Список используемых источников

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

(РГГУ)

Филиал в г.Домодедово

 

Кафедра математических и естественно - научныхдисциплин

 

 

Шишкин Евгений Игоревич

 

Контрольная работа по дисциплине «Информационные технологии управления»

 

Студент 2курса з/о

Группы ДАЗ-21

Преподаватель:

К.т.н., доцент Сысоева Л.А.

 

 

г. Домодедово 2018

 

1. Нормативно-правовая база использования ИТ в ДОУ

 

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами в различных организациях. В нем определено понятие «система управления документами» это информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему, управление документами и доступ к ним).

 

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемаяв электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» создан на основе и в полном соответствии с техническим отчётом ISO/TR 15801:2009 Международной организации по стандартизации (ИСО) «Управление документацией Информация, сохраняемая в электронном виде Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности». Стандарт описывает порядок внедрения и использования систем управления документами и информацией, сохраняющих электронную информацию заслуживающим доверия, надёжным способом.

 

MoReq2. (ModelRequirements) Типовые требования к управлению электронными официальными документами, международный стандарт обновленная и дополненная версия первоначальной сертификации MoReq.

 

MoReq2 впервые создает условия для тестирования программного обеспечения. Она специально подготовлена для проведения независимого тестирования на соответствие требованиям спецификации.

 

MoReq2 детально описывает функциональные требования к управлению электронными документами при помощи систем управления электронными документами, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, получаемых и создаваемых в ходе деятельности организаций.

 

Данная спецификация составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСЭД или которые желают оценить возможности систем используемых ими.

 

В декабре 2011 года была подготовлена к выпуску первая, основная часть новой версии европейской спецификации MoReq-2010, которая должна прийти на смену, принятой в 2008 году MoReq-2.

 

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защита информации»

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» базовый нормативный документ, юридически описывающий понятия и определения области информационной технологии и задающий принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, а также регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий.

 

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия: информация, информационные технологии, информационная система, конфиденциальность информации и другие.

 

Статья 8 регулирует право на доступ к информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами. В статье 9 установлены правила ограничения доступа к информации в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

 

В соответствии со статьей 12, п.1 государство в сфере применения информационных технологий регулирует:

 

отношения, связанные с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации с применением информационных технологий (информатизации), на основании принципов, установленных настоящим Федеральным законом;

 

развитие информационных систем различного назначения для обеспечения граждан (физических лиц), организаций, государственных органов и органов местного самоуправления информацией, а также обеспечение взаимодействия таких систем;

 

создание условий для эффективного использования в Российской Федерации информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет" и иных подобных информационно-телекоммуникационных сетей.

 

Государственные органы, органы местного самоуправления в соответствии со своими полномочиями должны участвовать в разработке и реализации целевых программ применения информационных технологий, а также создавать информационные системы и обеспечивать доступ к содержащейся в них информации на русском языке и государственном языке соответствующей республики в составе Российской Федерации.

 

Статья 14 содержит объяснения о создании государственных информационных систем, правовое регулировании в этой области.

 

В соответствии со статьей 16, п.1 защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

 

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

 

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа,

 

3) реализацию права на доступ к информации.

 

Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации.

 

 

2. Основные ИТ, используемые в ДОУ

 

 

«ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая вер­сия на базе СУБД Oracle или MSSQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

 

«ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользова­тельская версия, которая поставляется с СУБД MicrosoftDataEngine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопро­изводства небольших организаций или отдельных подразде­лений крупных организаций, в том числе в рамках распреде­ленной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

 

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой доку­ментооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

 

Система электронного документооборота и автоматизации дело­производства компании «Интерграст».

 

Система включает в себя три продукта:

 

- «Делопроизводство» — комплект баз данных для автоматиза­ции документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль докумен­тов, резолюций руководства, поручений; статистический ана­лиз исполнительской дисциплины сотрудников; автоматичес­кую доставку электронных документов исполнителям; веде­ние электронного архива документов.

 

- «Малый офис» — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адре­са и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Сове­щания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и меро­приятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Прика­зы и распоряжения, Внешние контакты.

 

- «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспон­денции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сорти­ровка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота иуправления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCSOpen и WorkRoute.

