Командные вкладки Ленты

Лабораторная работа № 4.

Электронная таблица MicrosoftExcel. Основные понятия и создание таблицы

Цель работы: познакомиться с основными приемами эффективной работы средствами MS Excel с электронными таблицами, проектированием и решением вычислительных задач

Интерфейс программы MS Excel

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с электронными таблицами, позволяющими собирать, анализировать и представлять в удобном виде количественную и текстовую информацию. С помощью Microsoft Excel можно:

· создавать различные документы для сбора и анализа данных;

· использовать и создавать шаблоны, содержащие текст, формулы, стили ячеек и варианты оформления рабочего листа;

· работать с небольшими базами данных, которые могут располагаться непосредственно на рабочем листе, в виде списков MS Excel;

· отображать табличные данные в виде диаграмм;

· форматировать таблицы и диаграммы с помощью встроенных средств и мастеров;

· импортировать и экспортировать данные в другие приложениями MS Office.

Основные элементыинтерфейса при загрузке программы представлены на рис. 1.

Заголовок окнарасположен вверху экрана, отображает значок MS Excel, название открытой в данный момент Рабочей книги. При открытии новой рабочей книги ей присваивается временное имя Книга1 .

Лента–представляет собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам в группах на отдельных вкладках.

Панель быстрого доступа.Предоставляет быстрый доступ к наиболее часто выполняемым командам, добавляется пользователем.

Поле именирасположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.

Строка формулотображает действительное содержимое активной ячейки.

Рабочая зона окна -поле, состоящее из 1 048 576 строк и 16 384 столбца, каждая клетка которого имеет адрес, например: A1, F24, AK100);

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная)предназначены для просмотра содержимого рабочей книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Бегунок на полосе прокрутки показывает положение текущего отображаемого фрагмента относительно всего содержимого рабочей книги, открытой в окне.

Ярлычки рабочих листовсодержат имена рабочих листов с кнопками прокрутки листов, используются для выбора нужного листа рабочей книги. Книга может содержать до 256 листов

Строка состоянияпредставляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

Ползунок масштабапозволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.

Рис. 1.Интерфейс программы MS Excel 2010

 

Выделение элементов таблицы

Выполнение многих команд связано с выделенной информацией. Используя мышь, можно выделить:

ячейки - протянуть мышь по клеткам, они попадают в затемненную область, причем у первой из клеток образуется просто черная рамка;

строку - щелкнуть по номеру строки;

колонку - щелкнуть по букве столбца;

всю таблицу - щелкнуть мышью по прямоугольному окну, расположенному левее столбца А над первой строкой.

В таблице можно выделять несколько несвязанных областей ячеек. Для последующего выделения используется мышь при нажатой клавише <Ctrl>.

Командные вкладки Ленты

Вкладка Файл открывает представление Microsoft Office, которое содержит команды для работы с файлами Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать, для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Сохранить и отправить(по электронной почте,публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Вкладка Главнаясодержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, выравниванием данных, оформлением числовых значений, стилями и правкой.

Вкладка Вставкасодержит инструменты для добавления таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок, колонтитулов, текстовых объектов и символов.

Вкладка Разметка страницысодержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями, параметрами страниц и т.п.

Вкладка Формулыпредназначена для работы с формулами, функциями, которые удобным образом размещены по категориям для обработки именованных ячеек, проверки формул и параметров вычисления

Вкладка Данныепредназначена для работы с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки и консолидации данных, а также группирования и разгруппирования ячеек.

Вкладка Рецензированиезаключает в себе команды, необходимые для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа.

Вкладка Видимеет команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа.

Вкладка Разработчиксодержит средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML. По умолчанию эта вкладка не отображается на Ленте.

В клетки электронной таблицы можно поместить текст, числа, даты, формулы.

Создание таблицы

Рассмотрим создание таблицы на примере начисления заработной платы для сотрудников.

Для ввода данных мышь фиксируют на определенной клетке и вводят информацию.

Ø Зафиксируйте клетку А1, наберите текст:

Ø "Ведомость начисления заработной платы".

Занести значение в клетку можно, щелкнув мышью по кнопке "галочка" в строке ввода или нажав клавишу <Enter>. Кнопка с изображением "крестика" означает отмену или сброс введенных символов:

При вводе чисел, текста и дат можно использовать клавиши со стрелками на клавиатуре.

Ø В клетки второй строки последовательно запишите: Фамилия, Должность, Оклад.

Ø Заполните таблицу данными для пяти сотрудников.

