влияние развития информационных технологий на информационное обеспечение управленческой деятельности

Современная среда функционирования организаций, управление в них и информационное обеспечение управления находятся под воздействием революционных изменений в производстве и технологиях, прежде всего информационных, которые осуществляются на наших глазах.В настоящее время информационная сфера приобретает системообразующее значение для жизни общества, определяя его политическое, социально-экономическое и культурное развитие. Информационная составляющая в деятельности людей постепенно выходит на передний план. Появление новейших технологий, построение глобальных, национальных и региональных информационных сетей и систем открывают не только технические, но и экономические возможности для объединения информационных ресурсов цивилизации и обеспечения доступа к ним массового пользователя. Это влечет за собой изменение во всех сферах человеческой деятельности, формирование информационного общества. Отметим ряд тенденций, которые приводят к изменению организаций и характера управления в них, вызывают потребность в развитии информационных систем организаций и построения на их основе новых систем информационного обеспечения управленческой деятельности.1. Появление и развитие новых бизнес-моделей (способов организации внутренней и внешней деятельностей компаний). Прежде всего, это создание виртуальной экономики. Различные формы электронной коммерции и торговли (Internet trading, business — business и т.д.) — проявление такой экономики. Об этом очень много пишется и говорится, причем именно как о наступлении новой виртуальной эры. Видимо это будет действительно экономика нового типа. Многими она рассматривается как реальная, грядущая сила, ведущая к богатству и экономическому процветанию. Считается, что виртуальная индустрия станет одним из главных источников процветания и факторов развития экономики в течение последующих 10 лет.2. Изменение форм конкуренции. Раньше конкуренция заключалась в основном в соревновании по цене и качеству, в новых условиях — это конкуренция по скорости изменения бизнес-моделей и продуктов. Такая конкуренция очень часто разрушает старые промышленные структуры: скорость изменений бизнес-модели оказывается более важной, чем разработка новой продукции. В связи с этим технология становится основной ведущей силой и определяет развитие бизнеса. Она позволяет даже маленьким организациям стать большими игроками на международном рынке. Это — огромный стимул для маленьких организаций и организаций среднего размера к внедрению технологий и осуществлению инноваций. Проблема заключается в том, что зависимость таких организаций от правильно выбранной технологии весьма велика. Важнейшие условия их выживания — наличие необходимой инфрастуктуры, основанной на информационных технологиях и информации, получаемой из сети Интернет, и умение менеджеров пользоваться этой инфраструктурой.

3. Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления по мере увеличения скорости изменений. Ввиду того, что скорость изменения становится таким важным фактором, менеджеру важно иметь самую актуальную информацию. Подобная ситуация приводит к усилению роли информационной системы в организации, выдвигает ее на первый план, а также требует, чтобы информационная система была самой современной. Кроме того, необходимо расширение функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих работу с базами данных, имеющих разнообразную структуру данных и содержащих мультимедиаобъектные документы с гипертекстовыми ссылками.4. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей. Серьезной проблемой является увеличение производительности вычислительных установок, позволяющих реализовывать высокопроизводительные приложения.5. Способность к взаимодействию. С повышением значимости информационного продукта возможность провести идеальный обмен этим продуктом между компьютером и человеком, или между информационными системами приобретает значение ведущей технологической проблемы. Среди прочих, это и проблема совместимости технических и программных средств. Отсюда острая необходимость в стандартизации, возрастание затрат на обеспечение способности к взаимодействию, на разработку гибких глобальных коммуникаций.

6. Новые витки глобализации и интернационализации. В процессе глобализации бизнеса подразделения организации оказываются разбросанными по всему миру, где они приобретают компоненты, технологии, новую продукцию. Процессы глобализации и интернационализации связаны с поисками организациями путей увеличения эффективности своей деятельности. Эти же процессы заставляют организации шире использовать информационные технологии для поддержки управления.

7. Сокращение срочности планирования во многих отраслях промышленности до 3 — 5 мес. Заметим, что в стратегическом управлении мы ранее рассматривали горизонт планирования до 5 лет. Сейчас эта область должна отражать все происходящие изменения и соответствовать их скорости с надлежащей гибкостью.

8. Разделение труда на уровне управленческих функций за пределами организации: передача функций управления из одной организации нескольким другим. Организации стремятся развиваться в цепочке других организаций.

