Виды обеспечения автоматизированных информационных систем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема— это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем, среди которых обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Различают:

¾ Программно-техническое обеспечение (платформа).

¾ Информационное обеспечение.

¾ Математическое обеспечение (иногда – алгоритмическое).

¾ Организационно-методическое обеспечение

Иногда объединяют математическое и программное обеспечение, иногда выделяют лингвистическое обеспечение.

Информационное обеспечение— совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Базовые понятия информационной системы представлены на рис. 1.2.

 

Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию установленных функций.

Технологическое и организационное воплощение информационного обеспечения осуществляется в следующих формах:

¾ служба документационного управления;

¾ информационная служба;

¾ экспертно-аналитическая служба.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

¾ к унифицированным системам документации;

¾ к унифицированным формам документов различных уровней управления;

¾ к составу и структуре реквизитов и показателей;

¾ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

¾ Для создания информационного обеспечения необходимо:

¾ ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

¾ выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

¾ совершенствование системы документооборота;

¾ наличие и использование системы классификации и кодирования;

¾ владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

¾ создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение— комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

¾ компьютеры любых моделей;

¾ устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

¾ устройства передачи данных и линий связи;

¾ оргтехника и устройства автоматического съема информации;

¾ эксплуатационные материалы и др.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств) – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функцио­нальных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных и больших компьютеров для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение— совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

¾ средства моделирования процессов управления;

¾ типовые алгоритмы управления;

¾ методы математического программирования, математической статистики, теории мас­сового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация, рис.1.3.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы про­грамм, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение— совокупность методов и средств, регла­ментирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования организации. Организационное обеспечение реализует следующие функции:

¾ анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться информационная система, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

¾ подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проек­тирование информационной системы и технико-экономическое обоснование эффективности;

¾ разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методоло­гии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение— совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает типовые акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение функционирования информационной системы включает:

¾ статус информационной системы;

¾ права, обязанности и ответственность персонала;

¾ правовые положения отдельных видов процесса управления;

¾ порядок создания и использования информации и др

 

Лабораторная работа № 1

Изучение организации работы системы электронного документооборота

 

Система электронного документооборота (далее – СЭД) является неотъемлемой частью делопроизводства в современной организации. Переход на данную систему ведется очень давно. Новые технологии позволяют внедрить ее в каждой организации. Однако, данная система еще ограничена законодательно, да и не все пользователи готовы отказаться от привычного бумажного делопроизводства. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные системы электронного делопроизводства на территории нашей страны.

Лидирующими компаниями по внедрению систем электронного документооборота являются ООО «Электронное ДЕЛО» и СП ЗАО «Международный деловой альянс», которые занимаются разработкой СЭД «Электронное ДЕЛО» и «Канцлер» соответственно.

СЭД «Электронное ДЕЛО» – программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела Украины. Данная система обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией. Данная система может применяться для автоматизации работы канцелярии и/или секретариата, организации смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации, внедрении полного электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, организации управления фондом технической документации (например, стандарты, технические нормативно-правовые акты и т.д.), автоматизации работы ведомственного архива организации.

Для клиентов предусмотрено оказание технической поддержки системы, услуг по сопровождению (консультации системного технолога заказчика по вопросам поддержания в актуальном состоянии технологических справочников системы, обучение новых пользователей (при необходимости), оказание консультаций пользователям системы по использованию ее функционала (на основании Журнала заявок). В случае прекращения функционирования системы и неспособности устранить неисправность силами Заказчика, время прибытия специалистов на объект заказчика составляет 8 часов.

В соответствии с пожеланиями заказчика могут быть разработаны дополнительные опции системы, расширяющие ее функциональность, программирование выходных отчетных форм, которые не вошли в комплект стандартной поставки. Разработчиками предусмотрен ряд дополнительных стандартных опций для расширения возможностей системы:

• Опция «ДЕЛО-WEB» – полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet/Intranet.
• Опция «Сканирование» предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК.
• Опция «Сканирование документов» главным образом отличается от опции «Сканирование» наличием окна предпросмотра документов.
• Опция «Поточное сканирование» предоставляет возможность организациям с большим документопотоком массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
• Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
• Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

• расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
• поддержка работы с двусторонним сканером;
• способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
• форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF).

