Типы данных в ячейках электронной таблицы

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО «Информатике»

НА ТЕМУ «Особенности работы с табличным процессором Excel»

Выполнил: студент 1 курса

заочного отделения __________________

специальность «социальный работник» (подпись)

Проверил:__________________

^{(подпись)}

 

2005

Содержание

 

1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel 4

2. Структура документа Excel 5

2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок. 5

2.2 Правила назначения имён. 6

2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы. 7

3. Форматирование данных. 9

3.1 Режимы работы табличного процессора 9

3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки. 9

3.3 Ввод и редактирование формул. 10

4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных. 13

5. Средства для создания печатного документа Excel 16

 

Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel

 

Основное назначение: обработка таблично организованной информации.

Главное достоинство - возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. Возможности Excel :

1) Решает математические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значения функций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.

2) Осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование.

3) Проводит статистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.

4) Реализовывает функции БД.

5) Вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы.

6) Наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков.

7) Позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки.

8) Осуществляет импорт-экспорт.

9) Осуществляет многотабличные связи.

10) Имеет встроенный режим презентаций.

 

Структура документа Excel

 

Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой. Файл с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это диаграмма. 1 файл -1 книга. В 1 книге - до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметь несколько страниц. Переход между листами осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).

Лист имеет матричную структуру и содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных в таблице Excel является ячейка (клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец+строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор.

Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок

 

Адрес ячейки может быть относительным и абсолютным.

Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Ссылки используются в формулах в качестве аргумента.

Задается стиль ссылки: Сервис =>Параметры, вкладка «Основные».

Имеется 2 стиля обозначения адреса:

Стиль А1 (Буква - столбец, число - строка)

Стиль R1C1 (R цифра_строки С цифра_столбец), т.е. и строка и столбец обозначаются сочетанием буква и числа.

Относительный адрес (или просто адрес), состоит из строки и столбца.

Ссылка на блок (группу или интервал ячеек) состоит из адреса верхней правой ячейки и нижней левой ячейки, разделенных двоеточием (А1-.С12).

Относительный аргумент-адрес при копировании формул меняется. Если требуется зафиксировать аргумент-адрес в формуле, то используется абсолютная ссылка (или абсолютный адрес).

Абсолютная ссылка создается из относительной с добавлением $: $А$1 $А1 А$1. Последние 2 примера называются смешанной ссылкой. (Переход между относительной, абсолютной и смешанными ссылками можно осуществить при нажатии F4). Аналогом абсолютного адреса ячейки является собственное имя.

Использование содержательных имён вместо «слепых» адресов при работе с ячейками является элементом хорошего стиля работы и позволяет лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложными взаимосвязями.

Правила назначения имён

 

Правила назначения имени ячейки:

- Начинается с буквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )

- В имени нельзя использовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.

- Длина имени не должна превышать более 255 символов. Правила назначения имени листа:

- Длина имени не более 31 символа

- Имя листа нельзя заключать в квадратные скобки [ ]

- В имя нельзя включать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши (\ /); знак вопроса (?); звёздочка (*).

Присвоить (или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоить или используя поле имени, поставив в него курсор и проведя изменения.

Типы данных в ячейках электронной таблицы

 

Ячейки электронной таблицы могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую любую информацию - данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

- исходные или первичные данные - константы;

- производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.

В обычном режиме работы в ячейках с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данных подразумевает:

- допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;

- допустимое множество операций над этими данными.

1) Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

2) Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.

Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах -точка.

3) Дата и время. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.

4) Формула. Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.

5) Функция. Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно)

Форматирование данных

 

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки. Он индивидуален для каждой ячейки и от него зависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая.

Для формата ячейка существует специальная команда меню Формат=>Ячейки, либо соответствующая команда контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.