 

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

 

—автоматизация централизованной службы ДОУ;

 

—автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

 

—автоматизация работы исполнителей в структурных подразде­лениях;

 

—автоматизация централизованного архива.

 

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

 

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тира­жирования и хранения документов, а также для организации кон­фиденциального документооборота.

 

Система отслеживает и фиксирует процесс движения докумен­тов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддержива­ются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифро­вой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вме­шательства.

 

 

3. Технологии баз данных

 

Технологии баз данных одна из наиболее востребованных технологий в практической разработке информационных систем, сформирована широкая сфера самых разнообразных приложений систем баз данных.

 

В данной главе рассмотрим основные понятия теории баз данных, важнейшие характеристики современного состояния технологии баз данных, перспективные направления их развития.

 

База данных (БД) - совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе сведениях о различных сущностях одной предметной области (реальных объектах, процессах, явлениях или событиях), обеспечивающая наличие такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений или пользователей;

 

Одним из основных свойств баз данных можно считать независимость данных от использующих их прикладных программ. Под независимостью данных подразумевается то, что изменения в данных не приводит к изменению программ. Разработка программ длительный, трудоемкий и дорогостоящий процесс, поэтому при возникновении потребности модифицировать структуру данных, необходимости сохранять уже созданные прикладные программы.

 

Для обеспечения действительной независимости данных (хотя полностью независимые данные бывают очень редко) предлагается создавать структуры двух видов: логические и физические. Логические структуры описывают, как данные представляются прикладному программисту или пользователю данных. Физические структуры определяют способ физической записи данных на внешней памяти. Логические структуры могут не совпадать с физическими. Программное обеспечение преобразует логические структуры в физические.

 

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

 

Фундаментом технологий баз данных является модель данных, на которой базируется конкретная СУБД. Модель описывает набор понятий и признаков, которыми должна обладать конкретная СУБД и управляемые ими базы данных, если они основываются на этой модели. Наличие такой модели позволяет сравнивать конкретные реализации СУБД и оценивать их соответствие модели.

 

История создания и развития СУБД насчитывает около сорока лет. За этот период были разработаны многочисленные модели данных, прежде всего это сетевые, иерархические, реляционные и объектные модели данных. Сетевые и иерархические модели в настоящее время считаются устаревшими, но существует множество баз данных созданных на их основе и требующих поддержания их работы.

 

Одним из крупнейших достижений в этой области является создание реляционной модели данных и базирующейся на ней теории реляционных баз данных, которая позволила получить важные результаты для развития теории баз данных. Как отмечают многие исследователи, своим успехом реляционная модель данных во многом обязана, в первую очередь тому, что опиралась на строгий математический аппарат теории множеств, отношений и логики первого порядка. Разработчики любой конкретной реляционной системы считали своим долгом показать соответствие своей конкретной модели данных общей реляционной модели, которая выступала в качестве меры "реляционности" системы. Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД. По оценкам специалистов, примерно 99% мирового рынка баз данных занимают в настоящий момент реляционные СУБД. Несмотря на то, что подавляющее большинство приложений базируется на реляционной технологии, их роль начинает ослабевать.

 

Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель на не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать — реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных). Однако, трудности развитого математического аппарата, на который могла бы опираться общая объектная модель данных, не существует, как нет и признанной базовой объектной модели. С другой стороны, некоторые авторы утверждают, что общая объектная модель данных в классическом смысле и не может быть определена по причине непригодности классического понятия модели данных к парадигме объектной ориентированности.

 

Парадигма - это пространство идей и законы движения в этом пространстве. В рамках парадигмы определены аксиомы, на которых выстраивается своя логика. Решения, вырабатываемые в рамках парадигмы, непротиворечивы и логичны.

 

Преимуществами объектных СУБД модно считать:

 

объектные СУБД – открытые системы. Несложно добавить новый тип данных;

 

Большинство производителей ООБД предоставляют визуальные средства создания прикладных программ ОСУБД. Если раньше созданием прикладных программ для ОСУБД занимались специалисты в C++, Smaltalk, то теперь использовать ООБД стало намного проще.

 

Объектные СУБД быстрее, чем реляционные, если в программе многократно осуществляется переход от объекта к объекту по ссылке. Поскольку ссылка на объект есть идентификатор, однозначно определяющий его расположение в базе, то переход по такой ссылке происходит быстрее, чем ссылка между кортежами отношений по первичному ключу. ОСУБД устраняют необходимость в языке запросов

 

Традиционные области применения ОСУБД – САПР, моделирование, мультимедиа. ОСУБД широко используются в телекоммуникациях, различных аспектах автоматизации предприятия, издательском деле, геоинформационных проектах.

