Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс­пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп­лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается значение и место каждого научного исследо­вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап — выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап — экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта­пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек­се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс­пертизы ценности НТД, относятся:

1) происхождение (роль и место учреждения, органи­зации и предприятия в системе учреждений, организа­ций и предприятий в хозяйстве страны в це­лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе­мых им функций, время и место образования, авторство документов);

2) содержание (значимость события, явления, пред­мета, отраженного в документах);

3) значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

4) внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

5) наличие резолюций, пометок;                              

6) особенности передачи текста;

7) подлинность;

8) особенности материальной основы документа;

9) особенности физического состояния, полнота, со­хранность документа.

Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра­боткам являются:

1) степень отражения уровня состояния науки и тех­ники, производства в определенный период развития общества;

2) значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон­струкции, технологии на момент внедрения для разви­тия отраслей и народного хозяйства в целом;

3) принципиальная новизна, уникальность, оригиналь­ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

4) экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

5) социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв­ляются:

1) этапность научных исследований (стадийность тех­нических разработок);

2) степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3) степень отражения в научно-техническом докумен­те реально существующего явления или объект.

Для организации и проведения экспертизы ценно­сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс­пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите­лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон­структор или его заместитель). ЭК является совеща­тельным органом, работает в непосредственном кон­такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде­ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно­сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране­ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори­ческого значения.

Организации и предприятия по ис­течении сроков хранения документов организуют пе­редачу их на государственное хранение в установлен­ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя­нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи­зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле­выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда­ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую­щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен­тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова­тель расписывается. Книга учета посещений заводит­ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар­тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку­ментов и располагается в порядке возрастания их обо­значений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар­точка остается в контрольной картотеке.

Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику­ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.

Заключение.

Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ­ных условиях специалист физически не в состоянии са­мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до­кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех­нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про­водится их подробный анализ, устанавливается сход­ство, различие и т.д., и в конце концов создается про­ект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес­сорско-преподавательским составом высших и сред­них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало­ги своих работ, в которые включены сведения о типо­вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список использованной литературы.

1. Борушек Л.С. Единая система конструкторской документации. – М.: Издательство стандартов, 1989.

2. Васильев А.Л. Стандартизация для всех. – М.: Издательство стандартов, 1992.

3. Гончаров А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. – М.: Академия, 2005.

4. Гуторова И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Приор, 2001.

5. Единая система технологической документации. – Мн.: Издательство стандартов, 1992.

6. Зиньковская Н.В. Сертификация: теория и практика. – М.: Приор, 2002.

7. Крылов Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. – М.: Юнити, 2003.

8. Лифиц Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. – М.: Юрайт, 2001.

9. Общетехнический справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. – М.: Машиностроение, 1990.

10. Сергеев А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. – М.: Логос, 2001.

11. Сертификация сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. – М.: Логос, 2001.

12. Соломахо В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. – Мн.: ДизайнПро, 2004.

13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.