Как сделать так, чтобы сотрудники не проваливали задачи

ОБУЧАЮЩИЙ МАТЕРИАЛ ПО КОНТРОЛЬЮ И РУКОВОДСТВУ

Первый шаг в контроле и руководстве – это постановка задачи.

Как правильно поставить задачу?

Для правильной постановки задачи используются критерии смарт (smart). То есть задача должна чётко соответствовать каждому из этих критериев.

SMART:

S – Конкретной (содержать полную и наглядную информацию для четкого понимания).

M – Измеримой (параметры для оценки ее поэтапного достижения).

A – Достижимой (трудной, но выполнимой).

R – Ориентированной на результат (как поймет, что достиг).

T – Определена во времени (конечные сроки).

Пример правильно поставленной задачи по SMART:

До 02.11.2017 заработать 100.000Р личного дохода на продаже сахара оптом.

Без ТЗ будет только ХЗ

Почему это важно?

• Без четкой формулировки задачи не будет ожидаемого результата.

Например, руководитель ставит задачу: «привлечь клиентов компании N». Сотрудник тратит массу времени и сил, в итоге расширяет клиентскую базу. Но… клиенты оказались нерентабельными, и длилось это 2 года, потому что задача не была ограничена по времени. Результат и эффективность – разные понятия.

• Задача может быть выполнена не в том объеме или качестве.

Риск связан с тем, что сотрудник может не обладать достаточными профессиональными навыками, иметь слабую мотивацию или, просто-напросто, оказаться недисциплинированным и несамостоятельным человеком.

 

Задача должна быть понята правильно

Поставив перед сотрудником задачу, убедитесь в том, что он правильно ее понял, а также понял пути решения этой задачи.

Почему это важно?

Например, чтобы запросить какую-то информацию у 10 поставщиков, это можно сделать при помощи телефона, мессенджера или электронной почты.

Время на выполнение этой задачи при помощи разных инструментов коммуникации будет разным. Если информация нужна срочно, то однозначно телефон, и вы должны это четко проговорить. Иначе можете получить ответ в духе – «Ну я отправил им письма, они пока мне не ответили», не думаю, что вас такой ответ устроит.

 

Задача должна быть поставлена персонально

В конце каждого собрания должны поставить конкретную задачу каждому сотруднику персонально. Вы должны ставить сотрудникам посильные для них задачи, понимая все сильные и слабые стороны подчиненных.

Почему это важно?

Когда руководитель провел планерку. Все обсудили и даже поставлена правильная задача, но только коллективная.

Мол мы все потрудимся на благо компании и решим эту непростую задачу. На следующем собрании, уже нужен отчет по результатам. Сотрудники перекидывают стрелки: «А я думал это Миша должен делать», «А я ждала, когда Маша отчет сделает, мне от нее данные нужны» и подобные отговорки.

 

Задачи, а не проблемы

Важно понимать, что люди не любят решать проблемы, им своих проблем может хватает, а тут еще вы со своими лезете. А решать задачи – это другой принцип взаимодействия, по крайней мере в более позитивном ключе выглядит.

Желания идти и делать не возникает от выражений:

• У нас большое количество неликвида образовалось на складе;
• Поставщики не дают хороших закупочных цен;
• Конкуренты стали демпинговать и упал средний чек / маржа и т.д.

Можно тоже самое перефразировать, превратить проблему в задачу:

• Коллеги, у нас новая задача – нужно увеличить продажи на 20%;
• Необходимо увеличить процент ликвидного товара на складе;
• Нужно договорится о более выгодных ценах с поставщиками;
• Стоит задача поднять средний чек и маржу.

Почему это важно?

Поверьте, сотрудники не очень хотят работать в компании, у которой постоянные проблемы, это очень угнетает на подсознательном уровне, все хотят работать в стабильных и развирающихся компаниях! Рост компании происходит через решение задач, не нужно драматизировать рост, называя проблемами любые временные трудности.

 

Промежуточные этапы контроля

Не экономьте время на просмотр карты, иначе приедете не туда и затратите больше времени на дорогу.

Можно обойтись меньшими рисками, если на пути к цели будет проводиться предварительный контроль.

Наша компания регламентирует 3 точки контроля:

- Контроль предварительно сделанной работы проводится на этапе плана

- 2/3 работы сотрудник выполняет самостоятельно затем получает правки и уточнения от руководителя

- На завершающем этапе верстки

Почему это важно?

Вовремя замеченную ошибку исправить намного легче. У сотрудника нет возможности провалить задачу в последний момент. Практически невозможно просрочить срок сдачи отчета.

 

Периодический контроль

Контроль качества работы сотрудников проводится в установленное время, то есть по прошествии определенного периода.

Например, ежедневно в 10.00 – планерка, каждый понедельник в 9.00 – план на неделю, в последний день месяца – подведение итогов и т.д.

Используется не только с целью проверки результата, но и для поддержания рабочего состояния, проверки текущего состояния дел.

 

 

Учет рабочего времени

По приходу в офис в мессенджер необходимо отправлять местоположение, тоже самое при завершении рабочего дня.

Обеденный перерыв возможен спустя 4 часа после начала рабочего времени.

Перерывы необходимы, но не должны превышать 5 минут, не более 5 раз за весь рабочий день.

Мы ведем учет рабочего времени с помощью CRM системы.

При расчёте KPI так же учитывается количество фактически затраченного на работу времени при помощи сервиса «Офис Метрика».

Раз в месяц применяется метод ФРД. Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Мотивация на задачу

Как сделать так, чтобы сотрудники не проваливали задачи

Одна из наиболее распространённых причин проваленной сотрудником задачи – лень. То, насколько часто в сотрудниках проявляется лень, показывает способность руководителя мотивировать подопечных. Потому что лень – это отсутствие мотивации.

Методов мотивации сотрудников очень много. Мы делим мотивацию ОП на мотивацию от компании и от руководителя. Руководитель отдела не может повлиять на возможность материальной и бонусной части мотивации, ее разрабатывает руководство компании.

Для руководителей отделов мы предлагаем метод мотивации, с помощью личной цели каждого сотрудника, словесной мотивации и мотивации вниманием.

 

 

Метод мотивации с помощью личной цели заключается в том, чтобы у каждого конкретного сотрудника выявить его личную специфическую цель на текущий период, эмоциональную и зажигательную.

Цель нужно записать и рассчитать пути ее достижения с помощью декомпозиции.

На пути к ней сверяться с картой и напоминать сотруднику о шагах.

Почему это важно?

Человеку важно понимать зачем он выполняет, ту или иную задачу. Иначе он не осознает важности собственных действий и идет по наитию. Это делает работу несистемной. Любая задача воспринимается как возможность, которой можно и не воспользоваться.