 

Интеграция неоднородных информационных ресурсов. Информационная неоднородность ресурсов заключается в разнообразии понятий, словарей; отображаемых реальных объектов; правил, определяющих адекватность моделируемых объектов реальности; видов данных, способов их сбора и обработки; интерфейсов пользователей и т.д.

 

Реализационная неоднородность источников проявляется в использовании разнообразных компьютерных платформ, средств управления базами данных, моделей данных и знаний, средств программирования, операционных систем, и т.п. Системы обеспечивающие совместимость различных компонентов называются интероперабельнымисистеми.

 

Традиционные системы баз данных, используемые в информационных системах для сопровождения бизнес - процессов поддерживают большие объемы информации с помощью технологий оперативная обработка транзакций – OLTP. В OLTP-технологии обрабатывается детализированные данные, главные свойства данных здесь, их полнота и актуальность.

 

Для поддержки принятия решений нужны другие технологии. Необходимо объединять данные из различных источников (как из корпоративной информационной системы, так и из внешней среды), накапливать данные, делая их срезы во времени. Анализ таких данных позволяет оценивать состояние и динамику развития организации, делать обоснованные прогнозы и принимать обоснованные решения. Программные продукты, необходимые для обеспечения управленческих решений, должны обеспечивать хранение больших объемов данных, эффективный доступ к ним, а так же располагать развитыми средствами анализа данных и представления результатов в удобной для специалистов и руководства форме. Информационная технология, которая предоставляет руководителям различного уровня возможность получения необходимой информации для принятия управленческих, финансовых и кадровых решений называется OLAP (On-LineAnalyticalProcessing- оперативной аналитической обработкой) -технологией.

 

OLAP –технологии базируются на технологиях хранилищ данных (Datawarehouses). Хранилище данных обеспечивает накопление с течением времени данные для содействия в принятии решений. Хранилище это данных репозиторий (склад) информации содержащий объединенные, проверенные данные, отражающие работа организации за длительный период. Объемы данных в хранилищах данных в несколько раз превосходят объемы данных в OLTP-системах.

 

Хранилища данных отличаются от баз данных или систем оперативной обработки транзакций (OLTP-систем) своим назначением и устройством:

 

хранилище содержит данные, позволяющие проводить анализ деловых операций;

 

хранилища обычно представляют собой системы, доступные только для чтения;

 

в хранилищах же накапливаются данные, не меняющиеся со временем и избавленные от ошибок.

 

Из-за большого объема данных в хранилищах одной из основных проблем создания хранилищ является обеспечение высокой производительности обработки запросов. Запросы в хранилище отличаются высоким уровнем сложности.

 

Создание хранилищ данных – трудоемкий и длительный процесс. Наряду с хранилищами данных существуют и часто используются компаниями витрины данных (DataMart), называемые также киосками данных. Такие системы создаются для отдельных подразделений компаний или для обеспечения отдельных видов деятельности. Объемы данных и требования к вычислительным ресурсам в витринах данных существенно меньше по сравнению с хранилищами. Витрины данных могут строиться как независимо, так и на основе хранилищ данных компании. Хранилища данных имеют двухуровневую или трехуровневую архитектуру. В двухуровневых хранилищах на верхнем уровне поддерживается объединенная информация. На нижнем уровне - различные источники баз данных. В трехуровневой архитектуре предусматривается поддержка витрин данных для отдельных подразделений компании над ее единым хранилищем.

 

ТРАНЗАКЦИЯ

 

Под транзакцией понимается неделимая с точки зрения воздействия на БД последовательность операторов манипулирования данными (чтения, удаления, вставки, модификации) такая, что либо результаты всех операторов, входящих в транзакцию, отображаются в БД, либо воздействие всех этих операторов полностью отсутствует. Лозунг транзакции – «Все или ничего». Поддержание механизма транзакций - показатель уровня развитости СУБД. Корректный механизм поддержания транзакций одновременно является основой обеспечения целостности баз данных.

 

Удаленный доступ – доступ к базе данных через модемную связь.

 

Распределенная обработка.

