Процесс мониторинга проекта

ГОРОДСКАЯ ПРОЕКТНАЯ ИНИЦИАТИВА

«ПРОФЕССИОНАРИУМ»

Курс: «Основы проектной деятельности»

Тема: «Процессы при управлении проектами»

 

Спикер: Гинтер Ирина Сергеевна

Самара

2019 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Процессы при управлении проектами………………………………3

Процесс инициации…. …………………………………..……….… … 3

2 . Процесс планирования проекта ………… ………………………....4

3. Процесс исполнения……………………………………….…………....5

4. Процесс мониторинга проекта………………………….......................6

5. Процессы завершения…………………………………………………..8

6. Источники информации……………………….………………………10

Процессы при управлении проектами

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат.

Процесс инициации

Инициация — неотъемлемая часть процесса управления сферой действия проекта. Как мы уже знаем, эта сфера имеет дело с определением проекта, его участников и условий проекта. Процесс инициации закладывает основу для последующего процесса планирования. Высокий процент неудавшихся проектов связан с плохим планированием или его отсутствием. То есть планирование влияет на то, станет ли ваш проект успешным. Так как процесс инициации создает основу для планирования, его важность очевидна.

Процесс инициации проекта включает в себя описание продукта, стратегический план, критерии выбора проекта, историческую информацию. Каждое из этих действий выполняется с использованием различных методов и средств, чтобы затем получить конечные результаты, одним из которых является устав проекта. Теперь мы рассмотрим каждое из этих действий более подробно.

Описание продукта

Как легко можно догадаться, здесь мы описываем желаемый продукт. Описание продукта должно быть занесено в документацию и разъяснять основные характеристики продукта или услуги. Это описание также должно включать экономические потребности, которые положены в основу проекта.

Описание продукта обычно содержит в себе мало деталей на ранних фазах проекта и больше деталей, когда проект начинает развиваться. Детали продукта разрабатываются поступательно, пока не будет получено конечное описание продукта. Оно будет учитывать наибольшее количество деталей в процессе выполнения проекта.

Если проект выполняется по контракту, покупатель продукта или услуги обычно сообщает основные критерии продукта продавцу. В данном случае эти критерии служат отправной точкой для работы над проектом. Эти критерии описывают продукт достаточно подробно, для того чтобы продавец мог еще раз пересмотреть расходы и условия для его создания.

Стратегический план

В процессе инициации проекта руководитель обязательно должен принять участие в обсуждении стратегического плана компании. Возможно, там будет указано, что цель компании — построить 15 новых магазинов до конца года. Если ваша компания обсуждает проект установки новой системы программного обеспечения по учету кадров, было бы разумнее написать основные условия проекта по строительству магазинов. Ваша управляющая команда будет ссылаться на стратегический план, выбирая какой из двух проектов начать и какой из них соответствует общей стратегии компании.

Критерии выбора проекта

Выбор проекта состоит в том, чтобы установить, какой проект предпочесть или отклонить в зависимости от таких условий, как сроки финансирования, возможности продаж на рынке и т. д.

Историческая информация

Историческая информация может быть очень полезной для руководителя проекта и инвесторов. Если вы разрабатываете новые проекты, историческая информация о прошлых проектах может помочь вам определить, стоит ли принимать и инициировать этот проект. Историческая информация, собранная и записанная во время текущего проекта, может быть исследована, чтобы определить, должен ли проект перейти в следующую фазу. Она также поможет вам определить цели проекта, осуществить необходимые действия во время процесса планирования проекта. Вы увидите, что историческая информация взаимосвязана со многими процессами.

 

Процесс планирования проекта

Основные процессы планирования. Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

· Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта),

·  Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,

· Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,

· Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,

· Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,

· Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;

· Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;

· Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;

· Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;

· Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);

· Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.

· Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.

Вспомогательные процессы планирования. Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

· Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;

· Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

· Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

· Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,

· Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

· Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

· Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

· Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

· Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

Процесс исполнения

В группу процессов исполнения проекта стандарт относит следующие процессы:

Исполнение плана проекта – процесс координации людей и других ресурсов для выполнения плана. В процессе исполнения руководитель проекта помимо координации и интеграции должен постоянно измерять и анализировать отклонения текущего исполнения от базового плана; при необходимости инициировать запросы на изменение; прогнозировать стоимость и сроки проекта. Контроль необходимо проводить по всем параметрам и с периодичностью, определенной планом проекта.

Запрос на изменение - запрос на изменение плана или содержания проекта в соответствии с принятой системой управления изменениями.

В качестве метода используется система авторизации работ. Это формальная процедура санкционирования начала работ в проекте для обеспечения выполнения работ в нужное время и необходимой последовательности. В ходе исполнения проекта необходимо регулярное проведение совещаний для обмена информацией о состоянии работ проекта.

· Обеспечение качества – регулярная оценка общего хода выполнения проекта для обеспечения соответствия принятым стандартам качества. Контроль качества включает в себя мониторинг результатов проекта с целью сопоставления их с принятыми стандартами качества и нахождение путей устранения неудовлетворительных результатов. Настоящий процесс в большой степени использует методы контроля и анализа качества такие как: контрольные диаграммы, инспекции, диаграммы Паретто, выборочный контроль, диаграммы Ишикавы и так далее.

· Развитие команды проекта – процесс увеличения возможностей отдельных членов и улучшение взаимодействия в команде проекта. Для этого используются навыки общего менеджмента, система поощрений и мотивации, обучение. Из навыков общего менеджмента руководителю проекта следует обратить внимание на лидерство, взаимодействие, переговоры, разрешение проблем, влияние на организацию. Руководитель проекта должен обращать внимание на зарождающиеся конфликты и не допускать перерастания производственных конфликтов в межличностные. Основными способами разрешения конфликтов являются: решение проблемы, нахождение компромиссов, совместное откладывание решения, сглаживание, принуждение.

· Учет исполнения и распространение информации – процесс, обеспечивающий сбор и распространение информации об использовании ресурсов для достижения поставленных целей между участниками проекта.

Процесс мониторинга проекта

Важным элементом системы контроля является мониторинг проекта. Это механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета.

Мониторинг позволяет осуществить сравнение заданных и фактических данных, касающихся планирования проекта и его реализации. Путем оценки проводится сравнение между заданными плановыми показателями и фактическими показателями проекта. Осуществлять мониторинг может как команда проекта, так и организации, работающие вне его рамок. Мониторинг служит решению следующих задач:

– своевременное обнаружение проблем;

– отображение осуществленных операций, затрат и использованных ресурсов;

– улучшение работ в рамках проекта;

– распознавание возможностей последующего улучшения технологий;

– оценка качества управления проектом;

– экономия затрат;

– ускорение появления необходимых результатов проекта;

– определение ошибок и анализ их причин;

– обеспечение стейкхолдеров информацией.

Для осуществления мониторинга необходимо сформировать команду в соответствии со следующими правилами.

1. Это должна быть небольшая команда, состоящая из экспертов, имеющих опыт осуществления проектов и знания особенностей данного проекта.

2. Команда изучает проект на месте его проведения.

3. Команда составляет краткие отчеты и передает их менеджменту проекта.

4. Предложения и рекомендации, сделанные командой, должны учитываться, а их реализация – проверяться при осуществлении дальнейших мониторингов.

Процедура мониторинга представлена на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Процедура мониторинга проекта

Завершение проекта - это формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.