Если ваши данные не помещаются в отведенное поле, то ширину столбца можно увеличить, перетаскивая границу между буквами столбцов (между B и C) или дважды щелкнув мышью на этой границе.

Ваша таблица может быть такой:

Ø В клетки D2 и E2 занесите “Подоходный налог” и “К выдаче”.

Чтобы ввести формулу в ячейку, наберите знак равенства (=), а затем саму формулу. В формулах можно использовать числа, адреса ячеек, функции, соединенные круглыми скобками и знаками арифметических операций: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень). Адреса клеток в формуле можно печатать, а проще и нагляднее указывать мышью.

Ø Введите формулы:

Ø В клетку D3:

=13%*С3

Ø В клетку E3:

=C3-D3

Если вы ошиблись при вводе данных, дважды щелкните мышью в поле клетки с неверной информацией, отредактируйте содержимое. Если вы хотите очистить активную клетку, нажмите клавишу <Delete>.

Для записи таблицы можно щелкнуть по кнопке

(Сохранить) стандартной панели или выполнить команды:

ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ

При первом обращении к командам на экране появится диалоговое окно "Сохранение документа". Если пользователь не укажет имя файла, Excel автоматически в папке "Мои документы" для файла укажет стандартное имя КНИГА1.XLSX.

Повторное выполнение указанных действий сохраняет таблицу под тем же именем в той же самой папке.

При необходимости изменения имени и (или) месторасположения файла используют команды:

ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ КАК

Ø Сохраните файл в папке Мои документы.

 

Копирование формул для элементов таблицы

Одним из основных достоинств электронных таблиц является возможность копирования содержимого отдельных клеток и формул с изменением адресов ячеек.

Формулы расчеты "Подоходного налога" и "К выдаче" необходимо повторить для всех сотрудников.

Существует два способа для выполнения таких операций.

Вариант 1. Выделяем ячейки, где указаны формулы, и ячейки, куда надо занести аналогичные формулы. Для нашей таблицы это клетки – с D3 по E7:

 

Выполняем последовательность команд:

Главная, Редактирование, Вниз:

Ячейки на экране заполнились данными:

Вариант 2. Этот вариант проще и нагляднее. Следует запомнить!

Ø Выделяем только те ячейки, где указаны формулы: D3:E3. Устанавливаем курсор в нижний правый угол помеченного поля так, чтобы он принял форму тонкого черного крестика (+), протягиваем мышь в конец требуемого диапазона: D7:E7.

Вычисление суммы числового ряда - наиболее часто применяемая функция, именно поэтому в пиктографическом меню Главная присутствует соответствующая кнопка:

Ø Внесите в клетку А8 текст “Итого:”.

Для расчета сумм по каждой из колонок выполните следующее:

Ø Установите курсор в ячейку С8.

Ø Зафиксируйте мышь на знаке суммы в пиктографическом меню, ближайший числовой диапазон С3:С7 будет выделен бегущей пунктирной линией, в строке ввода появится формула: СУММ(С3:С7), которую следует ввести.

Ø Аналогично предыдущим действиям скопируйте формулу вычисления суммы для клеток D8:E8.

Обратите внимание, что в клетках D4, D5, D6, D7 и т.д. формулы записаны с изменением соответствующих адресов. Т.е. формула не просто копируется, но и регулируются одновременно номера столбцов, рядов, или тех и других сразу. Если при решении задачи требуется для всех формул ссылка на одну ячейку, то в формуле расчета защищается номер строки или (и) буква знаком $.

Ø Так, для вычисления доли оклада каждого служащего относительно общей суммы, в ячейку F2 занесите "Процент от суммы", в ячейку F3 - формулу:

=C3/C$8

Ø Заполните аналогичной формулой весь ряд.

Ø Сохраните файл.

На экране вы должны получить таблицу с правильными цифрами, но не очень привлекательную на вид. Стандартно в ячейках по умолчанию установлен общий формат, где текст выровнен по левому краю, а числа и даты - по правому, дробные числа выводятся с излишней степенью точности:

 

 

Оформление ячеек таблицы

Кнопки групп Шрифт, Выравнивание, Число позволят наглядно и аккуратно представить результат работы, например, в таком виде:

 

Ø Для этого требуется внести следующие изменения(Следует запомнить!):

1. Изменить шрифт шапки таблицы, увеличить размер шрифта, установить жирное начертание шрифта. Для активной ячейки А1 и диапазона А2:F2 последовательно фиксируем соответствующие кнопки на панели.

2. Заголовок разместить в центре над таблицей. Для диапазона А1:F1 щелкаем по кнопке (объединение выделенных клеток и одновременно выравнивание по центру содержимого первой из помеченных клеток).

3. Заголовки колонок разместить в центре соответствующих ячеек. Используем для диапазона А2:F2 одну из пиктограмм (выравнивание содержимого ячеек по левой границе, по центру, по правой границе клетки). Можно применить кнопку (уменьшение и увеличение отступов в клетке перед числами или текстом).

4. Для заголовков использовать другой цвет шрифта. Для помеченного диапазона А2:F2 выбираем любой цвет из меню кнопки (цветовое оформление текста в ячейке).

5. Выделить клетки А8 (с текстом "Итого:") и E8 (со значением суммы), изменяя фон. Для этих ячеек активизируем кнопку (цветовое оформление поля).

6. Для чисел диапазона C3:E8 задать денежный стиль, для чисел диапазона F3:F8 установить процентный стиль с точностью 2 знака после запятой. Используем кнопки группы Число: изображение чисел в денежном формате, в виде процента, в формате разделителя тысяч, (например, большое число представляется в виде - 1 234 345) и увеличение и уменьшение разрядности дробных чисел. Если в ячейке вместо числа Excel вывел “#####”, это означает, что поле слишком узкое для таких данных, Вам необходимо увеличить ширину столбца.

7.Установите рамки для таблицы. Выделяем диапазон А1:F8. В меню Штифт кнопкаВсе границы фиксирует желаемый тип рамки.

8. Заголовки "Подоходный налог" и "Процент от суммы" разместить в две-три строки, уменьшить ширину столбцов D и F. Для выполнения этого пункта задания используем меню Excel. Выделяем 2 - ю строку, ячейки этой строки содержат заголовки, и выполняем команды:

Выравнивание, Перенос текста.

Если после уменьшения ширины колонок D и F часть текста заголовков исчезла с экрана, следует увеличить высоту 2-й строки (протянуть границу между 2 и 3-й строчками вниз).

Ø Самостоятельно установите высоту ячейки А1 в 45 пунктов и разместите текст заголовка в центре клетки.

Задание № 1

1. Выполните все упражнения, помеченные в тексте.

2. Сохраните таблицу в своей папке со своим именем.

Задание № 2

1. На листе создайте таблицу из десяти строк в соответствии с предложенным вариантом. Заголовки таблицы и полей вводите без сокращений.

Выполнить для созданного документа следующие задания:

2. Определите выручку (стоимость, оплату и т.д.) по каждой строке.

3. Вычислите общий результат по данным последней колонки.

4. Укажите для соответствующих данных денежный стиль с точностью 2 знака после запятой.

5. Установите рамку для таблицы и цветовое оформление для ее элементов. "Длинные" заголовки разместите в несколько строк.

6. Измените шрифт и стиль заголовка.

7. Определите долю выручки (стоимости, оплаты и т.д.) в процентах по каждой строке относительно общей суммы.

8. Сохраните последний вариант.

9. Покажите выполненное задание.

Варианты

1. Продажа товаров в киоске.

Таблица содержит данные: наименование товара, фамилия поставщика товара, стоимость единицы товара, количество проданных товаров.

2. Продажа кондитерских изделий.

Таблица содержит данные: название продукта, дату реализации, стоимость единицы продукта, количество проданных продуктов.

3. Заработная плата сотрудников.

Таблица содержит данные: фамилия сотрудника, дневная ставка (руб.), число отработанных дней, размер премии (в процентах от общей зарплаты).

4. Продажа билетов на теплоходы.

Таблица содержит данные: город назначения, время отправления, стоимость билета, количество проданных билетов.

5. Оплата междугородных разговоров.

Таблица содержит данные: фамилия абонента, город, стоимость минуты разговора, количество минут беседы.

6. Информация о работе водителей.

Таблица содержит данные: фамилия водителя, номер автомобиля, расход бензина, стоимость одного литра бензина.

7. Продажа авиабилетов.

Таблица содержит данные: город назначения, номер рейса, стоимость билета, количество проданных билетов.

8. Продажа железнодорожных билетов.

Таблица содержит данные: название поселка или города, время отправления, стоимость билета, количество проданных билетов.

9. Итоги подписки.

Таблица содержит данные: наименование издания, индекс, стоимость экземпляра, число подписчиков.

10. Продажа овощей и фруктов.

Таблица содержит данные: название, категория, стоимость килограмма, количество проданных килограммов.

11. Продажа туристических туров.

Таблица содержит данные: страна пребывания, категория тура, стоимость тура, количество проданных путевок.