Основные компоненты информационной технологии обработки данных:

Ø сбор данных (по мере выполнения фирмой хозяйственных операций, каждое действие сопровождается записями данных);

Ø обработка данных (для создания информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

· классификация или группировка;

· сортировка для упорядочивания записей в соответствии с целью (хронологически, по алфавиту и т.д.);

· вычисления реквизитов, показателей;

· укрупнение или агрегирование для уменьшения количества данных);

Ø хранение данных (данные, полученные хронологически в процессе операционной деятельности необходимо группировать и сохранять для формирования отчетности за налоговый или хозяйственный период или для дальнейшего использования, в зависимости от цели, данные могут сохраняться в виде файлов, в базах или хранилищах данных);

Ø Создание отчетов и документов (в ИТ обработки данных отчеты и документы создаются для внешних партнеров или руководства).

10. Информационные технологии поиска.
"Поисковые системы" осуществляют поиск среди документов базы или иных массивов машиночитаемых данных, содержащих заданные слова. Электронные ПС с помощью обычных или интеллектуальных терминалов (ПЭВМ) дают возможность пользователям производить поисковые запросы при помощи формальных и описывающих содержание элементов и с применением специальных логических операторов; осуществляют поиск среди документов базы или иных массивов машиночитаемых данных, содержащих заданные слова. Поисковые системы позволяют осуществлять только поисковые процедуры и связанные с ними процессы. Информационно-поисковые системы ПС с большим набором функций и возможностей обычно входят в состав СУБД и именуются информационно-поисковыми системами. Они также создаются и используются для эффективного нахождения пользователями необходимых им данных, в том числе в Интернете. Терминологически "информационно-поисковая система" (англ. "information retrieval system", IRS) - представляет систему, предназначенную для поиска и хранения информации; пакет программного обеспечения, реализующий процессы создания, актуализации, хранения и поиска в информационных базах и банках данных. Информационно-поисковая система трактуется и как система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска, а база данных - как совокупность средств и методов описания, хранения и манипулирования данными, облегчающих сбор, накопление и обработку больших информационных массивов. Организация различных БД отличается видом объектов данных и отношений между ними. Функционирование современных ИПС основано на двух предположениях: 1) документы, необходимые пользователю, объединены наличием некоторого признака или комбинации признаков; 2) пользователь способен указать этот признак.

Современные технологии текстового поиска охватывают большой спектр проблем:

теория информационного поиска;

· методы удовлетворения потребностей пользователей в: сборе информации; организации данных; хранении информации в разном виде; поиске информации по разным критериям; распространении информации. Обеспечении интерфейсов между пользователями и средствами управления ресурсами неструктурированной или слабоструктурированной информации, поддерживаемой в компьютерной среде.

11.   Информационные технологии поддержки принятия решения.
Информационная технология  поддержки принятия решения – это вид ИТ, которая помогает пользователю с помощью компьютерной системы обрабатывать большие объемы информации и принимать решения. Человек участвует в этом процессе на начальной стадии, когда вводит начальные данные, и на завершающей стадии, когда на основе информации, полученной в процессе обработки, принимает окончательное решение.  Такое циклическое взаимодействие между пользователем и компьютерной системой, когда человек выступает в качестве управляющего звена, а компьютерная программа, на основании управления создает новую информацию, называется итерационным процессом. Окончание итерационного процесса происходит по воле человека.  В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из интеллектуальной системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

12.  Информационные технологии экспертных систем.
Экспертные системы основаны на использовании искусственного интеллекта. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникает необходимость.  Экспертные системы (ЭС) - это сложные программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в конкретных предметных областях и тиражирующие этот эмпирический опыт для консультаций менее квалифицированных пользователей.
Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются:

Ø интерфейс пользователя,

Ø база знаний,

Ø интерпретатор,

Ø модуль создания системы.

Интерфейс пользователя. Менеджер или специалист использует интерфейс пользователя для ввода информации и команд запроса в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды запроса включают в себя параметры, регулирующие процесс обработки знаний.

Менеджер может использовать четыре метода ввода информации:

Ø меню;

Ø команды;

Ø естественный язык;

Ø собственный интерфейс.

Информация выдается обычно в форме значений, присваиваемых определенным переменным, или в виде других объектов системы знаний. Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только готовые решения, но и объяснения.  Технология работы с экспертной системой не проста, поэтому важно, чтобы интерфейс такой системы был дружественным и прозрачным.

13.  Информационные технологии баз данных.  Базы и модели баз данных.
База данных -  это информационная модель предметной области, совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе, упакованных данных, при наличии минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений. Данные в виде файлов БД хранятся во внешней памяти (на носителях данных) и используются в качестве входной информации при решении задач. В настоящее время используются следующие типы моделей описания баз данных: иерархическая;сетевая;реляционная;объектно-ориентированная.  

Иерархическая модель исторически наиболее ранняя, в ней для описания базы данных применяются древовидные структуры. «Дерево» состоит из нескольких уровней, представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Под элементами предполагаются список, совокупность, набор атрибутов, элементов, описывающих объекты БД.

Сетевая модель описывает элементарные данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. Такая сеть отражает связи между объектами, когда каждый порожденный элемент имеет более одного исходного и может быть связан с любым другим элементом структуры. Сетевые модели могут быть многоуровневыми, иметь разную степень сложности. База данных, описываемая сетевой моделью, состоит из областей, области состоят из записей, а записи – из полей.

Реляционная модель имеетв своей основе понятие «отношения» и ее данные формируются в виде таблиц. Отношение – это двумерная таблица, имеющая свое название, в которой минимальным объектом действий , сохраняющим ее структуру является строка таблицы (кортеж), состоящая из ячеек таблицы – полей. Каждый столбец таблицы отражает только один компонент этого отношения. С логической точки зрения реляционная база данных представляется множеством двумерных таблиц различного предметного наполнения, взаимосвязанных по индексам или ключам.
Объектно-ориентированная модель использует объектную декомпозицию. При этом статическая структура системы описывается в терминах объектов и связей между ними,а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый тип объекта системы обладает своим собственным поведением.

14. Классификация и характеристики СУБД.
СУБД  – комплекс программ, который реализует централизованное управление данными, хранимыми в базе, а также доступ к ним, поддержку их в актуальном режиме.

СУБД классифицируются: по выполняемым функциям на:

операционные, предполагающие иные виды обработки по получению информации, не хранящейся в явном виде в базе данных;

информационные, позволяющие организовать хранение данных, поиск и выборку данных по критериям, а также поддерживающие целесообразность и целостность данных.; по сфере применения на:

· универсальные;проблемно-ориентированные;

Ø по используемому языку общения на:

• замкнутые, имеющие собственные языки общения пользователей с базами данных;открытые, в которых используется язык программирования, расширенный операторами языка манипулирования данными;

Ø по числу поддерживаемых уровней моделей данных на:одноуровневые системы;двухуровневые системы;трехуровневые системы;

Ø по способу установления связей между данными на: реляционные базы данных;иерархические базы данных;сетевые базы данных;

Ø по способу организации хранения данных и выполнения функций обработки базы данных на: централизованные;распределенные.

15. Информационные технологии управления.
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных. ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с обработкой информации для принятия тех или иных управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при малой структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

В большинстве случаев ИТ управления направлена на создание отчетов различных видов.

Виды отчетов

· регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ выполнения производственного плана.

· специальные отчеты создаются по специальным запросам менеджеров или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

Формы отчетов

· суммирующие отчеты - данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;

· сравнительные отчеты - содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;

· чрезвычайные отчеты - содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.

Требования к отчетам.

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

16. Информационные технологии автоматизации офиса. Определение программные инструменты.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология  автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.   Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных . Обязательным компонентом любой компьютерной информационной технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.