Знакомство с СУБД MS Access

MS Access — одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. Возможностей Access достаточно для того, чтобы создавать и доступные рядовому пользователю приложения, и весьма сложные структуры, используя специальный язык программирования — Visual Basic for Applications. Достоинством Access является также интегрированность с пакетом Microsoft Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются из одного приложения в другое. В Access используется стандартный для среды Windows (и ее приложений) многооконный графический интерфейс, но в отличие от других приложений, не многодокументальный. Единовременно может быть открыта только одна база данных.

Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий имя (заданное по правилам Windows) и расширение . mdb. В этот файл входят следующие основные объекты MS Access:

q таблицы — базовые объекты MS Access. В БД может быть много взаимосвязанных двумерных таблиц. В них хранятся данные; Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты);

q формы — необязательные элементы БД. Режим формы используется для просмотра, изменения, добавления и удаления данных. Кроме того, форму можно применять для проверки вводимых данных или для управления работой других форм, в формы можно внедрять объекты (рисунки, графики). Если нужно автоматизировать работу с данными, лучше использовать формы;

q запросы — это производные таблицы, которые создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. С помощью запросов данные можно упорядочивать, фильтровать, изменять, объединять, создавать новые таблицы на основе существующих и т. п.;

q отчеты — это, фактически, те же запросы, но оформленные в удобном и наглядном виде для вывода данных на принтер. Создать действительно полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирования текста и дополнительной обработки данных можно только с помощью отчетов;

q макросы — это макрокоманды. Если какие-то операции с данными повторяются довольно часто, то эти операции можно сгруппировать в макрос и далее выполнять эту группу операций, используя назначенную комбинацию клавиш;

q модули — это программные процедуры, служащие для автоматизации работы с БД. Модули пишутся на языке Visual Basic.

Каждый из перечисленных объектов может иметь имя не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых специальных знаков). Таким же требованиям должны удовлетворять имена полей.

В таблицах MS Access можно хранить данные следующих типов:

q текстовые — произвольные последовательности символов (до 255);

q числовые — числа любого типа;

q денежные— данные, выраженные в денежных единицах;

q дата/время — календарные даты, текущее время;

q логические — поле может принимать одно из значений — истина (true) или ложь (false) (ДА, НЕТ);

q счетчики — целые порядковые номера, вводятся в поле автоматически для каждой записи; эти числа не могут быть изменены пользователем;

q поля МЕМО — тексты, имеющие длину более 255 символов (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле, он хранится в другом месте БД, а в поле находится указатель на него;

q поля объекта OLE — рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документы Word (на самом деле такие объекты хранятся не в таблице, а в другом месте БД, в таблице содержатся только указатели на эти объекты);

q гиперссылки — специальные поля для хранения адресов Web-страниц. При щелчке на ссылке автоматически запускается браузер и загружается Web-страница.

Каждый тип поля имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

· Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля.

· Формат поля. Устанавливает формат данных.

· Обязательное поле. Указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

Основные этапы создания БД (в Access )

1. Создание структуры БД

· определение количества полей;

· название полей;

· тип данных, хранящихся в полях.

2. Ввод и редактирование данных

3. Связывание таблиц. После создания различных таблиц, содержащих данные, надо обеспечить целостность базы данных. Для этого необходимо связать таблицы между собой. Если одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и наоборот, одной записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице, то реализуется связь в отношении «многие-ко-многим». Две таблицы, находящиеся в отношении «многие-ко-многим» могут быть связаны только с помощью третьей (связующей).

4. Создание форм, запросов, отчетов и т.п.

[1] Вычислительная система - это взаимосвязанная совокупность аппаратных средств вычислительной техники и программного обеспечения, предназначенная для обработки информации. Вычислительная система — это совокупность взаимосвязанных и согласованно действующих вычислительных машин