Нормирование документационных работ.

Операции СДОУ.

 

1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.

2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов и учётно справочная работа.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.

6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

 

СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

 

           Организация труда работников СДОУ.

 

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

                    Нормированием труда призвало обеспечить      нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

       При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.  

               Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

                  От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Формы организации работы с документами.

  Категории учреждения по объёму документооборота.

  Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

              3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

 

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.

3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

  При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) в технич. оснащённость.

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

  Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

  Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.

3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Нормирование документационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.

  При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

  Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.

  Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1. Определения расходов на работу всего учреждения.

2. Совершенствование методов труда.

3. Поощрения служащ. к труду.

4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5. Улучшения планирования работы учреждения.

6. Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по           документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)

Мon-оптимальное время.

К-сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).

Mon=59,6 мин. К=8%.

Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов.

Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)

Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников)

Нвр.-средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа.

О-количество документооборота (корреспонденция 1 год).

К-коэфициент измерения трудоёмкости раб.

М-годовой наминальный фонд рабочего времени.

А-коэфициент неявок на работу=0,3.

 

 

      Список используемой литературы.

 

 

1. Секретарское дело, Кузнецова Т.Н., Москва, 1998г.

2. Курс делопроизводства, Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Москва-Новосибирск, 1998г.

3. Секретарское дело, Бондырева Т.Н., Москва «Высшая школа», 1989г.

4. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие.-М.: Высшая школа, 1989г.

5. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991г.