 

В современном бизнесе очень часто возникает необходимость предоставить доступ к одним и тем же данным группам пользователей, территориально удаленным друг от друга. В качестве примера можно привести банк, имеющий несколько отделений. Эти отделения могут находиться в разных городах, странах или даже на разных континентах, тем не менее необходимо организовать обработку финансовых транзакций (перемещение денег по счетам) между отделениями. Результаты финансовых операций должны быть видны одновременно во всех отделениях.

 

Существуют два подхода к организации обработки распределенных данных.

 

Технология распределенной базы данных. Такая база включает фрагменты данных, расположенные на различных узлах сети. С точки зрения пользователей она выглядит так, как будто все данные хранятся в одном месте. Естественно, такая схема предъявляет жесткие требования к производительности и надежности каналов связи.

 

Технология тиражирования. В этом случае в каждом узле сети дублируются данные всех компьютеров. При этом передаются только операции изменения данных, а не сами данные. Передача может быть асинхронной (неодновременной для разных узлов), данные располагаются там, где обрабатываются.

 

Использование технологии тиражирования позволяет снизить требования к пропускной способности каналов связи. При выходе из строя линии связи какого-либо компьютера, пользователи других узлов могут продолжать работу. Однако при этом допускается неодинаковое состояние базы данных для различных пользователей в один и тот же момент времени. Следовательно, невозможно исключить конфликты между двумя копиями одной и той же записи.

 

В основе распределенной обработки лежит запрос к собственной локальной БД или удаленной (БД сервера). Запрос - формализованное задание на поиск и обработку информации. Удаленный запрос – единичный запрос к одному серверу. Несколько удаленных запросов к одному серверу объединяются в удаленную транзакцию. Если отдельные запросы транзакции обрабатываются различными серверами, то транзакция называется распределенной.

 

Распределенная база данных и распределенная обработка не синонимы. Распределенная БД размещается на нескольких серверах, работа с ней, для получения доступа к удаленным данным, требует использования сетевой СУБД. При распределенной обработке один запрос транзакции обрабатывается одним сервером. Распределенная СУБД позволяет обрабатывать один запрос несколькими БД. Такой запрос называется распределенным.

 

 

4.Технологии поддержки принятия управленческих решений (СППР: DataMining, OLAP, BI)

 

 

До появления аналитических систем предпринимались попытки создания автоматизированных систем управления (АСУ) на основе анализа данных локальных баз предприятия. Однако реализованные функции значительно отличались от функций ведения бизнеса, так как данные, собранные в локальных базах, не адекватны информации, которая нужна лицам, принимающим решения.

 

Отличие систем поддержки принятия решений (СППР) от автоматизированных систем управления заключается в следующем:

 

автоматизированные системы управления основаны на локальных базах данных. СППР – на информационных хранилищах, витринах данных;

 

автоматизированные системы управления используют только внутренние данные. СППР используют внутренние и внешние данные;

 

в автоматизированных системах управления используется одна модель данных – чаще всего – реляционная. В СППР применяются разные модели данных: витрин, реляционных и многомерных баз данных;

 

обе системы различаются архитектурой хранения данных;

 

автоматизированные системы управления обслуживают запросы, СППР обеспечивают интеллектуальные запросы;

 

в отличие от автоматизированных систем управления СППР обеспечивает интеллектуальную поддержку принятия решений.

 

АСУ состояли из подсистем. Часть подсистем в настоящее время реализуется корпоративными информационными системами.

 

Появление аналитических систем и технологий интеллектуального выбора данных позволило создать интеллектуальные системы поддержки принятия решений. Эти системы автоматически реализовали функции АРМ руководителей всех уровней и предоставили руководителям всех уровней инструмент, помогающий им принимать обоснованные решения.

 

Системы поддержки принятия решений DSS (DecisionSupportSystem) на базе аналитических данных подсказывают или помогают выбрать руководящему персоналу обоснованное решение, приносящее успех предприятию. Они предназначены для:

 

анализа аналитических данных для оценки сложившейся ситуации при выработке решения;

 

выявления ограничений на принимаемое решение, противоречивых требований, формируемых внутренней и внешней средой;

 

генерации списка возможных решений (альтернатив);

 

оценки альтернатив с учетом ограничений и противоречивых требований для выбора решения;

 

анализа последствий принимаемого решения;

 

окончательного выбора решения.

 

Специфика этих задач заключается в том, что:

 

решения надо принимать быстро, т.е. нет времени на долгий анализ данных;

 

решения принимаются по неполной, нечеткой, недостоверной информации.

 

Эти неопределенности получили название «не фактор». А задачи, учитывающие их, относятся к классу слабо структурированных и неструктурированных задач, где невозможно без вмешательства человека дать четкие алгоритмы зависимостей между данными. В этих задачах количественные или качественные зависимости показателей либо неизвестны, либо заранее не определены. В хорошо структурированных задачах можно найти алгоритм построения количественных или качественных зависимостей, что упрощает их автоматизацию.

 

Решение слабо структурированных задач основано на использовании экономико-математических моделей, методов экспертных оценок, много проходного анализа данных. Для описания зависимостей между данными используются модели на основе таблиц решений, приближенных множеств, обучающих систем, правдоподобного вывода, когнитивные модели, логико-лингвистические модели, эволюционные алгоритмы, алгоритмы распознавания и др.

 

Пользователями систем поддержки принятия решений являются руководители высших уровней управления предприятием и менеджеры аналитических служб.

 

Отличие систем поддержки принятия решений от аналитических систем заключается в следующем. Аналитические системы подготавливают аналитическую информацию. Руководитель может на ее основе принять решение. Системы поддержки принятия решений проводят дальнейший анализ аналитической информации для выработки подсказки, списка решений или единственного обоснованного решения. Аналитические данные могут содержать десятки тысяч подсказок, зависимостей, закономерностей – часто противоречивых. Поэтому для выработки меньшего числа решений применяются сложные технологии, базирующиеся на алгоритмах интеллектуальных систем, динамических моделей, методов правдоподобного поиска решений, алгоритмах нелогичной логики, которая включает логику веры, умолчания и т.д. В СППР используются технологии информационных хранилищ, гипертекстовая технология, технологии когнитивной графики.

 

Алгоритм выработки решения заключается в следующем. На базе аналитических данных выбирается одна из моделей поиска решений. Если она (модель) не дает подсказки для выбора решения, то либо модифицируется данная модель, либо выбирается другая. Такие действия продолжаются до тех пор, пока не будет предложен приемлемый список подсказок для принятия решения. Заметим, что поиск решений ведется не только по внутренним данным, ведется сравнение с данными, полученными из внешних источников.

 

Использование когнитивной графики позволяет как бы заменить эксперта – на полиэкране (многооконный экран) выводятся текстовые сообщения о состоянии исследуемой области, графики зависимостей, нечеткие шкалы, позволяющие определить, где возникла критическая ситуация. Цветом изображается характер ситуации (желтый, красный, зеленый). Например, желтый цвет графика показывает, что заканчиваются комплектующие изделия. Красный указывает, что поставщик задерживает поставку. Зеленый обозначает, что все в порядке. Руководитель сразу видит ситуацию, где надо принимать решение.

 

Для реализации функций СППР разработаны серверы DSS. В настоящее время эксплуатируются четыре варианта архитектур СППР:

 

функциональные СППР на основе внутренних локальных баз данных (для переходного периода);

 

на базе независимых витрин данных, информация которых не дублируется (в небольших организациях);

 

на базе двухуровневой структуры информационного хранилища;

 

на базе трехуровневой структуры информационного хранилища.

 

Рассмотрим, как обеспечивается поддержка основных функций управления. Система управления предприятием может быть разделена на управляющую и управляемую подсистемы.

 

Управляющая подсистема занимается выработкой управляющих решений. Именно она и предназначена руководителям всех уровней. СППР как раз и обеспечивает выполнение ее функций. Управляющая подсистема работает с аналитическими данными.

 

Управляемая подсистема является исполнителем решений. К управляемым подсистемам относятся бухгалтерский учет, финансовый анализ, управление кадрами и другие подсистемы КИС. Управляемая подсистема обслуживает исполнителей заданий. Ранее эти функции выполняли АРМ информационных сотрудников.

 

Важным показателем эффективности взаимодействия управляющей и управляемой подсистем является обратная связь. Обратная связь – это информация о результатах управленческого воздействия. Управляющая подсистема получает ее от управляемой в виде разнообразных отчетов (бухгалтерских, финансовых, поставки, продажи). Такая информация помогает оценить полученные результаты и служит основой для выработки новых решений.

