ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПРЕДПРИЯТИЯ
В организации в качестве программных средств функционирования информационных технологий используются следующие программное обеспечение: - Налогоплательщик ЮЛ (программа ввода отчётности для ИП и ООО). - Декларация 2007-2009г. (для возврата подоходного налога). - Налогоплательщик 2009 (внутренний документооборот). - Документы ПУ-5 (программа подготовки данных персонифицированного учёта для ПФР). - 1С: Предприятие (конфигурация “Зарплата + Кадры”) - MS Office 2003. В качестве локального оборудования имеется программа tomline- защищённый документооборот через Контур Экстерн (программа для отправки отчётности в бюджетные и не бюджетные организации). Также протянута локальная сеть на 9 персональных компьютеров, построенная на базе технологии Fast Ethernet. Аппаратные средства показаны в таблице 1:
Таблица 1 – Аппаратное обеспечение организации
5. ДОКУМЕНТООБОРОТ В КОНСАЛТИНГОВОМ ОБЪЕДИНЕНИИ “ПРЕВЕНТИВА”
Анализируя документы, работа с которыми ведется в консалтинговом объединении “Превентива”, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются: сложность организации эффективного контроля и отчетности; трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла; длительность сроков подготовки и согласования документов; медленный поиск документов; сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей; трудоемкость получения сводных отчетов и журналов; в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др. Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков. Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В консалтинговом объединении “Превентива” график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект (рис. 6).
Рисунок 6 – Схематическое изображение документооборота Прием и регистрация документов. На предприятии различают три основных потока документации: входящие документы, поступающие из других организаций; исходящие документы, отправляемые в другие организации; внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе. Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов. Существует необходимость во внедрении системы электронного документооборота. Для этого необходимо разработать следующие задачи: - создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами; - единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий; - повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами; - регламентация документационных процессов; - упорядочивание документооборота; - обеспечение комплексного контроля исполнения документов; - повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму; - соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов; - обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище; - снижение риска потерь документов. В рамках подготовки к проекту внедрению системы электронного документооборота потребуется: - проведение анализа процедур документооборота в Компании и их усовершенствование в части более четкого распределения функций и обязанностей; - формализация процедур документооборота с передачей управляющих и контрольных функций ответственному лицу (в части документов корпоративного уровня); - формализация прохождения основных типов документов с описанием их жизненного цикла, определением точек входа, выхода и промежуточных состояний; - принятие комплекса организационных мер по упорядочиванию движения документов в пределах Компании; - разработка или доработка положений и инструкций по документообороту в Компании.
Популярное: Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (259)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |