Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

  - срок хранения.

 

Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

 

Форма описи:

 

ЗАО «Строительная Компания «Дружба» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.					УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№__________
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела		Кол-во листов		Примечание

В опись № __________включены _______________________дел

        (цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК                 Подпись                  И.О.Фамилия     

Члены ЭК                             Подпись                  И.О.Фамилия                                          Подпись               И.О.Фамилия                                                  

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ООО «ДИН» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

 

 

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дел)

Дата дела или крайние даты дел

Кол-во дел (томов)

Примечание

 

Итого: _______________дел за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

 

Председатель ЭК Подпись               И.О.Фамилия                                          

  Члены ЭК                                                                     

И.О.Фамилия                                      Подпись

И.О.Фамилия                                      Подпись

 

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

 

 

Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

 

Кол-во листов

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка в получении

Дата возвращения

Расписка в приеме

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела           подпись            И.О.Ф.

Приложение 6

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики

2. Документы по материально-техническому снабжению

3. Материалы справочного и информационного характера

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

8. Приказы подведомственных организаций

9. Проекты планов

10. Проекты смет расходов

11. Расчеты

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

13. Технологические карты

14. Технические условия

15. Учебные планы и программы

16. Чертежи

 

 

	Приложение 7
ООО «ДИН» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов  к уничтожению	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН»   _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

 

На основании перечня__________________________________________________________

                                                                         (название и выходные данные перечня

____________________________________________________________________________                                      документов с указанием сроков хранения)

 

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание

 

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

              (цифрами и прописью)

 

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором Компании.

 

 

Председатель ЭК                                __________________И.О.Ф.

 

Члены ЭК                                   __________________И.О.Ф.

 

                                                   __________________И.О.Ф.

		Приложение 8
	ООО «ДИН»   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ Москва   На _______ год	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН»   _____________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

 

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

дел