Документальное оформление учета нематериальных активов

Основанием для зачисления на баланс объекта нематериального актива является первичный документ. В настоящее время специальные первичные документы для учета операций с нематериальными активами разработаны только для таких видов нематериальных активов, как объекты права интеллектуальной собственности. Типовые формы первичного учета этих нематериальных активов утверждены приказом №732 от 22.11.2004 г.[11] .

Для других видов нематериальных активов специальные формы первичного учета не разработаны. Как правило, для первичного учета нематериальных активов приспосабливали типовые формы по учету основных средств (ОЗ-1, ОЗ-2, ОЗ-3 и т.д.). Но когда появились типовые формы первичного учета объектов права интеллектуальной собственности, целесообразнее использовать именно их для учета других видов нематериальных активов. В тоже время для исключения объектов из состава нематериальных активов при передаче другому предприятию (безвозмездная передача, взнос в уставный капитал), оформления внутреннего перемещения не обойтись без формы ОЗ-1.

Описание типовых форм первичного учета для объектов права интеллектуальной собственности.

НА-1 «Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (см. Прил. 1).

Форма НА-1 «Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (объект права интеллектуальной собственности) применяется предприятиями, учреждениями, организациями (предприятия) независимо от форм собственности для оформления операций по вводу в хозяйственный оборот и использованию отдельных приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности.

Акт заполняется в одном экземпляре на основании технической, научно-технической и другой документации (лицензионный договор, авторский договор, патент и т.п.), подписывается председателем и членами комиссии, лицом, ответственным за принятие для использования объекта права интеллектуальной собственности.

Оформленный документ подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на то лицом.

НА-2 «Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (см. Прил. 2).

Форма НА-2 Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов применяется для аналитического учета объектов права интеллектуальной собственности, а также для аналитического учета группы однотипных по назначению и условиям использования объектов, которые поступили в одном календарном месяце и одному ответственному за их исполнение лицу.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов права интеллектуальной собственности, заполняется в одном экземпляре на основе «Акта ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (типовая форма № НА-1).

Основанием для отметок в инвентарной карточке о выбытии объекта права интеллектуальной собственности является «Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (типовая форма №НА-3).

НА-3 «Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (см. Прил. 3).

Форма НА-3 Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов применяется для оформления выбытия таких объектов при их списании (ликвидации). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной приказом (распоряжение) собственника или уполномоченного органа (должностного лица), осуществляющего руководство предприятием, подписывается председателем и членами комиссии, лицом, которое было ответственным за использование объекта права интеллектуальной собственности, утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на то лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, которое было ответственным за использование объекта права интеллектуальной собственности.

НА-4 «Инвентаризационная опись объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (см. Прил. 4).

Форма НА-4 Инвентаризационная опись объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов составляется в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому месту нахождения объектов права интеллектуальной собственности и за каждым лицом, ответственным за использование объектов права интеллектуальной собственности. В инвентарную опись включается каждый отдельный объект права интеллектуальной собственности.  При составлении инвентаризационной описи лицо, ответственное за использование объектов права интеллектуальной собственности, дает расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы переданы бухгалтерской службе и все объекты права интеллектуальной собственности, полученные для использования и хранения, оприходованы, а те объекты, выбывшие (ликвидированы), списаны. Инвентаризационную опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и лицом, ответственным за использование объектов права интеллектуальной собственности. При этом лицо, ответственное за использование объектов права интеллектуальной собственности, подтверждает, что проверка этих объектов произошла в ее присутствии, что она не имеет к членам комиссии никаких претензий и что она принимает на ответственное хранение перечисленных в описании объекты права интеллектуальной собственности.

Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерские службы предприятия для заполнения данных о количестве, стоимости объектов права интеллектуальной собственности и сумму накопленной амортизации по данным бухгалтерского учета.

Для обобщения информации о наличии и движении необоротных активов, в том числе и нематериальных активов, а также для отражения капитальных инвестиций предназначен Журнал 4, который ведется по кредиту счетов 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19,35.

