Вопрос 3. Взаимосвязь и динамизм общих и специфических функций в системе управления организацией

Вопрос 1. Содержание понятия «функции управления». Их состав и объем в зависимости от конкретных условий.

 

«Функция» – слово латинского происхождения, означающее «деятельность». Применительно к руководителю (субъекту управления) функция – это деятельность по управлению.

Функции управления – это особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившееся в процессе разделения управленческого труда (планирование целей и стратегии их достижения; разработка организационной структуры и распределение полномочий и т.д).

Функции управления характеризуют взаимодействие субъекта управления и объекта управления. Объектом управления в менеджменте называется то, на что (или на кого) направлено управленческое воздействие: подчиненные, организация, подразделение и т.д.

Для эффективного, целостного управления функции управления должны быть объединены в единый процесс, который характеризует взаимодействие субъекта управления и объекта управления.

Функции объекта управления, реализуемые современными рыночно ориентированными организациями, стали называть бизнес-функциями.Поэтому функционирование таких организаций понимается как процесс реализации бизнес-функций и функций менеджмента.

Любая функция управления реализуется в комплексе управленческих задач.

Различие задач и функций проявляется в том, что функции – это повторяющийся вид деятельности организации, а задачи – это деятельность, преследующая достижение требуемых результатов в заданное время.

Например, проведение маркетингового исследования рынка за определенный период можно рассматривать как выполнение задачи.

Функция управления может целиком выполняться одним подразделением, но это же подразделение, одно или совместно с другими, может выполнять и другую функцию.

Например, коммерческий отдел наряду с бухгалтерией реализует функцию учета и контроля.

Состав функций подразделений и их объем зависят от конкретных условий:

1) сферы деятельности организации;

2) структуры и уровня развития производства;

3) размера компании, ее самостоятельности, места в сложившейся системе общественного разделения труда;

4) уровня технической оснащенности управления.

Каждая функция характеризуется назначением, повторяемостью, однородностью содержания, спецификой необходимого для ее выполнения персонала.

Например, маркетологи выполняют функции исследования рынка, продвижения товара. Коммерсанты – выполняют функцию продажи товара.

В плановой экономике отдел планирования создавался во всех крупных и средних предприятиях. В настоящее время в период формирования рыночной экономики актуальными являются отделы маркетинга, коммерции (или отдел продаж). Работники этих отделов, в настоящее время наиболее высоко оплачиваемые.

Функции управления носят объективный характер, это определяется необходимостью самого процесса управления в условиях совместного труда людей, т.е., чтобы организация функционировала, необходимо обеспечить планирование, организацию, мотивацию, контроль.

 

Вопрос 2. Классификация функций управления: общие и специфические (специальные, конкретные). Функциональная матрица распределения обязанностей.

 

Существует различная классификация функций управления. Причем различия обусловлены, как правило, признаками, положенными в основу классификации.

Наиболее простой и доступной для понимания является деление функций на две группы: 1) общие; 2) специфические (специальные, конкретные).

Общие функции управления были сформулированы А. Файолем в начале ХХ века. К ним относятся: 1) планирование; 2) организация и координация; 3) мотивация; 4) контроль.

Среди общих функций менеджмента главной считается планирование. Реализуя функцию планирования, менеджер или предприниматель формулирует цели и задачи на предстоящий период; разрабатывает стратегию действий (стратегическое планирование); составляет необходимые планы и программы для их реализации (текущее планирование).

Функция организации реализуется через создание самой организации, формирование ее структуры, распределения работы среди подразделений, сотрудников и координация их деятельности.

Мотивационная функция заключается в определении потребностей работников, выборе наиболее подходящего и действенного в конкретной ситуации способа их удовлетворения (т.е. выбор системы оплаты труда и премирования и др.) с тем, чтобы обеспечить достижение целей, стоящих перед организацией.

Контроль призван заблаговременно выявлять отклонения от установленных планов, стандартов, обнаруживать ошибки и тем самым создавать основу для совершенствования работы.

