Как выбрать факс-систему

При всем многообразии существующих сегодня факс-систем выбрать оптимальное решение нелегко. На первый взгляд задача этих систем сводится к обеспечению приема и передачи факсов в компании. Вместе с тем, существует ряд требований, которым должна удовлетворять корпоративная факс-система. Перечислим их:

· автоматизация процесса работы с факсами;

· снижение расходов при работе с факсами;

· создание отчетов о работе службы факсимильной связи, возможность биллинга;

· многоплатформенность как на уровне клиента, так и на уровне факс-сервера;

· максимальная интеграция с почтовыми системами;

· масштабируемость реализации;

· удобство администрирования, учета и архивирования факсов;

· интеграция с бизнес-приложениями;

· широкие возможности работы с сообщениями (телекс, SMS, SITA-сообщения);

· построение распределенной факсовой службы и интеграция с факс-службами Internet.

Как правило, программная часть факс-системы состоит из нескольких модулей:

· ПО самого факс-сервера;

· клиентского ПО;

· программы управления (ПО администратора).

Понятно, что каждый из этих модулей должен соответствовать изложенным выше требованиям.

Факс-системы в России

Универсального решения, которое может быть предложено в любой ситуации, естественно, нет. Далее перейдем к обзору корпоративных факс-систем, удовлетворяющих изложенным выше требованиям и, вместе с тем, имеющих ряд индивидуальных особенностей, которые позволяют решать большинство задач, связанных с обработкой факсов. Я подготовил данный обзор, используя собственный опыт установки и поддержки решений у заказчиков, среди которых: ММВБ (Faxination, факс-платы Brooktrout), фармацевтическая компания "Время" (Faxination, факс-плата Dialogic, интеграция с SAP R/3), Приморское Морское Пароходство (Faxination, интеграция с Lotus Notes), Сибирско-Уральская Алюминиевая Компания (FaxSys, интеграция с Novell Groupwise), Toyota Business Car (SmartPhone, интеграция с АТС Siemens) и многие другие. Базовые характеристики систем представлены в Таблице 2.

Выбираем факс

Факс, он же факсимильный аппарат - сегодня это устройство является необходимым атрибутом любого офиса. "Здравствуйте, примите факс!" - такие слова можно услышать как в крупной компании, так и в офисе небольшой фирмы. В конце девяностых многие считали, что дни факсов сочтены, и вскоре их заменит электронная почта. Однако новый век вступил в свои права, а факс до сих пор не собирается сдавать своих позиций.

В переводе с латыни fac simile означает «сделай подобное». Факсимильная связь — это передача графической копии какого-либо неподвижного изображения, а факсимильный аппарат или, как все его называют, факс — устройство для такой связи по телефонной линии. Ключевое слово здесь «графический», то есть не просто тот же самый текст, но и точное повторение графических элементов, шрифтов, картинок, включая печати, штампы и личные подписи.

Чем же так привлекательны эти устройства?

В первую очередь, они доступны по цене. Второй плюс - они очень компактны. Персональный компьютер с периферией требует куда больше места. В нашей стране факсы стали своеобразной палочкой-выручалочкой для регионов. Не стоит скрывать, что по сей день есть еще в России не только деревни и села, но и города, где интернет остается диковиной. При отсутствии выхода в Сеть и при дороговизне трафика факс просто незаменим и позволяет обмениваться важными и срочными документами или письмами в режиме реального времени, причем гарантия получения составляет сто процентов. Научить работе с факсом можно буквально за пару минут человека любого возраста.

Какой факс выбрать

Наиболее дешевыми по-прежнему остаются факсы, использующие при работе специальную термочувствительную бумагу. К преимуществам этих аппаратов можно отнести низкую стоимость расходных материалов - кроме бумаги, поставляемой в рулонах, больше ничего не требуется. Однако есть у данных моделей факсов и свои минусы. Это невысокое качество изображения, скручивающаяся в трубочку бумага, и короткий срок жизни отпечатков. Со временем полученное изображение исчезает, причем этот процесс ускоряется при попадании прямых солнечных лучей. Однако лучшим качеством и скоростью работы отличаются лазерные факсы, которые также позволяют использовать обыкновенную бумагу, применяемую для принтеров. К тому же, подобные устройства, как правило, обладают широким набором дополнительных функций и, если вдуматься, оказываются экономичнее. Хотя единовременные расходы на покупку тонер-картриджа несколько выше, чем на покупку других расходных материалов, средняя себестоимость одной страницы, напечатанной на лазерном факсе ниже, поскольку одного тонер-картриджа хватает на большее количество копий.

Стандартное факсовое устройство обладает следующим набором функций:

1. прием и отправление факсимильных сообщений;

2. копирование отдельных листов;

3. управление телефонной книгой;

4. различными списками рассылки.

Знание определенных технических характеристик поможет вам выбрать факс. Любая модель факса состоит из сканирующего устройства, принтера, модема для передачи документа и телефонного аппарата. У некоторых факсов имеется интерфейсная плата, которая позволяет подключить факс к компьютеру. От характеристик сканера зависит то, какое изображение вы сможете передать, и какого размера. Соответственно, цветной сканер необходим для передачи цветных документов. Размер планшета сканера обычно стандартный, формата А4. При выборе факса обратите внимание на то, что принтер влияет на расход материала. По типу печатающего устройства факсы бывают на термобумаге, на термопленке, струйные и лазерные. Факсы, печатающие на термобумаге, имеют наименьший расход материала. Однако термобумага недолговечна, она быстро теряет форму и выцветает. Струйные факсы расходуют много материала. Следует также учесть то, что отпечаток на бумаге требует времени для засыхания и может размазываться. В струйном факсе, следите, чтобы печатающая головка не засорилась. Лазерные факсы позволяют осуществить высококачественную печать, а объема картриджа хватит примерно на 2 тысячи страниц. Цена факса с лазерным принтером обычно высокая, но впоследствии она оправдывает себя. Факсы, печатающие на термопленке, по качеству близки к лазерным, но их цена значительно ниже.