 

Заметим, что управляемая подсистема формирует отчеты посредством транзакций к информационному хранилищу (технологии OLTP). Управляющая подсистема формирует решения на основе интеллектуальных запросов аналитической информации к информационным хранилищам (технологии OLAP).

 

Технологии автоматизации деловых процессов (workflow) обеспечивают реализацию обратной связи, т.е. они обеспечивают взаимодействие управляющей и управляемых подсистем.

 

Большинство деловых процессов обладает следующими характеристиками:

 

деловой процесс (бизнес-процесс) состоит из конечного числа действий, выполняемых последовательно;

 

в деловой процесс вовлечены сотрудники с различной степенью ответственности;

 

деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке, передаче информации в разных формах представления;

 

деловой процесс имеет цель, которая известна не всем сотрудникам.

 

Системы автоматизации деловых процессов поддерживают реализацию всех основных функций управляющей подсистемы: планирование, организация, активизация, координация и контроль.

 

Планирование выполняется для того, чтобы построить план действий, распределить задания между сотрудниками. Для его активизации руководство формулирует поручения и распоряжения, призванные реализовать сформированный план. Посредством системы автоматизации деловых процессов руководящий персонал или секретарь оформляет распоряжения в виде заданий (работ) конкретным сотрудникам. Создается описание работы, включающее сроки начала, завершения и другие характеристики. Если для выполнения работы требуются другие электронные документы, они прикрепляются к описанию работы. Также в задание включается маршрут движения.

 

Организация как функция управления, определяет способ функционирования аппарата управления. Она описывает ряд внутренних структур (организационную, производственную, иерархии взаимоотношений), вытекающих из сущности и содержания деловых процессов (бизнес-процессов). Эти структуры закладываются в модель делового процесса на этапе внедрения системы автоматизации деловых процессов, что позволяет системе АДП посредством графического редактора сформировать карты деловых процессов. Вспомним, что карты деловых процессов содержат задания, их параметры, роли сотрудников, деловые операции, маршрут движения.

 

Модуль управления деловыми процессами системы АДП реализует функцию управления – активизация. Он передает инициированные задания исполнителям, согласно описанным характеристикам, соблюдая сроки исполнения работ, вид маршрутизации и другие параметры. Сотрудник, получив задание, приступает к его выполнению (активизации). При этом он может сформировать новые работы, если ему даны такие полномочия. Тем самым может быть расширен круг исполнителей. Для уточнения заданий или оперативного согласования формулируются запросы, которые передаются по почте компетентным сотрудникам. Согласно маршруту движения задания передаются другим сотрудникам. При необходимости к заданию могут добавляться новые электронные документы двумя способами: автоматически генерируются системой или вводятся сотрудником в экранную форму.

 

Одновременно система АДП меняет статус задания, сроки прохождения заданием очередного этапа, местонахождение задания и т. п. Именно эта информация позволяет руководящему персоналу выполнять функции координации и контроля.

 

Координация означает, что для каждой работы должны быть обеспечены условия ее выполнения, то есть сотрудник должен иметь все для выполнения своих функций согласно бизнес-процессу. У него должны быть полномочия для доступа к нужной информации и определены его действия.

 

Контроль означает проверку исполнения работы каждым сотрудником в срок, качественно, в полном объеме.

 

Информация от функций контроля и координации поступает в виде отчетов (обратная связь) в управляющую подсистему.

 

Система АДП передает информацию руководителю соответствующего уровня об исполнении (не исполнении), условиях исполнения задания в режиме реального времени, поддерживая оперативную обратную связь между исполнителем и инициатором работ. Полученная информация служит основой для выработки решений: по координации делового процесса и по результатам контроля. Новые решения вновь оформляются в виде новых заданий, запускающих новую итерацию работы системы.

 

Своевременное информирование руководства о состоянии дел способствует надлежащей организации работ, совершенствует обратные информационные связи, укрепляет трудовую дисциплину, повышает организационную культуру, обеспечивает принятие обоснованных решений.

 

Схема движения возможных потоков данных в управленческих системах приведена на рис. 8.8. На схеме показаны возможные пути движения данных при использовании трехуровневой структуры информационного хранилища. На конкретных предприятиях может использоваться часть из них, или иные схемы с использов<