Подготовка конкурсной программы

Подготовка конкурсной программы требует значительного времени, из-за большого объема работы. Тем более, если конкурсная программа проводится на городском уровне, необходимо продумать все этапы проведения, начиная со сценария и, кончая рекламой, обеспечить доходность, достаточный денеж­ный сбор, интерес к мероприятию, аудиторию. При этом цены на билеты должны быть доступны для посетителей со средним достатком. Органи­зация проведения мероприятия возлагается на продюсера (ме­неджера) программы.

В процессе подготовки таких программ продюсер взаимодействует с большим количеством партнеров, среди которых:

· официальные структуры (департаменты, министерства, комитеты, административно-территориальные учреждения и т.д.);

· фирмы-производители технических средств (световое, звуковое, сценическое оборудование и т.д.);

· финансовые учреждения (банки, финансовые компании);

· рекламные агентства;

· модельные агентства;

· дизайнерские и оформительские фирмы;

· концертные залы, стадионы, спортивно-зрелищные сооружения;

· средства массовой информации (телевидение, радио, пресса);

· транспортные фирмы;

· гостиницы.

Процесс организации и проведения развлекательной программы предполагает большую и разностороннюю деятельность, связанную с выбором программы, которая бы привлекла максимальное количество зрителей, под­бором творческих коллективов, репетициями, поиском технического и сценарного оборудования, костюмов, заключением договоров, решением организационных вопро­сов, достижением максимума результатов от вложенных средств. Сумма затрат должна быть перекрыта суммой доходов мероприятия. Для этого ему необходимо подготовить проект конкурсной программы, в котором учитывались бы все особенности и нюансы. Однако и самая тщательная подготовка программы не заменит увлекательной импровизации участников уже непосредственно в процессе проведения конкурса.

Основные разделы работы:

1. Краткое описание работы.

2. Этническая характеристика праздника, традиции, обряда.

3. Сценарий мероприятия, программа проведения.

4. Дополнительные услуги, сопровождающие мероприятие.

5. Расчет затрат на проведение мероприятия.

6. Проект финансового и договорного обеспечения.

7. Рекламное и эскизное обеспечение.

  Краткая характеристика проекта – это своего рода ре­зюме, где лаконично описана основная идея мероприятия с аргументами в ее пользу, доказываются первому про­хожему огромные преимущества вашего проекта.

В разделе приводятся краткие обобщения из семи разде­лов: что будет проводиться, как намечается организовать ме­роприятие, почему люди заинтересуются им, выгодность мероприятия, затраты, прибыль, рентабельность, финансовые источники, срок проведения мероприятия, время на подготовку, сколько раз будет повторено, какие основные мероприятия предусматрива­ются в программе, дополнительные услуги, что они дадут, почему избраны именно эти услуги.

Предусматривается описание события, которому посвящено мероприятие. Например, «Фестиваль музыки городов первого салюта»: какие города из­браны, о каких салютах идет речь, почему в данный период, в каких городах будет проводиться и т. д. То есть, детально опи­сываются исторические или этнические элементы события, приводятся данные специальных исследований, монографий, со­бственные наблюдения автора, описывается история становления праздника, его эволюция, основные фрагменты действия, как ме­роприятие гармонирует с событием, оказывает влияние на зри­теля, служит целям возрождения национальной культуры данной местности. В частности, кроме краткого описания, в нем предусматривается этническая характеристика праздника, традиции, обряда, с которым связы­вают основное действие.

В плане подготовки и проведения мероприятия приводит­ся состав оргкомитета, перечень организационных мероприятий, дата, ответственные за проведение тех работ, которые должен организовать продюсер в период подготовки мероприятия, со­ставить эскизы оформления зала, подготовить и оформить сце­ну, дать рекламу, заказать технические средства, транспорт, заключить договора, изготовить билеты, приобрести реквизит, цветы, призы, найти костюмы, оплатить труд, осуществить худо­жественную подготовку мероприятия, репетицию, организовать дополнительные услуги (платные и бесплатные).

Сценарий и программа мероприятия включает описание фабулы, основных мизансцен, действующих лиц, диалоги, пес­ни, стихи, действия, музыкальное, световое, шумовое оформле­ние, т.е. своего рода либретто мероприятия. Сценарий может предус­матривать небольшие по масштабу мероприятия художественного народного творчества, детские и молодежные конкурсы, смотры самодеятельных коллективов, чествования, показательные вы­ступления (отчеты) студий, выставки изделий художественного народного и прикладного творчества, вечера семейного отды­ха, утренники, юбилейные вечера. Могут быть более крупные события-гулянья, посвященные государственным праздникам – 8 Марта, 1 Мая, 7 октября, 7 января. Новому году, Дню молоде­жи, Дню защиты детей, Дню Победы, Дню города (улицы), Празд­нику урожая, религиозным праздникам – Троица, Пасха и т. д. Оценивая творческий и коммерческий потенциал сценария продюсер должен просчитать, оправдает ли он немалые затраты, связанные с его реализацией.

