Организационное обеспечение бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет как функция управления имеет свою организационную структуру.

Организационное обеспечение бухгалтерского учета должно быть подчинено задаче своевременного предоставления аппарату достоверной и необходимой информации с наименьшими издержками.

Решение этой задачи обеспечивается совокупностью факторов, каждый из которых реализуется исходя из сложившихся традиций, конкретных условий функционирования предприятия и объема учетной работы.

Объем учетной работы, точнее содержание учетного процесса, предусматривает осуществление данной работы в определенной последовательности, этапам, тесно связанным между собой и представляющим единую систему.

Основными этапами учетного процесса являются:

отслеживание экономических событий;

их измерение;

первичная регистрация;

обработка первичных данных;

получение соответствующих показателей, отвечающих запросам конкретных потребителей;

организация внутреннего контроля в направлении подтверждения достоверности, законности и экономической целесообразности принимаемых решений.

Реализация этих этапов во многом определяется сложившимися условиями организации труда на конкретном предприятии, уровнем автоматизации бухгалтерского учета, квалификацией счетного персонала и другими факторами.

Организационное обеспечение бухгалтерского учета предполагает его разграничение на управленческий и финансовый учет. Хотя между ними нет резкой границы, тем не менее такая процедура необходима. Она четко определяет направление потоков учетной информации между отдельными пользователями, создает основу управления по формированию производственной себестоимости изготовляемой продукции и стратегического развития фирмы. Эта информация доступна только ее менеджерам. Правила организации управленческой бухгалтерии определяет само предприятие.

Финансовый учет регулируется в той или иной степени. Поэтому для него разрабатывается определенная система требований и принципов.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и соблюдение действующего законодательства несет его руководитель. Это общая норма. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов (для оформления хозяйственных операций, по которым нет типовых форм), порядка проведения инвентаризаций, правил организации документооборота, других процедур, необходимых в целях организации бухгалтерского учета.

Законом РФ «О бухгалтерском учете» установлено также, что руководитель организации вправе лично вести бухгалтерский учет. Однако не оговорено, в каких случаях эта функция может совмещаться им, но можно предположить, что подобный вариант более приемлем на предприятиях малого бизнеса, например в обществе с ограниченной ответственностью (ООО).

Возможно учреждение самостоятельной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером. Такая служба рассматривается как одно из структурных подразделений предприятия наряду со службой (отделом) главного технолога, маркетинга и т.п.

Главный бухгалтер непосредственно подчиняется руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Это специальная норма. Рассматривая организацию бухгалтерского учета на предприятии с этих позиций, следует сделать вывод о том, что решение указанной задачи лежит на главном бухгалтере организации.

Ведение бухгалтерского учета возможно на договорных началах централизованной бухгалтерией, независимой специализированной организацией или, наконец, профессионалом-бухгалтером, имеющим соответствующее высшее или среднее специальное образование.

В любом случае выбор той или иной организационной формы бухгалтерского учета представляет собой важный фактор рационализации учетного процесса. Причем, если ранее, до широкого внедрения в учетный технологический процесс ПЭВМ, более предпочтительным являлось создание централизованных бухгалтерий, то в настоящее время ситуация иная. Большие возможности имеет децентрализация учета. Основной довод – автоматизация рабочего места бухгалтера. Другие факторы: объем учетных работ, численность персонала, номенклатура производственных запасов и готовой продукции, количество поставщиков и покупателей и т.п. – приобретают менее важное значение.

Поэтому должностные обязанности работников учета должны быть перераспределены исходя из степени их загруженности, средств и каналов передачи учетных данных при прямой и обратной связи между уровнями в системе управления.

Различают три вида разделения труда учетного персонала:

предметное;

линейное;

функциональное.

Предметный вариант разделения труда предполагает распределение документов в соответствии с названием отделов:

расчетный отдел;

производственный отдел;

отдел расчетов;

отдел сбыта;

общий отдел.

