Глава 3. Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

Российский рынок в целом развивается по законам рынка мирового, однако имеет и свои специфические особенности. Это относится и к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное.[1, c.95]

Перечислим основные особенности традиционно российских методов организации работы с документами.

Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной иерархией. Документооборот в России традиционно строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.

Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций в соответствии с установленными требованиями. В России традиционно документ подлежит регистрации и отражению в специальных регистрационных журналах, регистрационных карточках и т.д., которые являются носителем информации о данном документе.

Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Российское делопроизводство, определяющее движение документов в организациях и между ними, регламентируется не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве.

Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах. [15, c.30-32]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, можно прийти к следующим выводам:

1) основная задача международных стандартов – это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

2) нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;

3) в настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:

- документооборот в России в большей части все еще остается бумажным;

- российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами.

ЛИТЕРАТУРА

1. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.­­ – Л., 2007.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. – СПб., 2009.

3. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации / Д.В. Волкова // Делопроизводство. – 2006. – № 2. – C.66-70

4. ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами».

5. ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах».

6. ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов».

7. ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь».

8. Костомаров М.Н. Управление документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. – 1996. – № 3. – C. 23-25.

9. Котова К.Ю., Сергеева Ю.А. Об организации документооборота в России и за рубежом // ИТпортал. – 2017. – №1 . – C.6.

10. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация: Учебник М., – 2005.

11. Медведев А.М. Международная стандартизация – М., 1988.

12. Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации / О.Ю. Митченко // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С.64-66.

13. Плетнева М.В. Национальный архив и управление документацией США: история становления и современный опыт. – М., 2013.

14. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С.8.

15. Янковая В.Я. Делопроизводство на Западе // Секретарское дело. –2000. – № 36. – С 30-32.