Стандартизация в построении предложений.

 

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов - это когда подлежа­щее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек­том действия является завод, поэтому слово "завод" должно стоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенные правила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стает к концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.

Например:

На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объем работ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока, на который перено­сится изготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при имени существи­тельном принято называть нанизыванием падежей .

Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например: ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,...

Стандартизация текста

 

Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможность сосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный" вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования. Данные тексты представляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленных частей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилю речи.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во вто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

Справка №_________Выдана__________

в том, что_________________________

Справка дана для представления________

Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизве­денной на нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменной информации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ных предложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаков характеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.

Фамилия______________

Имя__________________

Отчество_____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки, выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содер­жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" или даже "порчу" литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

 

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковая разновидность современного русского литературного языка, часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредством документов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразный способ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковых формул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностного лица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа, выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство // журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министра обороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П. «Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001