Каждый отдел занимается текущим учетом от начала до конца по группе счетов исходя из их экономической однородности. Например, расчетный отдел ведет учет расчетов с персоналом по оплате труда и приравненным к ней платежам; материальный отдел – по группе счетов производственных запасов и т.д. Отдел может включать несколько работников, возглавляемых старшим бухгалтером.

Предметный подход является распространенным на средних и крупных акционерных, а также государственных предприятиях.

Линейный вариант разделения труда наиболее типичен для организации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс: от наблюдения, сбора, регистрации до систематизации, группировки, обработки и обобщения – осуществляется так называемыми «учетными группами».

Функциональный вариант разделения труда предусматривает, что каждый работник или определенная группа работников специализируется на выполнении однородных учетных операций. Эти операции, как правило, соответствуют стадиям технологического процесса формирования учетной информации. Он в большей степени соответствует современному уровню формирования информационной системы в организации с высоким уровнем применения вычислительной техники.

Независимо от организационного строения бухгалтерского аппарата объем обязанностей для каждого бухгалтера должен определяться должностной инструкцией, разрабатываемой главным бухгалтером. При этом не исключается и второй вариант, когда разработка такой инструкции возлагается непосредственно на бухгалтера соответствующего участка. В дальнейшем его видение организации бухгалтерского учета, подготовленное в качестве рабочего документа, корректируется главным бухгалтером путем окончательной доработки и утверждения должностной инструкции. В любом случае наличие должностной инструкции на каждом рабочем месте бухгалтера повышает персональную ответственность, а следовательно, способствует подготовке качественной и своевременной учетной информации для целей управления.

Вместе с тем, независимо от варианта разделения труда, организационный аспект учетной политики должен быть подчинен созданию оптимальной схемы документооборота. Ее построение предусматривает четкое деление прохождения и обработки соответствующей документации на отдельные этапы. В каждом из них должны быть определены графики выполнения отдельных видов учетных работ, установлены их объемы, конкретные исполнители. На входе и выходе первичных учетных документов и соответствующих учетных регистров следует разработать определенные схемы внутреннего контроля. Последние должны составлять часть должностных инструкций бухгалтеров. Периодически следует обобщать степень эффективности организационной структуры аппарата бухгалтерии. Определяющим критерием такой эффективности может являться отсутствие рекламаций со стороны пользователей учетной информации, полное и качественное ее содержание. Если подобная цель не достигнута, следует установить, в чем ее причины: отсутствие необходимых условий для выполнения данной цели, или сама цель выбрана неверно. Полученные результаты по материалам проверки являются основой для разработки перечня мероприятий по совершенствованию учетного процесса и новых схем документооборота, направленных на достижение конечной цели бухгалтерии – своевременно подготовить необходимую информацию, на основе которой будет подготовлена достоверная и прозрачная отчетность для соответствующих ее пользователей. Эти действия должны реализовываться в рамках установленного календарного плана, ответственных исполнителей и оформлены в виде приказа руководителя на основе представленного соответствующего обоснования главным бухгалтером.

Соответствующая схема документооборота должна дополняться разработкой конкретных индивидуальных планов-графиков в разрезе участков, отделов, складов, отдельных исполнителей.

По каждому структурному подразделению организации устанавливается определенный объем работ, его содержание, перечень входящих документов, разработанных в данном подразделении, обосновывается целесообразность использования его в целях управления, а также перечень исходящей документации из соответствующего отдела, участка и т.п., адреса этой документации, сроки передачи.

Объем работы структурных подразделений формируется путем обобщения индивидуальных планов-графиков каждого исполнителя.

Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, определенных этими графиками, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Центральной фигурой, осуществляющей контроль за соблюдением графика документооборота, является главный бухгалтер. Его указания в этой части являются обязательными для всех исполнителей и структурных подразделений организации.

По мере использования документов в учетном процессе их сдают в архив. Это завершающий этап документооборота.