Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003.Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов - А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- дата документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- текст (кроме начала абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

- отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

- отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

- начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

- регистрационный номер документа;

- расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

- используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

- адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

- гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

- гриф ограничения доступа к документу;

- второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

- расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

- расшифровка подписи в грифе утверждения;

- расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

- нумерационный заголовок в таблице;

- слово «копия» при снятии копий с документов;

- код организации;

- код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

ВОПРОС