Редактирование данных. Изменение ширины столбцов и строк. Автоматическое заполнение ячеек

Лекция 1

Основные понятия, формулы, диаграммы Exel

Основные понятия

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы. Табличный процессор позволяет:

1. Решать математические задачи.

2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование.

3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию.

4. Реализовывать функции базы данных – ввод, поиск, фильтрацию, сортировку и анализ данных.

5. Вводить пароли и устанавливать защиту на книгу или отдельные ячейки.

6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.

7. Вводить и редактировать тексты, создавать рисунки и многое другое.

Документ, созданный в Excel называется рабочей книгой.

Рабочая книга - совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. Книга может содержать от 1 до 255 листов, представляющих отдельную рабочую таблицу. Рабочие листы можно удалять, переставлять, добавлять новые, переходить от одного листа к другому в пределах одной книги.

Электронная таблица (ЭТ) состоит из строк и столбцов. Строки нумеруются числами, а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита.

Ячейка – область ЭТ, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе. Формат и размеры ячеек можно изменять с помощью команд меню.

Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. В активную ячейку можно вводить данные и производить различные операции.

Каждая конкретная ячейка имеет адрес, состоящий из наименования столбца и номера строки (например, адрес первой ячейки – А1). Адрес и содержимое активной ячейки выводится в строке формул ЭТ. Ссылки на ячейку (адрес ячейки) используется в формулах и функциях в качестве аргумента. При ссылке на ячейку в формуле используют три вида адресации: относительную, абсолютную и смешанную.

Относительный адрес ячейки записывается в виде А1 и при копировании формулы изменяется относительно копирования, т.е. если формула копируется вдоль строки, то изменяется наименование столбца, если вдоль столбца – номер строки.

Абсолютный адрес записывается в виде $A$1 и при копировании не изменяется.

В качестве абсолютного адреса может быть использовано имя ячейки, которое можно задать с помощью команды меню Вставка→Имя→Присвоить.

При смешанной адресации с помощью знака $ фиксируется в качестве абсолютного либо номер строки, либо наименование столбца (например, $A1 или A$1).

Вид адресации изменяется клавишей <F4> при выделенном адресе ячейки в правой части строки формул.

Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек, например, А1:В3.

Содержимое ячеек

В Excel существуют следующие типы данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число, дата, время, формула.

Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать клавишу <Enter> или клавишу перемещения курсора. Excel определяет тип данных по первому вводимому символу. Данные, которые вводятся, отображаются в ячейке и в строке формул.

Текст – это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то ввод необходимо начать с кавычек. Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст будет обрезан, но при этом в ячейке он будет полностью сохранен.

Числа в ячейку можно вводить со знаков =, +, -, или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки, то вместо числа на экране отображается ####, при этом число в ячейке будет сохранено полностью. Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка в зависимости от настройки.

При вводе даты или времени Excel преобразует их в специальное число. Это число представляет собой количество дней, прошедших от начала века, до введенной даты, после этого с ними можно выполнять те же операции, что и с числами. Введенная дата может быть представлена в разных форматах. Формат вводимой даты или времени определяется с помощью команды меню Формат→Ячейки.

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных арифметическими операциями или функциями. Формула должна начинаться знаком =. Она может содержать до 240 символов и не должна содержать пробелов. По умолчанию после записи формулы в ячейке отображается результат вычислений по заданной формуле.

Редактирование данных. Изменение ширины столбцов и строк. Автоматическое заполнение ячеек.

Изменить ширину столбцов или высоту строк можно с помощью мыши или с помощью команд меню.

При использовании мыши указатель необходимо навести на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк, при нажатой левой кнопки мыши растянуть (сжать) столбец или строку.

При использовании меню необходимо выделить строку или столбец и выполнить команды меню Формат→Строка→Высота или Формат→Столбец→Ширина.

Редактирование данных может осуществляться в процессе ввода в ячейку и после завершения ввода.

Чтобы отредактировать данные после ввода, необходимо выделить нужную ячейку и поставить курсор в правую часть строки формул. Далее надо отредактировать данные и нажать клавишу Enter.

Содержимое ячеек можно удалять, копировать и перемещать с помощью Буфера обмена или с помощью мыши. А также в ЭТ предусмотрена функция автозаполнения, которая позволяет быстро вводить различные типовые последовательности данных. Делается это с помощью маленького черного крестика, который находится в правом нижнем углу рамки, окружающей выделенную ячейку. Называется он маркером заполнения и играет видную роль при вводе данных в рабочие листы. Для автоматического заполнения необходимо в первых ячейках ввести данные, представляющие последовательность (например, 1,2 – нумерация), затем выделить заполненные ячейки, подвести указатель мыши в правый нижний угол выделенного блока (он должен превратиться в черный крестик) и растянуть последовательность на необходимое число ячеек.