Хранение н использование персональных данных сотрудников

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ПОЛОЖЕНИЕ

О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОТРУДНИКОВ

 

Настоящее Положение разработано в соответствии с гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации "Защита персональных данных работника" и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

 

Понятие персональных данных работника.

Обработка персональных данных работника

 

Для целей настоящего Положения применяются следующие термины и определения:

Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника;

Обработка персональных данных сотрудника - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных сотрудника;

Документы, содержащие персональные сведения сотрудника, - копии личных документов (паспорт, диплом, военный билет, водительское удостоверение, заграничный паспорт, свидетельство о рождении, и т.п.), автобиография, заявления, Трудовая книжка, заполненная форма Т-2, экземпляр трудового договора (экз. работодателя), должностная инструкция, приказ о приеме на работу и т.д.);

Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;

Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые Работодателем в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;

Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

Информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;

Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

Общие требования при обработке персональных данных сотрудника

И гарантии их защиты

 

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Работодатель и его представители при обработке персональных данных сотрудника обязаны соблюдать следующие общие требования:

Обработка персональных данных сотрудника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия сотрудникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных сотрудника Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого. Если персональные данные сотрудника возможно получить только у третьей стороны, то сотрудник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Ознакомление с настоящим Положением и заполнение формы Т-2 со слов самого сотрудника является гарантией этого. В случае необходимости проверки персональных данных сотрудника Работодатель должен заблаговременно сообщить сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать письменное согласие на их получение.

Обработка персональных данных осуществляется на основе принципов:

а)    законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

б)    соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Работодателя;

в)    соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

г)    достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

д)    недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации Работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни сотрудника только с его письменного согласия;

2.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

2.6. При принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных сотрудника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

2.7. Защита персональных данных сотрудника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;

2.8. Сотрудники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных сотрудников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

2.9. Сотрудники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны (Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-Ф3:

Статья 137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни»,

Статья 138 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений»,

Статья 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»;

2.10. Работодатель, сотрудники и их представители должны совместно вырабатывать и совершенствовать меры защиты персональных данных сотрудников.

 

Хранение н использование персональных данных сотрудников

 

Порядок хранения и использования персональных данных сотрудников ООО «» установлен Работодателем с соблюдением требований ст. ст. 86 - 89 Трудового кодекса Российской Федерации и п. 2 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ. - Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных - сотрудника ООО «», не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

 

Порядок хранения и использования персональных данных сотрудников

 

Все документы, содержащие персональные сведения сотрудника (копии личных документов (паспорт, диплом, военный билет, водительское удостоверение, заграничный паспорт, свидетельство о рождении, и т.п.), автобиография, заявления, Трудовая книжка, заполненная форма Т-2, экземпляр трудового договора (экз. работодателя), должностная инструкция, приказ о приеме на работу и т.д.) хранятся у Специалиста по кадрам в сейфе.

Ответственность за хранение (сохранность) документов и выдачу документов несет персонально Специалист по кадрам.

Выдача документов, содержащих персональные данные работников осуществляется в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации с соблюдением следующей процедуры:

- заявление сотрудника о выдаче того или иного документа на имя Специалиста по кадрам;

- выдача заверенной копии (в количестве экземпляров, необходимом сотруднику) заявленного документа либо справки о заявленном документе или сведениях, содержащихся в нем.

В случае обращения в ООО «» любых третьих лиц за информацией о персональных данных сотрудника такая информация может быть предоставлена только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных - сотрудника ООО «»

Письменное согласие сотрудника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес Работодателя, получающего согласие субъекта персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Работодателем способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Для обработки персональных данных, содержащихся в согласии в письменной форме субъекта на обработку его персональных данных, дополнительное согласие не требуется.

Правом ознакомления с информацией, содержащей персональные данные сотрудника, в любое время обладает только генеральный директор ООО «».

Личное дело сотрудника выдается на руки генеральному директору для ознакомления только в течение рабочего дня.

Выдача личного дела сотрудников кому бы то ни было еще из сотрудников ООО «» производится только на основании письменного распоряжения генерального директора.

Всем сотрудникам ООО «» снимать какие-либо копии, делать выписки, изымать документы (либо их копии) из личного дела категорически запрещено.

Специалист по кадрам - единственное должностное лицо ООО «», которое может формировать личные дела, снимать копии с документов, делать выписки, составлять аналитические справки, и изымать (заменять) документы, хранящиеся в личных делах сотрудников.

Передача указанных прав и полномочий Специалиста по кадрам иным лицам без специально оформленного приказа с указанием на это категорически запрещена.

Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы.