Выражать своё мнение в вежливой, но твёрдой форме обязан естественно и каждый сотрудник линии. Но это только часть его деятельности. А для штаба эта задача является основной.

Однако сотрудники штабов должны уметь и проигрывать. Штабной работник, чувствующий себя обиженным, если начальник отклоняет его предложение, упрямый и не делающий выводов из ошибок, будет в штабе не на своём месте. Он не учитывает, что тот, кого он консультирует, вправе принимать или не принимать его совет.

Сотрудник, не соблюдающий этот основной принцип и предпринимающий всё, чтобы доказать, что несогласие с его рекомендацией является неправильным, не понимает сущность своей штабной функции. Это означает не отказ от своей точки зрения в духе безропотного смирения, а наоборот, уважение решений, принимаемых другими лицами, несущими за это ответственность.

Способность и установление контакта

Для сотрудников штаба беседа является основным средством управления. Тот, кто хочет успешно работать консультантом, должен уметь руководить людьми, как и тот, кто принимает решение и даёт указание, только с помощью других средств. Он должен убеждать с помощью своих аргументов и попытается добиться в беседе того, чего другие достигают с помощью указаний. Это очень трудная задача, требующая особых качеств руководства. Поэтому, если работник штаба хочет добиться своей цели, то он должен уметь устанавливать хороший человеческий контакт и хорошо знать правила ведения беседы.

Владение техникой штабной работы

Независимо от вышеуказанных условий, необходимых для проведения успешной штабной работы, требуется основательное знание техники штабной работы. Высококвалифицированный сотрудник, не имеющий таких знаний, несмотря на свою научную подготовку и практический опыт останется только штабным «подмастерьем», а не работоспособным штабным работником. Сотрудник, желающий успешно работать на штабной должности должен:

Владеть техникой доклада; он должен знать, как нужно строить доклад, чтобы коротко и наиболее чётко изложить свою информацию,

знать технику составления письменной информации; он должен уметь составить короткое, четкое, понятное и не требующее дополнительных вопросов сообщение. Он не должен свои научные познания излагать непонятными выражениями;

владеть техникой составления заключения; он должен уметь излагать все возможные варианты, ограничиваться существенным и в заключении обосновать конкурентную точку зрения или предложение;

составлять доклады о переговорах, протоколы и т.д.;

Пользоваться техникой ведения беседы.

Руководство штабами со стороны их начальников

Кто хочет работать со штабами в качестве начальника, должен прежде всего расстаться с устаревшим представлением, что начальник должен знать и уметь больше, чем его сотрудники.

Начальник, не терпящий, когда штабы при выполнении своих задач по информированию и консультированию открыто излагают свое мнение, даже если начальник этого не желает, не может успешно работать со штабами. Для этого сперва должны быть созданы необходимые моральные предпосылки.

При руководстве штабами со стороны начальников, действуют следующие принципы:

Кто думает, что сможет руководить штабами по принципу приказа и повиновения, т.е. с помощью указаний и служебных бесед, тот быстро поймет, что ожидаемого успеха не будет. Таким образом нельзя пробудить инициативу и мышление.

Важнейшими средствами руководства штабами являются беседы и совещания с сотрудниками.

Штаб должен так выполнять возложенные на него задачи, чтобы иметь возможность вносить независимые предложения.

Штабы, постоянно просящие помощи и совета у начальника или других подразделений, не поняли сущности своей работы.

Начальник обязан энергично препятствовать каждой попытке штаба возвратить свои полномочия.

После того, как штабу дано конкретное задание по консультированию, начальник не должен оказывать ему помощь при выполнении в случае возникновения трудностей.

Начальник должен проверять предложения штаба на их пригодность и решать, как он может использовать его идеи.

Начальники, считающие, что они сами ничего не понимают в деле и поэтому безоговорочно принимают предложения штаба, неправильно понимают функции штаба при принятии решений.

Задача штаба состоит в оказании помощи начальнику при обосновании им своего решения путем выработки альтернативных вариантов и выбора оптимальных путей.

Задача начальника состоит в том, чтобы выбрать из предложений штаба такие, которые кажутся ему наилучшими с точки зрения политики и целей предприятия. Если он не в состоянии это делать, то он не может выполнять свои функции при современном управлении экономикой. В этом случае штабы превращаются в пресловутых «серых кардиналов».

Каждый начальник, имеющий в своем подчинении штабы, должен четко себе представлять, что штаб может успешно работать только в том случае, если он будет информирован об основных вопросах политики предприятия, касающихся его задач.

Кроме того начальник должен ориентировать штабы о результатах их работы, чтобы они были в курсе, какую реакцию вызвали их предложения. Иначе штабная работа потеряет свой смысл. Тогда может наступить момент, когда доклады штабов будут иметь все меньшую содержательность и в конце концов превратятся в чисто формальное выполнение своих обязанностей.