9. Протекание аналогичных процессов на технологическом и производственном уровнях. Организации перешли к созданию сетей, технологических цепочек. Они объединяются для того, чтобы каждая организация могла осуществлять свою деятельность на высоком профессиональном уровне и передавать подрядчикам те операции, которые последними могут быть выполнены быстрее, эффективнее, с меньшими затратами. В противном случае границы организаций раздуваются, размываются и становится непонятным, кто является поставщиком, кто конкурентом, кто клиентом.

10. Размывание границ между отраслями. Нет никакой определенности в том, как пойдет дальнейшее развитие этих отраслей промышленности и технологии. Конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний. Сейчас организациям приходится не столько специализироваться на одной узкой области, сколько развиваться в области нескольких технологий. В результате технологии и производство стали более сложными, комплексными, усложнилось управление.

11. Рост удельного веса отраслей, относящихся к созданию, использованию и передаче информации. Формирование большого числа промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества. Появление новых возможностей концентрации и распределения информации, накопления, хранения и передачи знаний. В результате появляется возможность осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения. Развитие систем коммуникаций позволяет соединить рабочие места для обмена сообщениями и коллективной работы.

12. Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов (услуг). Информационный продукт в виде различного вида информации (речь, данные, изображение) для слуха, зрения и осязания генерируется по запросу пользователя, и существуют средства доставки продукта в удобное время и в удобной форме [2]. Происходит включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экспертных систем, систем машинного перевода, распознавания образов и других технологических средств.

13. Интеграция всех бизнес-функций в одну модель. Организация должна производить свою продукцию качественно и очень быстро, при этом хорошо чувствовать изменения на рынке и в технологиях. Такая деятельность невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнес-функции интегрированы в единое целое. Эта модель может быть представлена в электронном виде и является информационной моделью организации (см. подробнее «Стандарты управления: использование при создании информационной системы организации»). Наличие таких моделей означает, что менеджеры в организациях должны понимать их возможности, быть готовыми к принятию решений по их внедрению и адаптации, а также уметь работать в их среде.

14. Изменение роли информации. Информация стала стратегическим ресурсом, обеспечивающим конкурентное преимущество. Согласно современным взглядам информационные системы будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей фирмы. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. Информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они должны порождать основанные на информации изделия и услуги, которые обеспечат фирме конкурентное преимущество на рынке. Осуществляется переход с бумажных носителей на интерактивные сети. Битва за информацию уже выиграна компьютерными сетями. Следующее поколение людей будет обращаться с сетями так же свободно, как мы обращаемся с книгами и телефоном. Уже сейчас применение вычислительных сетей приводит к быстрому изменению методов и способов торговли товарами и услугами, методов управления, способов создания рабочих мест. В настоящее время трудно оценить полностью прогресс этих технологий. Развиваются существующие и создаются новые информационные технологии. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Ответственность менеджера в области этих технологий — обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций. Нужно быть в состоянии управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы и для совершенствования качества управления. Большинство преуспевающих организаций это делает с помощью автоматизированных информационных технологий.

15. Влияние информационных систем на организацию (изменение структуры организации под воздействием информационной системы, перераспределение власти в организации, формирование иной политики и культуры, перемены в формализации, занятости, характере труда, переход с бумажных носителей на интерактивные сети, возникновение потребности в обучении и т.п.). Воздействие организации на информационную систему (место информационной системы в организационной структуре, владение данными, кто и как будет управлять информационной системой, как информационная система будет воздействовать на решения и т.д.). Информационные системы становятся все более дорогостоящими и диктующими свои специфические условия правилам ведения бизнеса, что приводит к новым проблемам, которые необходимо решать, чтобы извлечь максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий.

Все эти тенденции проявляются в различных процессах и формах, причем скорость освоения достижений информационных технологий в разных странах различна. Но мы должны согласиться, что изменения происходят. Что меняется в связи с этим для руководства организаций? Можно указать на ряд аспектов:

приходится жить в условиях большей неопределенности, чем раньше. Нужно уметь работать в принципиально новых средах;

в области стратегии возникают трудности. Раньше можно было лучше представить себе, в чем заключаются рыночные тенденции;

необходимо создание сетей, объединение организаций. Управленческие функции соединяются в одну модель, теперь они могут разбрасываться по многим организациям. Осуществляются изменения в организационных структурах. Требуется умение работать в интернациональной среде, на стыке технологий, взаимодействовать с большим числом подрядчиков (особенно в логистике, которую все чаще стали передавать другим организациям);

вследствие высокой скорости изменений организация сталкивается с тем, что управленцы высшего звена и советы директоров получают информацию, когда она уже устаревает. В результате принятие стратегических решений делегируется менеджерам среднего звена. Как следствие, меняются требования к их подготовке, эти менеджеры по-другому взаимодействуют с информационной системой;

в результате роль менеджеров высшего звена состоит не в принятии «важных» решений, а в создании культуры организации. Их задачи заключаются в том, чтобы гарантировать формирование тех знаний, которые должны существовать внутри организации и которые были бы доступны для работающих в ней;

необходимо вкладывать огромные деньги в развитие информационной системы организации, в информационные технологии, причем в условиях неопределенности и риска. Самые большие расходы, самые трудные решения приходятся на период, когда уже потрачены деньги на программно-аппаратную часть информационной системы;

возникает задача о стратегии развития организации в части ее взаимодействия с информационными технологиями.

Руководству организации следует должным образом реагировать на такие перемены. В связи с этим определим, в чем состоит ответственность руководителя в части информационной системы организации.

1. В понимании основных процессов и действий организации через информационные потребности. (В чем заключается ваш бизнес? Каково будущее организации? Какова среда конкурентного предпринимательства в вашей области? Какая информация нужна для ответа на предшествующие вопросы, какова частота ее получения? и т.д.)

2. В представлении о возможностях современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий. (Каким образом нужно руководить отделом информационных систем? Понимаете ли вы необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации? Как определить вероятностные характеристики функционирования организации? Каковы задачи служащего информационного офиса? и т.д.)

3. В умении определить стратегию развития информационных систем. (Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития выбрали? Что и в какой последовательности будут делать? и т.д.)

4. В способности работать в современной информационной среде. (Какими практическими навыками работы в информационной среде вы обладаете? Знакомы ли вы и работаете ли с базовыми инструментальными средствами деловой информатики, таким как крупноформатные электронные таблицы, текстовые процессоры, СУБД, графические пакеты, средства коммуникации и обмена данными? и т.д.)

Подсистема внутренней информации

Подсистема внутренней маркетинговой информации.

Подсистема внутренней маркетинговой информации — это совокуп­ность постоянно функционирующих приемов и ресурсов, предостав­ляющих текущую информацию о событиях, происходящих внутри фирмы.Любая фирма продуцирует и аккумулирует внутреннюю отчетность, отражающую показатели текущего сбыта, запасов готовой продукции и сырья, суммы издержек, движение денежной наличности, данные о дебиторской и кредиторской задолженности.Основное назначение подсистемы внутренней маркетинговой ин­формации заключается в отслеживании текущих внутренних возмож­ностей фирмы по созданию предложения, удовлетворяющего запросы потребителей. Это прежде всего информация по обслуживанию зака­зов клиентов (наличие товара на складе, отпускные цены и другие ха­рактеристики продукции, время обработки заказа, объем продаж и др.); информация, позволяющая контролировать параметры готовой про­дукции (себестоимость, уровень качества); информация, позволяющая оценивать эффективность деятельности фирмы в целом и ее отдель­ные операции.На основе внутренней информации могут быть выполнены такие виды анализа, как анализ продаж (по группам товаров, по регионам, по рынкам или отдельным клиентам), ABC-анализ (товаров, ассортимент­ных групп, клиентов, регионов), портфолио-анализ, анализ поставщи­ков, анализ цен и затрат, анализ сильных и слабых сторон фирмы.Внутренняя информация фирмы может быть даже излишней, что затрудняет принятие решений, поэтому необходимо четко опреде­лить предназначение той или иной информации. Примерный перечень вопросов для уяснения потребностей в информации можно посмот­реть в учебнике В. Благоева «Маркетинг в определениях и примерах»². В нашей редакции этот перечень выглядит следующим образом:

1. Какова область решений, принимаемых в соответствии с полно­мочиями занимаемой должности?

2. Какова информация, необходимая для осуществления указанных действий?

3. В какой форме необходима эта информация, в каком объеме и с ка­кой степенью детализации?

4. Как часто требуется информация?

5. Какая информация необходима дополнительно, чтобы принима­емые решения соответствовали общей политике фирмы на рынке?

6. Кто предоставляет информацию?

Внутренняя информация может быть вторичной, т. е. не соответ­ствовать целям маркетинга. Например, данные бухгалтерского учета могут собираться по предприятию в целом, не позволяя проводить анализ по отдельным продуктам. В рамках фирмы данная проблема решается, так как существуют первичные документы, регистрирующие состояние хозяйственных процессов фирмы, которые могут быть об­работаны повторно в соответствии с целями маркетинга. В этом слу­чае необходимо разработать соответствующие формы учета инфор­мации.