    Специальный раздел должен быть посвящен описанию последовательности проведения мероприятия (этапам) – с чего начинается, какие, где, когда происходят действия, с указанием ответственных за отдельные мероприятия и за всю программу в целом. Какие играют оркестры, когда, какие выступления, в ка­кой последовательности, как проходят игровые программы, фей­ерверк, хлопушки и т. д. Когда ведется награждение, кем, как.

    В этом разделе говорится мероприятия о всей панораме, его слагаемых, основных действиях, а также даётся их под­робное описание.

    Кадровый состав, расчет заработной платы. Состав участников должен быть достаточным для проведения мероприятия, но без излишеств, т. к. большое количество заня­тых затрудняет управление коллективом, вносит много неразбе­рихи, удорожает стоимость.

    Важным этапом создания программы является создание творческого коллектива, постановочной группы, организаторов, кассиров, обслуживающий персонал. Количество творческих работников определяется сцена­рием действия. Формирование коллектива предусматривает привлечение штатных сотрудников организации культуры, а так же временных работников, по договору, на период подготовки и проведения мероприятия.

Постановочный коллектив мероприятия представлен тремя группами: административно-постановочной, инженерно-технической и исполнительской.

В административно-постановочную группу входят:

· Директор;

· Режиссер-постановщик;

· Сценарист;

· Юрист;

· Главный бухгалтер;

· Менеджер;

· Продюсер.

Инженерно-техническую:

· Дизайнер;

· Звукорежиссер;

· Светорежиссер;

· Хореограф;

· Стилист – визажист.

Исполнительский состав:

· Ведущие.

Их должностные обязанности выглядят следующим образом:

Директор ведет общие руководство мероприятием, создает административную группу, составляет графики работы, находит спонсоров, заключает договора, заказывает билеты, афиши, рекламу, несет общую ответственность за мероприятие. Директор участвует в составлении и заключении договоров, обеспечивает выполнение обязательств перед партнерами по заключенным договорам, следит за ходом подготовки шоу-представления.

Режиссер-постановщик осуществляет творческое руководство художественным и артистическим персоналом праздника. Формирует состав исполнителей. Проводит репетиции. Руководит работой художественно-постановочной части по подготовке шоу-программы. Контролирует сохранение идейного и художественного замысла всего представления. Обеспечивает соблюдение трудовой, творческой дисциплины во время репетиций.

Сценарист пишет сценарий.

Юрист составляет и корректирует договора. Дает необходимые рекомендации по соблюдению правовых и юридических норм. Участвует в спорных вопросах и в конфликтных ситуациях.

Главный бухгалтер составляет и корректирует сметы и другие документы, связанные с материальными ценностями. Начисляет и составляет отчеты по оплате труда участникам шоу-программы. Следит за своевременной выплатой и выполнением работ по организации и проведению всего праздника. Внимательно контролирует расход и поступление денежных средств на проведение мероприятия.

Менеджер обеспечивает необходимую информацию для населения о проводимом празднике и его высоком культурном уровне. Проводит рекламную работу, следит за своевременностью и правильностью распространения рекламы. Организует работу по подготовке к приему зрительской аудитории, участников шоу-программы. Организует нормальные условия работы исполнительского состава праздника. Обеспечивает высокую культуру обслуживания людей. Дежурит на празднике. Рассматривает и выполняет просьбы зрителей в пределах своей компетенции. Организовывает работу торгово-выставочного комплекса в фойе театра. Отвечает за работу техники безопасности, противопожарной защиты и медицинского обслуживания.

Продюсер организует всю работу по проведению праздника и несет ответственность за его состояние и деятельность. Обеспечивает органическое сочетание правовых, экономических и административных методов руководства, моральных и материальных стимулов для развития активности работников в творческо-производственной деятельности, формирование и сохранение в коллективе благоприятного морально-психологического климата.

Дизайнер разрабатывает на основе сценарных материалов декоративно-художественное оформление сцены. Представляет на утверждение руководства эскизы и макеты декораций, костюмов в соответствии с общим творческим замыслом режиссера, а также эскизы рекламы, афиш, пригласительных билетов и т.п. Обеспечивает подбор и подготовку слайдов, необходимых для проведения программы по сценарному плану. Организует и контролирует выполнение всех оформительских работ.

Звукорежиссер занимается поиском и записью фонограмм, необходимых, по мнению режиссера-постановщика, для проведения праздничной программы. Участвует в составлении световой, шумовой и звуковой партитуры для музыкального сопровождения номеров. В момент проведения шоу-программы отвечает за качество и своевременность музыкальных заставок и сопровождений.

Хореограф отвечает за готовность номеров в момент проведения сводных репетиций. Вместе с режиссером-постановщиком участвует в работе с манекенщицами и моделями с целью пластического и хореографического разрешения задуманного по сценарному плану. Принимает участие во всех репетициях, внося необходимые изменения и дополнения по ходу их проведения.

Светорежиссер - постановка света.

Стилист – визажист - подготовка конкурсанток к проведению конкурса.

Ведущие - ведут мероприятие.

                                 ГЛАВА II