Понятие, сущность номенклатуры дел.

МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛ УЧРЕЖДЕНИЙ

Курсовая работа

Руководитель:

Немерова Л.Н.,

преподаватель

_____________

Красноярск, 2018

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсового исследования обусловлена тем, чтов

процесседеятельности учреждения, организации, предприятия функционирует большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть через некоторое время. Найти быстро нужный документ можно только при полной и четкой классификации всех документов предприятия.

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации. Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполнительных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, по установленной форме, назначение номенклатуры дел:

· Распределение исполнительных документов в дела;

· Систематизация дел;

· Закрепление индексов дел;

· Установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

· Служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения;

· Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации и дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· Является основой для составления актов на уничтожение дел;

· Может быть использована в качестве схемы для построения справочной картотеки на использованные документы.

Различают три вида номенклатуры дел:

· Типовая

· Примерная

· Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерства и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Объектом курсового исследования является документационное обеспечение современных учреждений.

Предмет исследования – методики составления номенклатуры дел современных учреждений.

Цель исследования состоит в характеристике методов, стадий, способов составления номенклатуры дел современных учреждений.

В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, нами определены следующие задачи данной курсовой работы:

1) уточнить понятие и сущность номенклатуры дел учреждения;

2) охарактеризовать виды номенклатур и их структуру;

3) рассмотреть организацию работы и методику составления номенклатуры дел;

4) охарактеризовать особенности оформления и применения примерной и индивидуальной номенклатуры дел.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В УЧРЕЖДЕНИИ.

Понятие, сущность номенклатуры дел.

Номенклатура дел- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько количественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной, типовой. Кроме того, номенклатуры структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. [8, стр. 57].

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности

и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для составляющихучреждений системы и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатуры дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их составление видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утверждённые экземпляры номенклатуры дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включают в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для пользования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией, ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений.

Свободная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, а второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с первого числа нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. [15, с.26].