Отдел кадров – Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– анкета застрахованного лица;

– заявление об обмене Страхового свидетельства;

– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

– листок исправлений;

– запрос об уточнении сведений;

– справка о смерти;

– опись документов, передаваемых работодателем;

– сопроводительная ведомость;

– справка о соответствии;

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

Отдел кадров – руководство

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

– индивидуальные сведения по сотруднику;

– списки сотрудников;

– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

– штатное расписание.

Отдел кадров – органы статистики

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т.д.

3. SWOT - анализ информационной инфраструктуры фирмы

Для составления матрицы SWOT составим таблицу факторов внешней среды (Таблица 01)

Таблица 01. Внешние факторы

Составим матрицы возможностей и угроз.

Таблица 02. Матрица возможностей

Основными сторонами для рассмотрения являются ячейки возможностей ВС, ВУ, СС. Корректно используя данные возможности, предприятие может в случае возникновения неблагоприятных факторов, снизить убытки до минимума. Также используя эти «плюсы», можно говорить о развитии предприятия в дальнейшем.

Таблица 03. Матрица угроз

Самой опасной угрозой для предприятия является присутствие на рынке высокого числа конкурентов, что не может не беспокоить руководство, так как если не ее учитывать, возможны различные серьезные последствия:

- потеря доли рынка

- падение цен

- сокращение спроса

- уменьшение дохода

- и другие.

С помощью имеющихся матриц возможностей и угроз, можно составить матрицу SWOT, которая позволяет выяснить: какую угрозу можно перекрыть какой сильной стороной, и какие слабые стороны – возможностями.