Понятие и свойства экономической информации

Информация является общенаучным понятием, включающим в себя обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и раститель­ном мире и т. п. В зависимости от сферы использования, информа­ция может быть экономической, технической, генетической и др.

Под экономической информацией понимается та, которая ха­рактеризует производственные отношения в обществе, то есть све­дения о процессах производства, обмена, распределения, накопле­ния и потребления материальных благ.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономиче­ской системе (о производстве, материальных ресурсах, управлении, финансах др.), а также сведения экономического характера, кото­рыми обмениваются между собой различные системы в процессах управления.

В разделе 1.1 была рассмотрена структура и основные этапы управления в организационно-экономических системах. Из приве­денных рисунков видно, что все линии информационного обмена (включая прямую управляющую связь) должны быть наполнены сведениями экономического характера.

Можно, таким образом, сказать, что экономическая информа­ция — это сведения, которые используются в управлении в органи­зационно-экономических системах, а процессы формирования управляющих воздействий в них как раз являются процессами пре­образования экономической информации. Реализация этих процес­сов и составляет основное содержание деятельности управленче­ских служб, в том числе экономических.

К экономической информации предъявляются следующие ос­новные требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное воспри­ятие всеми потребителями.

Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и исходящей информации, при котором сохраня­ется эффективность функционирования системы.

Оперативность отражает актуальность информации для необ­ходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Экономическая информация характеризуется рядом особенно­стей. В первую очередь отметим следующие:

• значительные объемы;

• многократное периодическое использование;

• относительно частое обновление (актуализация);

• выполнение ее преобразования осуществляется на основе преобладающих несложных арифметических и логических опера­ций (упорядочение, выборка, сортировка, корректировка, сравне­ние) и, в меньшей степени, сложных математических операций (например, операции факторного анализа показателей).

Виды экономической информации. Экономическую инфор­мацию принято подразделять по следующим основным признакам:

• по отношению к данной системе (месту возникновения и ис­пользования) — входная, выходная, внутренняя;

• функциям управления;

• признаку времени — перспективная (данные прогноза), рет­роспективная (учетные данные), текущая — оперативно получае­мая информация;

• функциональным признакам — в зависимости от использо­вания в той или иной подсистеме и задачах (например, информация о трудовых ресурсах, финансах, бухгалтерский отчет о деятельно­сти фирмы);

• характеру источников информации.

Классификация экономической информации по отношению к системе (месту возникновения) различает входную, выходную и внутреннюю информацию.

Входная информация — это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управлен­ческих функций и задач управления.

Выходная информация — это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной — для подразделения, ее выра­батывающего.

Внутренняя информация — это информация, возникающая и использующаяся внутри системы.

По функциям управления экономическая информация разделя­ется на планово-учетную, нормативно-справочную и отчетно- статистиче скую.

Плановая (директивная) информация включает в себя ди­рективные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в нату­ральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на про­дукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Учетная информация отражает фактические значения запла­нированных показателей за определенный период времени. На ос­новании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступают данные натурального (оператив­ного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (опера­тивный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственны­ми процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообраз­ный вид информации. Достаточно отметить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50-60 %.

Примерами нормативно-справочной информации могут слу­жить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделия в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, це­ны); справочные данные по поставщикам и потребителям продук­ции и т. д.

отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой ин­спекции и т. п.

Формами представления экономической информации могут быть:

• алфавитно-цифровая (текстовая) — в виде совокупностей алфавитных, цифровых и специальных символов;

• графическая — в виде графиков, схем, рисунков.

По характеру источников информацию делят на первичную и вторичную. Первичная информация получается путем исследова­ния конкретной проблемы, для решения конкретной задачи. При этом для сбора такой информации используются такие пути, как: непосредственное измерение; опрос специалистов-экспертов и об­работка экспертных мнений (в случаях, когда непосредственное измерение невозможно или трудновыполнимо), а также путем вы­полнения расчетных операций по данным, полученным первыми двумя путями.

Вторичная экономическая информация — это сведения, соб­ранные ранее для целей, отличных от целей данного исследования.

Например, это могут быть данные учета и контроля, бухгалтерские, финансовые, статистические и иные отчеты. Вторичная информа­ция может быть получена из множества разнообразных источников (данных международных организаций, нормативно-технических документов, отчетов различных организаций и т. п.)

Единицы представления экономической информации

В экономической информации принято выделять (по степени возрастания синтаксической сложности) следующие единицы:

• реквизит (атрибут);

• составная единица информации (СЕИ);

• показатель;

• документ.

Реквизит отображает отдельное свойство (характеристику) объекта или процесса. Реквизит является логически неделимой единицей информации. Для его описания можно использовать сле­дующую конструкцию:

Реквизит = <Наименование: Тип>, где Наименование — имя реквизита, Тип — тип реквизита (целое, сим­вольное и т. п.).

Для указания конкретного значения реквизита используется за­пись:

<Наименование = Значение>.

Например, для характеристики «количество товара» определе­ние реквизита может быть записано в виде:

<Количество: Целое>, а указание конкретного значение количества:

< Количество = 40>.

