Что даст Вам использование электронной почты?

Электронная почта является наиболее популярным дополнением к вычислительным сетям использующимися в крупных организациях для координации деятельности всех сотрудников. При использовании для связи между сотрудниками она оказывается удобнее телефона, так как позволяет оперативно передавать такую информацию, как отчеты, таблицы, диаграммы и т. п., которые по телефону передать невозможно. Обычно электронная почта работает в пределах локальной сети, но такие системы как Internet предлагают электронно-почтовые услуги в районном, национальном или даже в мировом масштабе. Работа электронной почты не зависит от места нахождения, времени, и Вы можете вести переписку с адресатом, который находится на другом конце света и, возможно, не находится на рабочем месте в то время, когда Вы передаете ему свое сообщение.

Электронная почта способна заменить в большинстве случаев телефон, автоответчик, факс и почти всегда заменяет обычную бумажную переписку экономя при этом Ваши деньги, тонны бумаги и сохраняет, что не маловажно в наше время, Ваши нервы когда Вы пытаетесь дозвониться до адресата, ждете важную телефонограмму, пытаетесь отправить факс по не качественным телефонным каналам, или тщетно пытаетесь найти очень важную бумагу на своем рабочем столе.

Электронная почта демонстрирует наилучшие качества компьютера, предназначенного для управления рабочими процессами, ведения коммерции и т. п. Уже ни для кого не является секретом или открытием, что эффективные средства коммуникации играют чрезвычайно важную роль во многих сферах человеческой деятельности. При отсутствии хорошей связи в бизнесе соотношение прибыль/потери вряд ли будет хорошим. Поэтому правильно поступают те компании, которые осознают важность коммуникационных средств, в том числе и электронной почты.

Ознакомившись с выше изложенным, наверняка, Вам захочется оценить, действительно ли Вы нуждаетесь в электронной почте. Одним из важных факторов является структура и размеры Вашей организации и офиса. Если он не велик и рабочие места сотрудников расположены близко друг от друга, и вам нет необходимости получать информацию от сторонних фирм, организаций, а также Ваши расходы по междугородним телефонным разговорам не велики (или они Вас устраивают), то, возможно, Вам электронная почта не нужна. В маленькой организации записка, положенная на стол, может быть не менее эффективной, чем полученная по электронной почте. Не нужно стремиться к высокой технологии только ради нее самой.

Если же Ваша компания нуждается в постоянном получении информации (служебной, коммерческой или любой другой), опыт последних лет развития коммуникаций убедительно показывает, что электронная почта это самый дешевый, быстрый, надежный и эффективный источник получения необходимой информации. Не дорогую, но эффективную, электронную почту можно установить, имея всего лишь компьютер с программой электронной почты, модем и телефонную линию. Зарегистрировавшись у местного провайдера Internet и открыв у него свой почтовый ящик, Вы можете отправлять и получать электронную информацию, и при этом тратить деньги гораздо меньшие чем при междугородних переговорах.

Если же ваша компания большая, имеет территориально удаленные филиалы, Ваши сотрудники часто выезжают за пределы своего офиса, если вам трудно собрать всех нужных исполнителей вместе для обсуждения проектов, то электронная почта наверняка будет весьма полезной. При отсутствии современных качественных коммуникаций управлять большой компанией весьма затруднительно и не эффективно. В этом случае будет представлять большой интерес не только система электронной почты, но и создание корпоративных сетей, а так же средства для обеспечения координации деятельности рабочих групп.

Достоинства и необходимость электронной почты мы уже рассмотрели. Корпоративные сети в крупных организациях позволяют объединить удаленные офисы и филиалы, расположенные даже в других регионах, и пользоваться всеми преимуществами компьютерной сети общим дисковым пространством, архивами, общими прикладными программами и ввод в них данных, электронной почтой. Средства для обеспечения координации деятельности рабочих групп позволяют решать комплекс задач, которые также могут быть решены при помощи корпоративных сетей, - это планирование и управление работой над проектами, ведение общего баланса, платежных документов и финансовой деятельности, вести общий календарь событий и т. п.

Корпоративная сеть будет иметь большую эффективность если она будет иметь так же внешний источник получения информации, такой как Internet. Это позволяет передавать и получать информацию со всего мира, а также любой сотрудник из любой точки мира может связаться со своим офисом с помощью электронной почты.

Корпоративные сети - это, разумеется, не дешевое удовольствие, создание и поддержание эффективно работающей корпоративной сети подразумевает вложение финансовых средств, но отдача от использования современных высоких технологий довольно быстро скажется на Вашем бизнесе.

