотокопирования;

·средства диазокопирования;

·средства электрофотографического копирования;

·средства термографического копирования;

·машины электронно-искрового копирования;

·средства микрографии;

·средства ризографического копирования (дупликаторы);

·машины для гектографической (спиртовой) печати;

·машины для трафаретной (ротаторной) печати;

·оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов:

·фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

·машины и устройства листоподборочные и сортировальные,

· скрепляющее и склеивающее оборудование;

·конвертовскрывающие и резательные машины;

· машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

· адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

· машины для уничтожения документов (шрёдеры);

· агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства для хранения, поиска и транспортировки документов:

· первичные средства хранения документов (папки);

· вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.);

·тележки для транспортировки документов;

· лифтовое оборудование;

· транспортёры и конвейеры;

· пневматическая почта;

· оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи:

· средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

· средства и системы телеграфной связи;

· средства и системы факсимильной передачи информации;

· электронная почта.

7. Банковская оргтехника:

· машины для счёта купюр;

· детекторы валют;

· машины для упаковки банкнот;

· банкоматы.

8. Другие средства оргтехники:

· сканеры

· компьютерные аксессуары.

9. Офисная мебель и оборудование:

· мебель служебных помещений специализированная;

· оборудование служебных помещений специализированное;

· оборудование и приборы для исследования условий труда.