Составная единица информации (СЕИ) — совокупность других единиц информации, возможно, более простых СЕИ или реквизитов. Составная единица информации характеризуется именем и ее структурой. Структура СЕИ описывает вхождение в нее других единиц информации, ее можно выразить следующей конструкцией:

СЕИ (Наименование):

Реквизит 1: <Наименование: Тип значения>; Реквизит 2: <Наименование: Тип значения>; СЕИ (Наименование, тип).

Можно определить некоторый тип СЕИ, например, СЕИ типа «Времена года». Однако, при этом необходимо расшифровать, что будет входить в данный тип. Это значит, что определение типа СЕИ предполагает полное перечисление всех ее составляющих. Под значением СЕИ понимают значение всех входящих в нее эле­ментов (включая другие СЕИ)

Например, описание штатного расписания предприятия можно задать в виде СЕИ «Кадры», которая имеет следующую структуру: СЕИ (Кадры)

Реквизит 1: <Общее количество: Целое>; СЕИ 1 = Отдел 1 «Бухгалтерия»

Реквизит 1 <бухгалтера : целое> Реквизит 2 <Зам. главбуха: целое>; СЕИ 2 = Отдел 2 «ПЭО»

Реквизит 1 <экономисты : целое> Реквизит 2 <зам. начальника: целое>. Конкретные значения описанной выше СЕИ можно записать следующим образом: СЕИ = (КАДРЫ)

Общее количество = 200; Бухгалтерия

Главный бухгалтер = 1;

Зам. главбуха = 2;

Бухгалтер = 20;

ПЭО

Экономист = 10;

Зам. начальника = 1. Показатель является частным случаем СЕИ. В состав показа­теля входят:

• один или больше реквизитов-признаков, которые определяют характеризуемый объект, а также дополнительные параметры (по­ложение во времени и пространстве, используемые единицы изме­рения и т. д.). Реквизит-признак в простейшем случае характеризу­ет смысловое значение показателя и определяет его наименование;

• один реквизит-основание, который отражает количественную или качественную оценку некоторой величины (параметра, свойст­ва объекта).

Показатель П можно описать в виде:

П (РП1, РП2, РП3, ..., РО), где РП — реквизит-признак, РО — реквизит-основание.

Показатели являются минимальной группой реквизитов (атри­бутов), сохраняющей информативность и потому достаточной для образования самостоятельного документа. Это определяет важную роль показателя в представлении, оценке и анализе экономической информации.

Пример показателя:

П( РП1, РП2, РП3, РО )

П( Склад, Поставщик, Вид товара, Количество )

П( Склад 1 Завод 2 Стол 20 )

Для установления того, какие атрибуты являются реквизитами- признаками, а какие реквизитами-основаниями, можно использо­вать следующие правила:

1) если значение атрибута является исходным данным или по­лучено в результате вычислений, то это реквизит-основание;

2) если значение атрибута — текстовое, то это реквизит- признак;

3) если атрибут обозначает предмет, то это реквизит-признак;

4) если атрибут в некотором показателе является реквизитом- основанием или реквизитом-признаком, то он будет играть эту же роль и в других показателях;

5) если показатели описывают сходные процессы — их рекви­зиты-признаки совпадают;

6) если реквизит-основание показателя вычисляется по рекви­зитам-основаниям других показателей, то набор реквизитов-приз­наков этого показателя есть объединение реквизитов-признаков этих показателей.

Пример (к правилу 6). Пусть имеется два показателя:

П1 (Товар, Имя продавца, Цена реализации);

П2 (Товар, Имя поставщика, Цена закупки).

Тогда новый вычисляемый показатель выручки от продаж мо­жет быть следующим:

П3 (Товар, Имя поставщика, Имя продавца, Выручка), где реквизит-основание выручка вычисляется на основе соответствующих реквизитов первых двух показателей.

Данный пример показывает, что все показатели в ЭИС можно разделить на две большие группы:

• исходные показатели, которые хранятся в базах данных или поступают в результате учета и обработки результатов деятельно­сти предприятия;

• вычисляемые показатели, которые вычисляются на основе исходных.

Документ — основная форма представления экономической информации. Документ используется для регистрации отдельных фактов хозяйственной деятельности, описания объектов, процес­сов. Информационное содержание документа выражается совокуп­ностью составных единиц информации. Типичными видами доку­ментов являются:

• номенклатура (перечень объектов некоторого класса и их ха­рактеристики);

• классификатор (разбиение объектов на классы и подклассы);

• реестр и др.

Элементами документа могут быть как показатели, так и СЕИ или реквизиты. В частности, не всякая СЕИ в документе является показателем. В одних случаях не выделяются реквизиты-основания (при описании структур предприятия, общей схемы информацион­ных потоков, бизнес-процесса и др.). В других случаях в документ могут быть включены неформализованные сведения в виде тек­стов, которые неудобно представлять с помощью показателей. То­гда такие документы лучше хранить не виде БД, а в виде обычного архива текстовых файлов.