Особенности функция документа

o Одни функции присущи изначально, другими наделяются сознательно

o Многофункциональность документа

o Делятся на функции оперативного характера и постоянно действующие

o Соотношение м\у функциями изменяется

Билет №19. Определение понятия «документ».Происхождение документа.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшая передача информации была несовершенна. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, и т.п

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки. Например, в качестве условных знаков использовались бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Термин «документ» начал существовать с 18ого века.

Билет №20. Формы документов в период приказного делопроизводства.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги). Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение насчитывает 309 метров. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку склейка была непрочной и много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Но основной формой документа все-таки оставался столбец, последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Билет №21. Особенности приказного делопроизводства. Основные законодательные акты.

Ос-тиПрикДелопр.Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Основные законодательные акты.Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

Билет №22. Особенности коллегиального делопроизводства. Основные законодательные акты.

Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным —Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.

Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

ü 28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, обязанности чиновников. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Билет №23. Особенности министерского делопроизводства. Основные законодат. Акты.

В этот период издавали:

– учреждения Правительствующего Сената;

– учреждения Государственного Совета;

– учреждения Комитета Министров.

В связи с созданием министерств, как центрального административного (исполнительного) звена системы государственного делопроизводственного аппарата, этот период принято называть министерским. Основой работы министерств был принцип единоначалия, т.е. министр исполнял волю царя. Отношение к министру как к единоличному исполнителю воли царя определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Вместо двенадцати коллегий были созданы восемь министерств(1802 г.) Местные органы управления не изменились. Высшие государственные учреждения того времени: Правительствующий Сенат, Государственный Сенат и Комитет министров. Они сохранили принцип коллегиальности в организации работы с государственными документами. Делопроизводство в них велось на основании законов, называемых «учреждениями».

Билет №24. Формуляр документа XVI-XVIIвв.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формулярхарактеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Автор документа. Обозначался в самом тексте документа, а также в начале и конце его в зависимости от вида и разновидности документа. Основной закон XVIв., Судебник (1550г.). Нередки и упоминания тех, кто писал документ. Это и частные близкие автору люди, и офиц. Лица, и писцы-профессионалы.

Адресат документа. Указывался в нале текста. В судебниках, актах местного управления(губных, земских грамотах) давалось подробное адресование – указание. Конкретный адресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах, в памятях, в некоторых сказках, в частных письмах. С адресата обычно начинался текст и таких документов, как отписки и челобитные. Однако обозначение адресата имело особенность: они адресовались на имя царя, хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких случаях давалась особая отметка о конкретном адресате. На исходящих документах – столбцах адресат повторялся на обратной стороне в середине первого става .

Дата в документахпредставлялась обычно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах – в начале текстах, в актах – в конце текста.

Билет №25. Формуляр документа XVIIIв.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формулярхарактеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Автор документа. Оформлению этого реквизита был посвящен специальный указ от 27 ноября 1741г. «Форма и титулах…» В нем подробно определялось какой царский титул употреблять в разных видах документов. В документах XVIIIв. автор отделяется от текста. Обычно автор указыв. Дважды в начале текста и в подписи при указании должности. В подписи указывались фамилия, имя, отечество автора. Иногда отмечалось местоположение.

Адресат документа.В начале 1700г. издается указ «О ненеподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел». Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться только документы по вопросам государственной важности. Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка. В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно «Табели о рангах» указывался наряду с должностью титул.

Дата в документах.В начале XVIIIв. дата составления документа писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним. К середине XVIIIв. дата написания документа отделяется от текста и ставиться под текстом с левой стороны.

Билет №26. Формуляр XIX - нач.XXвв.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формулярхарактеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Авторомслужебного документа стали считать учреждение. Размещать обозначение автора предписывалось в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIXв. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланк включал наименование ведомства, учреждения, дату отправления и т.д. На бланках писали обычно письма.

Адресат.Обозначение адресата имелось на сношениях прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается.

Датасоставления документов обозначалась по-разному для каждого вида: 1) в заголовке, 2)в конце текста перед подписью или после подписи; 3)отдельной строкой внизу документа, с левой стороны; 4)в бланке документа после наименования структурной части учреждения. А также имеются даты: получения, регистрации, даты резолюции, дата направления на исполнение, дата исполнения документа, дата подписания его к печати и опубликования, дата утверждения.

Билет №27. Развитие унификации и стандартизации документов в XXв.

Билет №28. Советское делопроизводство.