Учет кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу .

 

 Помещение кассы должно быть специально оборудовано дляо беспечения сохранности денежных средств в соответствии с"Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий" (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

 

 Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия -кассир .

 

 После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

 

 Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

 

 При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

 

 Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

 

 Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

 

 Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

· оформление первичных документов по приходу и расходу

· регистрация первичных документов в журнале регистрации

· записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах),ежедневное подведение остатка по кассовой книге

· сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге

 

 Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

 

 Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

 

 Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей вычислительной) машине.

Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

 

 Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

 

 На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

 

 В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

 

 Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

 

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

 

 Регистрация приходных и расходных кассовых документов может

осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

 Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

 Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

 

 Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

 

 Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей

 в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

 

 На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

 

 Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

 В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

 

 Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

 

 В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

 

 Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

 

 Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

 

Ниже приведен пример ведения кассовой книги.

 

Кассовая книга (в рублях)

Касса за 06 марта 2001 г.

 

Номер    От кого получено Корреспондирующий

документа или кому выдано счет            Приход Расход

---------------------------------------------------------------------

Остаток на начало дня                              1000

---------------------------------------------------------------------

100      От банка по чеку 51              50000

            №181

 

            Иванову С.А. - на

125      командировочные 71                        3000

            расходы

---------------------------------------------------------------------

Итого за день                                     51000 3000

---------------------------------------------------------------------

Остаток на конец дня                              48000

---------------------------------------------------------------------

Кассир Сергеева

 Проверил и принял документы в количестве одного приходного и одного расходного .

Бухгалтер Тимофеева

 

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с рабочим планом счетов малого предприятия бухгалтерского учета" - " Счета бухгалтерского учета" ) имеет номер 50.

 

 Счет 50 "Касса" является активным , то есть увеличивается по дебету. Его структура выглядит следующим образом:

 

 Счет 50

Дебет (Дт)                           Кредит (Кт)

1. Сальдо - остаток денег на начало дня

2. Поступление денег в кассу             

3. Выдача денег из кассы

4. Сальдо - остаток на конец дня (1+2-3)

Например, операции, записанные во фрагменте кассовой книги, приведенном выше, отражаются на счете "Касса" следующим образом:

Счет 50

 

                    Дебет (Дт) Кредит (Кт)

              Сальдо 1000        

                    50000

                                   3000

             Сальдо 48000

 

 При ведении бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью : сумма хозяйственной операции записывается дважды - в дебет одного счета и в кредит другого счета (счета-корреспондента).

Допустим,поступил очередной платеж за аренду склада Вашего предприятия индивидуальным предпринимателем в размере 12000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма записывается в дебет счета 50 "Касса" и в кредит корреспондирующего счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" либо 80 "Прибыли и убытки":

                Счет 46 или 80  Счет 50

                Дт   Кт   Дт  Кт

       12000 12000

Ежемесячно должна производиться ревизия кассы с участием

бухгалтера, и при инвентаризации выявленные излишки наличных денег в кассе перечисляются в бюджет. При этом делается запись

 

    Дт 50          Кт 68

(излишки - это  (расчеты с

поступление)    бюджетом)

    Дт 68          Кт 51 при перечислении денег в

                                 бюджет

Выявленные недостачи подлежат взысканию с материально ответственного лица - кассира и отражаются :

    Дт 84          Кт 50 до установления причины

                               недостачи

После того, как виновник установлен (например, по вине кассира)

    Дт 72          Кт 84

(возмещение материального

ущерба)

При возмещении недостачи кассиром

    Дт 50          Кт 72

   (Дт 70          Кт 72)

удержание из заработной платы

 

Поступление денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами, которые обязательно подписывается Главным бухгалтером и кассиром.

Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером, на котором стоит подпись руководителя и приказ Главному бухгалтеру на выдачу денег.

 

Бухгалтер любой организации в процессе своей деятельности должен четко соблюдать установленный порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка к нарушителям и к организации могут быть применены меры финансовой и даже уголовной ответственности

 

Каждое предприятие должно организовать работу своей кассы в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации,утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.