• Опция "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование" обеспечивает подписание файлов, прикрепленных к регистрационной карточке, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации.
• Опция «Визуализатор состояния исполнения поручений» может использоваться сотрудниками, не обладающими лицензией на систему «Электронное ДЕЛО» для поиска и просмотра поручений:

• по определенному документу;
• своих поручений;
• просроченных и контрольных поручений.

• Опция «Мониторинг кабинетов» позволяет отслеживать появление новых документов в кабинетах, доступных пользователю системы «Электронное ДЕЛО».
• Подсистема «Управление процессами» – эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
• Подсистема «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота (самостоятельные системы электронного документооборота), а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.
• Опция «Оповещения и уведомления» – данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д.

Также реализована возможность внедрения мобильной версии данной программы, которые позволяют ее использования на мобильных устройствах и планшетах.

Для клиентов реализованы следующие формы связи:

1) Посредством городского телефона

2) Посредством мобильного телефона

3) Посредством заказа телефонного звонка

4) Посредством электронной почты

5) Посредством Skype

6) Посредством формы обратной связи через сайт.

Однако на сайте не указаны тарифы на проведение всех видов работ по внедрению, обслуживанию и сопровождению СЭД. Для того, чтобы узнать данную информацию следует связываться с сотрудниками напрямую, оговаривать условия и по окончанию переговоров можно будет узнать цену.

Следующим самым распространенным сервисом по предоставлению услуг электронного документооборота является пакет прикладных программ «Канцлер» от СП ЗАО «Международный деловой альянс» – система электронного документооборота, которая способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, архивной обработке документов, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению. «Канцлер» автоматизирует документооборот предприятий разного профиля и формы собственности, в том числе и с территориально-распределённой структурой, а также органов государственного управления. Эта система так же предлагает пользователям возможность работы с помощью мобильного Web-интерфейса при использовании его на персональных и планшетных компьютерах (с диагональю экрана от 10 дюймов), однако возможность использования системы на мобильном устройстве невозможна. СЭД «Канцлер» работает по модульному принципу и может включать в себя различные приложения, связанные между собой «Базовой системой». Сегодня IBA предлагает 15 готовых приложений, которые могут быть подключены к «Базовой системе» в зависимости от потребностей пользователя:

• Мобильный Канцлер
• Делопроизводство
• Управление персоналом
• Договоры
• Архивное дело
• Обращения граждан
• Гербовые бланки
• Потоковое сканирование
• Электронная цифровая подпись
• Система менеджмента качества
• Задания
• Нормативные акты
• Командировки
• Опубликование документов
• Доска объявлений.

Для клиентов также предусмотрены такие услуги как создание СЭД по заказу, создание электронных архивов на базе СЭД «Канцлер», обучение сотрудников клиента, а также услуги по сопровождению программного продукта, такие как устранение сбоев при условии соблюдения пользователем порядка работы с программой, установленного эксплуатационной документацией, правил эксплуатации системного программного обеспечения и технических средств и бесплатное предоставление новых релизов в пределах версии, переданной заказчику.

На сайте размещена информация о том, что существующие и потенциальные клиенты могут использовать бесплатно пробную новую версию СЭД «Канцлер» – «Облачный канцлер», которая предоставляет услуги как on-line-сервис для автоматизации документооборота и архивного хранения документов в организациях разного профиля и формы собственности, в том числе и с территориально-распределенной структурой, а также органов государственного управления.

Для пользователей системы, а также будущих клиентов реализованы следующие формы связи:

1) Посредством городского телефона

2) Посредством мобильного телефона

3) Посредством электронной почты

При возникновении технических неполадок специалисты обещают отреагировать в течение 24 часов с момента поступления заявки.

Как и у компании-конкурента, на сайте СЭД «Канцлер» не указаны цены на использование услуг сервиса. Получить их можно по форме обратной связи через сайт либо оставить онлайн заказ, после которого в течение 1-2 рабочих дней с заказчиком свяжутся сотрудники организации.

 

Лабораторная работа № 2

Создание электронного документа на примере резюме

Задание: заполнить шаблон резюме, заполнить шаблон сопроводительного письма для одногруппницы. Загрузить, отредактировать и заполнить собственный вариант резюме; загрузить, отредактировать и заполнить собственный вариант сопроводительного письма.