Способы получения справочной информации в среде Excel .

Отделение ускоренного обучения,

Экономический факультет,

Курс, 3 семестр, 2002

«Работа в среде EXCEL . Средства управления базами данных в EXCEL ».

1. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.

2. Способы получения справочной информации в среде Excel.

3. Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.

4. Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.

5. Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).

6. Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).

7. Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.

8. Назначение специальной (частичной) вставки.

9. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов.

10. Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).

11. Условное форматирование. Автоформат.

12. Формулы. Ввод и копирование формул. Мастер функций, палитра формул.

13. Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ.

14. Диаграммы. Построение, редактирование.

15. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа.

16. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt.

17. Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа.

18. Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных. Примеры.

19. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных.

20. Ввод данных с помощью формы базы данных.

21. Сортировка базы данных.

22. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.

23. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев.

24. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свёртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов.

25. Поиск данных с помощью функций баз данных.

26. Подготовка документации к печати в Excel.

Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL . Структура документа Excel . Размеры электронной таблицы.

  Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Строка под ними содержит поле имени и строку имени. Строка состояния программы Excel выдаёт информацию о текущем выборе, команде или операции.

Рабочая книга – многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа. Каждый рабочий лист разделён на столбцы, строки и ячейки, отдельные друг от друга разделительными линиями. Столбцы – это вертикальные разделы, строки – горизонтальные. Ячейка – это область пересечения строки и столбца.

Способы получения справочной информации в среде Excel .

  Меню Справка (Help), содержит следующие команды: «Справка по Microsoft Excel», которая выводит на экран помощника, если он не отключён; «Скрыть помощника»; «Что это такое»? которая позволяет вывести подсказку об элементе, указанном на экране; «Office на Web», запускающая ваш браузер (программу просмотра, называемую ещё обозревателем) и подключающая его к узлам Microsoft в Интернете, которые предлагают дополнительную справочную информацию; «О программе», сообщающая информацию о программе Microsoft Excel. Две команды не появляются в кратком меню и для их отображения нужно нажать двойную стрелку в нижней части меню. Команда «Найти и устранить» пытается исправить все ошибки, которые могли произойти при установке Excel.

1.  Окно справочной системы.

  Окно предлагает три вкладки: «Содержание», «Мастер ответов» и «Указатель».

Вкладка «Содержание» подобна оглавлению книги, где каждая глава представлена заголовком со значком закрытой книги. После нахождения интересующего вас раздела можно вывести его содержимое в правой части окна справки. Часто разделы содержат ссылки на другие разделы и справки. Подчёркнутый текст в правой области окна справки является гиперссылкой на другой раздел. Щелчок на гиперссылке активизирует соответствующий раздел. Это напоминает работу с браузером.

  Для поиска нужной информации можно также использовать вкладку «Указатель». Если вы введёте ключевое слово и нажмёте кнопку «Найти» или дважды щёлкните на нужном слове в списке, то получите список всех подходящих разделов справки.

2. Получение справочной информации через Интернет.

Если имеется доступ к Интернету, для вас доступны дополнительные ресурсы. Команда                                   «Office на Web» запускает браузер и подключает его к странице Office Update на Web-узле Microsoft. Этот узел постоянно обновляется, так что там можно найти свежую информацию.

3. Контекстная справка.

Excel позволяет получить информацию о конкретной команде без использования окна справочной системы. Справка такого вида называется контекстно-зависимой или просто контекстной, поскольку она действительно зависит от того, что вы делаете на листе.

4.  Всплывающие подсказки. 

Для тех, кому трудно запомнить назначение всех кнопок панелей инструментов, Excel предоставляет всплывающие подсказки. Если всплывающие подсказки включены, то при установке указателя мыши на кнопке панели инструментов появляется название кнопки. По умолчанию всплывающие подсказки включены. Чтобы отключить их, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», затем - «Настройка» и на вкладке «Параметры» открывшегося окна диалога снимите флажок «Отображать подсказки для кнопок».