Лучшие факсы характеризуются наличием большой памяти, до 300-400 листов. Это позволяет принимать и хранить документы, даже когда бумага закончилась. Распечатка осуществляется после загрузки бумаги. Следует отметить, что при всех современных Интернет-технологиях, на факс возлагается огромный объем работы по документообмену. Современные многофункциональные факсы выполняют разнообразный спектр работ. Как успели заметить, факсы отличаются по способам распечатки документов:   Факсы, работающие на термобумаге. Это, пожалуй, самый распространенный тип факсов. Факсы с печатью на термобумаге составляют более половины сегодняшних факсов. В основе принципа действия факсов работающих на термобумаге лежит выжигание изображения с помощью термолинейки на специальной термочувствительной бумаге. Достоинством данного типа факсов является их низкая цена и достаточно высокая надежность. К недостаткам можно отнести низкое качество получаемого изображения и высокая себестоимость. Этот тип факсов можно разделить еще на несколько групп: Струйные факсы при печати схожи по функциям с обычными струйными принтерами. Основным недостатком является невысокая надежность и довольно дорогая цветная печать.

Лазерный факс, печатающий на обычной бумаге, является самым лучшим решением. Представляет собой совмещенный лазерный принтер и факс. Соответственно и принцип действия и даже расходные материалы аналогичны лазерным принтерам.

Факс с термопереносом печатает на специальных рулонах термопленки. Пленка в таком аппарате может использоваться повторно. Сам процесс печати представляет собой перемотку рулона с одной катушки на другую. Во время этой перемотки термолинейки разогревает специальную поверхность термопленки и соответственно создает изображение. К самым дешевым относят факсы, печатающие на термобумаге. Следующий в ценовой категории идет струйный факс и факс с термопереносом. А в заключении идут лазерные факсы.

Что и говорить, факс — это лицо офиса. Скажи мне, какой у тебя факс и я скажу, чем занимается твоя компания, сколько у нее сотрудников и какой документооборот. Ну, может и не совсем так, но совершенно точно, что факсимильный аппарат нужно выбирать в соответствии с решаемыми вами и вашей компанией задачами

Пример

В качестве приложения к обзору хочу привести небольшое экономическое обоснование приобретения факс-системы.

ПРИМЕР. За день компания отправляет/принимает 100 страниц факсов в день. Тогда за 250 рабочих дней получится 25 000 страниц.

Экономия средств за счет внедрения факс-системы.

1. На отправку или прием факса вручную расходуется 10 мин. рабочего времени. Так как факс-система отправляет/принимает факсы автоматически, то каждый день экономится: 10 мин. x 100 страниц факсов = 16 часов - полный рабочий день двух сотрудников!

2. Каждый пришедший факс печатается на бумаге, затем его для удобства работы нужно копировать. Термобумага для факс-аппарата тоже стоит денег, а получение 50 страниц факсов в день - это почти полрулона такой бумаги. Чтобы отправить факс обычным образом, подготовленный документ нужно сначала распечатать на принтере и лишь затем идти к факс-аппарату.

3. В среднем междугородные факсы составляют половину общего числа отправляемых факсов. По крайней мере, половину международных и междугородных факсов можно отправить после 18.00, когда телефонный тариф в три раза ниже.

Экономия за год - 25 факсов х 3 мин. х 0,5 долларов/мин. х 250 = 9375 долларов. (3 мин. - среднее время соединения при передаче факса; 0,5 долларов/мин. - средняя экономия за счет снижения тарифа в off peak hours.)

4. Территориально распределенные компании получают возможность отправки факсов через Internet на региональные факс-серверы, с последующей рассылкой по локальным тарифам.

5. Дополнительную возможность сэкономить предоставляет использование профессиональных факс-плат, обеспечивающих значительное сокращение времени отправки многостраничных факсов. Кроме того, возможность группирования нескольких факсов с одним номером назначения для совместной отправки сокращает общее время отправления на 30%.

Внедрение факс-системы в компании сохраняет в год:

· за счет снижения трудозатрат - 2 человека х 500 долларов/месяц х 12 месяцев = 12 000 долларов.

· за счет экономии на термо- и обычной бумаге и последующего копирования - 1000 долларов.

· за счет экономии на междугородных переговорах 9000 долларов.

(При этом экономия, обеспечиваемая п.п. 4 и 5, не учтена.) ИТОГО - 22 000 долларов. Достаточно сравнить эти цифры с объемом факсов в компании, чтобы понять: использование факс-системы с лихвой окупает расходы на приобретение ее самой и соответствующего оборудования

Система Windows XP может отправлять, принимать и отслеживать факсы без внешнего факсимильного аппарата. Однако компонент для обработки факсов не устанавливается автоматически при установке Windows. Эта статья содержит пошаговые инструкции по установке, включению и настройке службы факсов в Microsoft Windows XP.

Требования

· Компьютер с системой Windows XP и факс-модемом, подключенным к телефонной линии.Большинство современных модемов являются факс-модемами. Сведения о том, может ли конкретный модем отправлять и принимать факсы, см. в прилагаемой к нему документации.

· Компакт-диск, который был использован для установки системы Windows XP.

Примечания

· Для отправки и получения факсов с помощью службы факсов Windows XP внешний факсимильный аппарат не требуется.

· Если предполагается передавать по факсу печатные материалы, для этого потребуется сканер. Для передачи по факсу электронного содержимого сканер не нужен.