Составление номенклатуры дел и формирование дел
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности районного Совета депутатов и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль над правильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующий орготделом. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом: · проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и др.; · устанавливается последовательность группировки документов внутри дела; · изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки; · в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается. Каждое дело должно содержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Порядок хранения документов и передачи дел в архив
Дела с момента их создания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Сотрудники аппарата администрации района хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этом запрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроля ведется тетрадь выдачи дел во временное пользование. Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. [3] Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение. В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью. Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мы рассмотрели вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления на примере администрации Родинского района Алтайского края. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана на основании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы также дали краткую характеристику в данной курсовой работе. Документационное обеспечение администрации непосредственно зависит от управленческих решений, процесс документирования которых требует: · информационной поддержки, то есть обеспечением принимаемого решения необходимой информацией (документами), · согласования с заинтересованными лицами; · редактирования документа; · правильного изготовления; · удостоверения; · отправки; · контроля исполнения документа. Все эти моменты мы подробно рассмотрели и охарактеризовали. Также в курсовой работе была затронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствования документооборота в органах местного самоуправления. Органы местного самоуправления с недавних пор не входят в систему государственной власти, поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.
Популярное: Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (190)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |