Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете.

Введение.

    Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности.

    В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах).

    Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

- Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;

- Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;

- Коды;

- Отчетные разработки, получаемые автоматически;

- Программы работ вычислительной техники;

- Технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

При этом программы обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др.

Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программа регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.

В данной курсовой работе мы рассмотрим автоматизацию учеты заработной платы на малом предприятии с помощью индивидуально разработанного комплекса по автоматизации учета заработанной платы.

Основные аспекты использования вычислительной техники в бухгалтерском учете.

Особенности использования электронно-вычислительной техники в учете.

   Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.