Немаловажный аспект имеет защита Вашей информации, если она выходит за пределы Вашего офиса (или сети). В данном случае имеет смысл защищать информацию от не санкционированного доступа. В настоящее время имеется не мало средств для шифрования электронной почты, они позволяют шифровать отправляемое сообщение и только адресат, которому предназначена информация, сможет прочитать оригинал Вашего сообщения. Так же может представлять интерес возможность электронно подписывать документ, где электронная подпись может приравниваться к обычной подписи отправителя. Это можно проиллюстрировать на таком примере. Допустим, Вам необходимо передать конфиденциальную информацию Вашему партнеру по бизнесу в другую страну. Что бы избежать возможное не санкционированное распространение этой информации вы ее зашифровываете и электронно подписываете, что бы ваш партнер был уверен, что информация поступила именно от Вас, а не от Ваших конкурентов. При получении ее адресат расшифровывает сообщение и проверяет достоверность вашей подписи. В этом случае очень мала вероятность того, что кто-то мог узнать содержание этой информации или подделать Вашу электронную подпись. Для корректной работы у обоих партнеров должна стоять одна и та же система криптографии и электронной подписи и юридически оба партнера ее должны признать.

Узнав преимущества электронной почты и просчитав ее эффективность, Вы внедрив ее в свою работу, можете значительно расширить свой бизнес, увеличить количество партнеров, вне зависимости где они находятся, и добиться более высоких экономических показателей в своей работе.

Мы всеми силами хотим помочь Вам читать почту без головной боли! Если Вам понадобится помощь, мы сможем быстро ответить Вам по телефону 255-945.

Короткий e-mail адрес в домене @ukg.kz легко запомнить. Адрес выбирается Вами самостоятельно, а не диктуется провайдером.

Мы расположены гораздо ближе к нашим пользователям, чем mail.ru, yahoo или hotmail, и следим за тем, чтобы наши сервера не были перегружены.

Почтовый ящик, предоставленный Вам нашей компанией, не имеет ограничения по объему.

Информация о Вас или о Вашей почте никогда не будет передана или продана третьим лицам.

ПОЧТОВЫЕ РАССЫЛКИ И КОНФЕРЕНЦИИ (MAILING LISTS)

Электронная почта может использоваться не только для обмена письмами между двумя пользователями — этот канал может быть использован для организации настоящей «виртуальной газеты», рассылаемой в адреса сразу большого количества людей.

Мы уже знакомы с «темной стороной» этого явления — спамом, навязчивой рекламой, распространяемой без нашего согласия. Однако сам по себе механизм одновременной рассылки одинаковых писем большому числу людей не несет ничего дурного. Напротив, — он помогает своевременно доносить самую свежую информацию до тех, кто в ней заинтересован, значительно облегчая нашу с вами жизнь.

Каждый из нас может найти в Сети громадное количество интересных сайтов, и за всеми ними хорошо бы более-менее пристально следить. Но заходить на одни и те же сайты каждый день, уныло созерцая набивший оскомину лик титульной странички, скучно... Гораздо удобнее, если новости со странички, или хотя бы сведения о ее обновлении, будут приходить к вам сами. Для этого, в частности, и существуют рассылки: заходя на многие сайты, вы можете увидеть прямо на титульной страничке небольшую форму подписки. Впрочем, рассылки существуют не только в качестве «довесков» к тем или иным сайтам: множество тематических «листов» живут сами по себе. Через списки рассылки пользователи получают финансовые данные, биржевые сводки, прогнозы погоды и т. д. — вплоть до анекдотов!

Что ж, на первый взгляд кажется, что работать с рассылками пользователь может лишь в «пассивной» форме, исправно поглощая приходящую информацию. Действительно, если не большая, то большая часть рассылок не предполагает участия пользователей — ведет их один-единственный человек, «модератор», который и является единственным и неповторимым источником информационной свежатины. Ему можно, конечно, и письмо написать, и вполне может статься, что на страницах той же рассылки ваше письмо поместят и на него же ответят... Но все-таки это — не полноценное общение.

Хорошо еще, что в природе, помимо «электронных бюллетеней», существует еще один вид рассылок, в работе которых пользователь как раз может принять самое активное участие — почтовые конференции. И создаются они именно для общения близких по духу людей, каждый из которых может послать свое письмо сразу всем пользователям, внесенным в список.

Безусловно, участие в почтовой конференции — дело куда менее «интимное», чем простая переписка: участники рассылки, подписываясь на нее, принимают на себя обязательство соблюдать определенные нормы поведения, правила, установленные ведущим рассылки — модератором. При нарушении этих правил любой участник может быть либо исключен из конференции, либо переведен на определенный срок в режим «только чтение» (read-only). В дальнейшем мы еще не раз встретимся с такой практикой, — например, при работе с группами новостей.

Подписаться на рассылку можно как через специализированный сервер, так и послав по электронному адресу ее «подписного робота» пустое письмо со словом Subscribe в заголовке. Подписываясь через сервер, вы можете заодно выбрать, в каком формате вы желаете получать письма (обычный текст или HTML), вид рассылки (все письма по отдельности или «дайджест» сообщений раз в неделю) и так далее.