Особое место в системе управления занимают специфические функции, т.е. функции по управлению теми или иными объектами (подразделениями организации).

В организации можно выделить следующие объекты управления:

1) производство;

2) материально-техническое снабжение;

3) инновации;

4) маркетинг и сбыт готовой продукции;

5) кадры;

6) финансы;

7) учет и анализ хозяйственных процессов и т.д.

Управление этими объектами и составляет содержание специальных функций управления.

Например, функция управления производством включает:

1) определение объема текущего выпуска продукции или оказания услуг;

2) расстановка работников по рабочим местам;

3) организация подачи материалов, сырья, комплектующих деталей, информации к местам их использования (рабочим местам);

4) своевременный ремонт оборудования и техники;

5) оперативное устранение сбоев и неполадок в технологическом процессе;

6) контроль качества.

 

Вопрос 3. Взаимосвязь и динамизм общих и специфических функций в системе управления организацией

Система управления организацией – это совокупность устойчивых связей между органом управления, объектом управления и внешней средой.

Эти связи определяются различными способами взаимодействия и потоками управленческой информации, и реализуются в конкретных организационных формах.

Система управления включает:

- специалистов, объединенных в органы управления (высшие, средние, низшие);

- организационная структура управления;

- состав полномочий, распределенных между органами управления;

- комплекс методов управления;

- совокупность связей;

- организационную и вычислительную технику;

- документооборот, необходимый для выполнения функций, распределенных между органами управления.

Общий вид системы управления представлен на рис. 1.

Вход – вопросы, задачи, проблемы, возникающие перед управляемой системой (объектом управления) и требующие решения.

Процесс управления – совокупность циклических действий по выработке решений и воздействий на объект управления (реализация функций управления).

 

Рис.1. Общий вид системы управления

Выход - управленческие решения (способы, методы и пути) по достижению объектом управления целей.

С позиций процессного подхода управление рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций (рис.2).

 

 

УПРАВЛЕНИЕ

 

 

- коммуникации,

- принятие управленческих решений.

Рис. 2. Управление организацией как процесс

 

В соответствии с системным подходом все элементы системы управления связаны друг с другом и оказывают друг на друга как прямое, так и косвенное воздействие.

Например, увеличение объемов производства товаров (услуг) вызовет необходимость изменения штатной численности работников, их профессионального уровня и т.д.

Представители системного подхода Ч. Бернард, П. Друкер во главу угла ставили цели организации. Лишь после их выработки, утверждали они, можно определить ее функции, систему и методы взаимодействия элементов процесса управления.

Взаимосвязь и динамизм общих и специфических функций управления обусловлена закономерностями процесса управления:

- непрерывность - непрерывная последовательность выполнения, сменяемости и повторяемости одних и тех же видов работ (управленческий цикл);

- стадийность, т.е. прохождение определенных стадий: 1) формирование целей; 2) определение альтернатив реализации целей; 3) организация исполнения решения; 4) контроль и оценка результатов;

- общность – независимо от разнообразия объектов управления существует общность функций, приемов и методов управления;

-согласованность – установление и поддержание объективно требуемых количественных и качественных взаимосвязей между различными видами управленческого труда, последовательности его осуществления в пространстве и времени, взаимосвязи между целями и средствами достижения.

ВЫВОДЫ:

1.Функции управления – это особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления характеризуют то или иное взаимодействие субъекта и объекта управления. Управленческие функции являются основой для определения структуры и численности аппарата управления.

2. К общим функциям управления относятся: планирование; организация и координация; мотивация; контроль.

3. Специфические функции управления – это управление такими объектами, как производство, персонал, маркетинг, сбыт продукции, финансы и т.д.

4. С позиций процессного подхода управление рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций.

5. В соответствии с системным подходом все элементы системы управления связаны друг с другом и оказывают друг на друга как прямое, так и косвенное воздействие.