В I разделе Журнала 4 (составляется ежемесячно) находит отражение, в частности, информация о кредитовых оборотах по счету 12 (то есть здесь будут отражены суммы по операциям, связанные с выбытием и уценкой нематериальных активов). Во II разделе отражаются, в частности, обороты по кредиту счета 15 (то есть здесь можно найти информацию о формировании первоначальной стоимости нематериальных активов).

Аналитический учет нематериальных активов и амортизации ведется по каждому объекту отдельно в инвентарных карточках учета, а также в ведомости 4.3 к Журналу 4 (составляется ежегодно).

Кроме того, для обобщения информации о движении нематериальных активов предназначен раздел I «Нематериальные активы» формы №5 Примечания к годовой финансовой отчетности.

Таким образом, основанием для зачисления на баланс объекта нематериального актива является первичный документ. Приказом Министерства финансов Украины от 22.11.2004 г. №732[11] утверждены типовые формы первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов:

– НА-1 Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-2 Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-3 Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-4 Инвентаризационная опись объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов.

А также для накопления и обобщения информации, содержащийся в принятых в учетных первичных документах по нематериальным активам, Методическими рекомендациями №356 предусмотрен Журнал 4.

Для аналитического учета нематериальных активов к Журналу 4 предусмотрена Ведомость №4.3.

Выводы по первому разделу.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о нематериальных активах и раскрытие информации о них в финансовой отчетности определены ПБУ 8 "Нематериальные активы. Данный стандарт применяется при учете операций с нематериальными активами, которые осуществляются с 01.01.2000 г.  Нормы ПБУ 8 "Нематериальные активы" применяются предприятиями, организациями и другими юридическими лицами независимо от форм собственности (кроме бюджетных учреждений).

Согласно данного положения нематериальный актив - это немонетарный актив, не имеющий материальной формы, может быть идентифицирован и содержится предприятием с целью использования более одного года (или одного операционного цикла, если он превышает один год) для производства, торговли, в административных целях или предоставления в аренду другим лицам.

Нормами этого стандарта определены:

1) классификация нематериальных активов;

2) условия признания нематериальных активов в бухгалтерском чете при зачислении их на баланс и отражения в финансовой отчетности;

3) правила оценки нематериальных активов:

– в момент первичного признания;

– на дату баланса;

– в течение срока эксплуатации;

4) порядок переоценки и амортизации;

5) правила отражения в бухгалтерском учете и отчетности выбытия нематериальных активов.

Бухгалтерский учет нематериальных активов ведется в отношении каждого объекта по следующим группам:

– права пользования природными ресурсами,

– права пользования имуществом,

– права на коммерческие обозначения (на знаки для товаров и услуг),

– права на объекты промышленной собственности,

– авторское право и смежные с ним права (в том числе программы для ЭВМ),

– другие нематериальные активы.

При организации бухгалтерского учета нематериальных активов необходимо использовать основные нормативные документы, действующие в Украине. Основными из которых являются:

1. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» [3]

2. План счетов бухгалтерского учета предприятий, организаций и учреждений [10]

3. ПБУ 8 «Нематериальные активы» [12]

4. Приказ Минфина Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов" [11]

5. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов [9]

6. Закон Украины «Об авторском праве и смежных правах» [2]

7. Закон Украины «Об охране прав на изобретения и полезные модели» [5]

8. Закон Украины «Об охране прав на промышленные образцы» [6]

9. Закон Украины «Об охране прав на топографии интегральных микросхем» [8]

10. Закон Украины «Об охране прав на сорта растений» [7]

11. Закон Украины «Об охране прав на знаки для товаров и услуг» [4]

Для накопления и обобщения информации, содержащийся в принятых в учет первичных документах по нематериальным активам, Методическими рекомендациями №356 предусмотрен Журнал 4.

раздел I – по кредиту счета 12 и субсчета 133;

раздел II – по кредиту счета 15 (субсчета 154).

Для аналитического учета нематериальных активов к Журналу 4 предусмотрена Ведомость № 4.3. А так же Приказом Министерства финансов Украины от 22.11.2004 г. №732 [11]утверждены типовые формы первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов:

– НА-1 Акт ввода в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-2 Инвентарная карточка учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-3 Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов;

– НА-4 Инвентаризационная опись объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов.