Промежуточные итоги в БД
Методы работы с базами данных в приложении Microsoft Excel СОДЕРЖАНИЕ 1. Цель работы. 2. Теоретические положения. 2.1. Общие положения. 2.2. Списки Excel как база данных. 2.3. Проверка данных при вводе. 2.4. Сортировка данных. 2.5. Промежуточные итоги в базе данных. 2.6. Автофильтр. 2.7. Расширенный фильтр. 3. Порядок выполнения работы. 4. Контрольные вопросы. 5. Список рекомендуемой литературы. Приложения. Приложение 1. Технологические карты № 1, 2, 3 к лабораторным работам. Приложение 2. Готовый файл со списком (документ Excel). Приложение 3. Технология автоматизированного создания списков в Excel. ЦЕЛЬ РАБОТЫ Цели:
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Общие положения Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д. Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel. В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка "Сотрудники", который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:
Списки Excel как база данных Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список. Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1). Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов. Рис. 1. Фрагмент списка «Сотрудники» Проверка данных при вводе Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:
Сортировка данных Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели). Чтобы отсортировать список надо:
Рис. 2. Создание пользовательского порядка сортировки Примечание. Выбор настраиваемогопорядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в полеЭлементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавитьи ОК. Промежуточные итоги в БД Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группеСтруктура, которая позволяет:
Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки. Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3). Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп. Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить командуПромежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все. Автофильтр Отфильтровать список - значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию. Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях. Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с…. Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить. Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д. Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбратьЧисловые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:
Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий. Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения. Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ. При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1). Таблица 1 Подстановочные знаки
Расширенный фильтр Расширенный фильтр позволяет сформировать более сложные условия, в том числе состоящие из более, чем двух условий. Перед вызовом команды Расширенный фильтр, необходимо сформировать критерии. Для удобства лучше формировать критерии на отдельном листе (можно дать ему имя, например,Критерии) и давать критериям имена Кр1, Кр2 и т.д. Основное правило: если критерии связаны между собой операцией И, то они должны располагаться в одной строке, а если ИЛИ, то в разных. После формирования критерия, вызывают расширенный фильтр: на ленте Данные в группеСортировка и фильтр команда Дополнительно. Восстановить исходный список можно выбрав на ленте Данные в группе Сортировка и фильтркоманду Очистить.
Популярное: Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (493)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |