Организационная структура и принципы деятельности

Компания «Romex Productions LTD» была создана в 1998 году в Великобритании. Согласно Уставу целью деятельности компании является общая коммерческая деятельность. Организационно-правовая форма компании – частная компания с ограниченной ответственностью. Структура управления компанией включает в себя Совет Директоров и Исполнительного Директора.

Основной деятельностью компании на данный момент является поставка шпона, фанеры из России и продажа этой продукции в Великобритании, где пиломатериалы пользуются большим спросом. Изначально компания работала с несколькими деревообрабатывающими комбинатами России, которые на заказ изготовляли необходимую продукцию. В Великобритании практически отсутствует лес для заготовки пиломатериалов. В России очень дешевый лес и цена готовой продукции из леса, т.е. пиломатериалов, довольно низкая по сравнению с мировыми ценами. С российским поставщиками работать намного дешевле, чем налаживать отношения с другими мировыми поставщиками. Поэтому на собрании Совета Директоров было принято решение о сотрудничестве с российскими поставщиками. Так как было принято решение о поставках пиломатериалов из России, то необходимо было создать какое-то подразделение, которое бы занималось сбором информации о поставщиках и налаживало с ними контакт. В ноябре 2001 года на собрании Совета Директоров компании было принято решение о создании Представительства в Санкт-Петербурге.

Согласно Положению о Представительстве ЧКОО «Romex Productions LTD» в г.Санкт-Петербурге Представительство не обладает статусом экстерриториальности и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Компании и настоящим Положением.

Иностранные компании, которые начинают свою деятельность на территории Российской Федерации, обязаны получить аккредитацию в Регистрационной Палате РФ. Выдается свидетельство об аккредитации или регистрации, которое является самым важным документом для иностранной организации. Кроме того, иностранная компания обязана встать на учет в налоговых органах и во всех государственных фондах.

Основной целью деятельности Представительства являлось представление и защита интересов Компании, удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, учреждений, организаций и граждан в продукции (услугах), производимых и представляемых Компанией.

Предметом деятельности Представительства являлось осуществление от имени и в интересах Компании и в соответствии с данными ему Компанией полномочиями следующих видов деятельности:

· Поиск потенциальных партнеров Компании для взаимовыгодного сотрудничества в целях наиболее полного осуществления уставных задач и предмета деятельности Компании, а также ведение переговоров в интересах компании;

· Консультирование, сбор, предварительная обработка и взаимная увязка коммерческих предложений российских и зарубежных предприятий и организаций.

Представительство являлось обособленным подразделением Компании, расположено вне места нахождения компании и осуществляло представление и защиту интересов Компании, содействие наиболее полной реализации уставных целей и задач деятельности Компании.

Представительство не являлось юридическим лицом, действовало на основании утвержденного Собранием директоров Компании Положения. Представительство не имело самостоятельного баланса.

Руководитель Представительства действовал на основании Доверенности. Руководитель Представительства подписывает финансовые, отчетные и иные документы, касающиеся деятельности Представительства, выдает доверенности, открыл расчетный счет и иные счета Представительства. Руководитель, в соответствии с законодательством страны пребывания, принимает на работу и увольняет с работы сотрудников Представительства.

Представительство не вело коммерческой деятельности, а действовало от имени и по поручению компании. Ответственность по всем обязательствам, принятым на себя Представительством в пределах его компетенции, несет Компания.

Финансирование текущих расходов Представительства осуществлялось за счет средств, выделенных Компанией на его содержание. Представительство открыло банковские счета на цели своего содержания в соответствии с законодательством Российской Федерации. Головная компания выделяла на содержание Представительства примерно 3500$ в месяц. Расходы Представительства включают в себя: выплата заработной платы сотрудникам Представительства, уплата налогов, плата за аренду офисного помещения, обязательные коммунальные платежи (услуги связи, охрана).

Текущее руководство Представительством осуществлялось Директором Представительства, действующим по доверенности.

Компания осуществляет следующие функции по управлению Представительством:

· Определяет основные направления его деятельности, утверждает планы и отчеты об их выполнении;

· Назначает и увольняет директора по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации;

· Устанавливает размеры, формы и порядок наделения Представительства имуществом, денежными и иными средствами;

· Принимает решение о прекращении деятельности Представительства, назначает ликвидационную комиссию.

Директор Представительства:

· Действует от имени Компании по доверенности в пределах полномочий;

· Осуществляет оперативное руководство деятельностью Представительства в соответствии с утвержденными планами развития Представительства;

· Выдает доверенности на право представительства интересов Компании в лице Представительства

· Представляет интересы Компании в лице Представительства в отношениях с другими предприятиями, организациями и гражданами Российской Федерации за рубежом;

· Распоряжается средствами Представительства в пределах и порядке, установленном Компанией;

· В пределах имеющихся полномочий издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для всех работников Представительства;

· Открывает счета в банках;

· Принимает на работу и увольняет с работы сотрудников, применяет к ним меры поощрения и налагает на них взыскания;

· Совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач Представительства.

Форма оплаты труда в компании – повременная. При 40-часовой рабочей неделе в месяц каждый сотрудник получает фиксированную заработную плату. Размер заработной платы определяется при приеме на работу.

Таким образом, основной деятельностью Представительства является сбор информации и представление интересов головной Компании. Так как компания «Romex Productions LTD» с 2001 года занимается закупками продукции деревообрабатывающей отрасли, то, соответственно, Представительство компании занимается сбором информации о поставщиках данной продукции и налаживанием контактов с наиболее выгодными поставщиками.

Но в 2004 году Советом Директоров компании было принято решение о создании совместного предприятия. В июне 2004 года компания приобрела один из небольших деревообрабатывающих комбинатов, находящихся в Псковской области. Комбинат специализируется на производстве шпона и мебельных заготовок различных конфигураций. Кроме того, он находится в Псковской области, что очень удобно, так как доставка готовой продукции в Великобританию осуществляется на пароходе, который уходит из Таллинна, то продукция грузится на машины и доставляется с завода в морской порт. И уже оттуда идет в Англию. Таким образом, подобное расположение снижает транспортные издержки, ведь чем меньше расстояние, тем соответственно меньше и транспортные расходы. Так как у компании нет собственного автопарка из-за экономической нецелесообразности, то отгрузка с завода производится силами компании-перевозчика.

Деятельность компании строится следующим образом: в головном офисе формируют план на изготовление определенного количества продукции. Этот план строится на основе заказов от клиентов компании в Англии. После формирования плана составляется заказ, который отправляется на предприятие. Таким образом, компания осуществляет календарное планирование заказа продукции и практически всегда придерживается этого плана. В случае возникновения срочного заказа менеджер по продажам компании связывается с менеджером предприятия и корректирует месячный план изготовления продукции. Готовая продукция отгружается в Великобританию, где и успешно продается. В среднем компания в месяц отгружает примерно 300 м3 готовой продукции, что составляет примерно 12-13 грузов фанеры или березового шпона.

Компания, однако, не престала работать со своими старыми поставщиками и координацией работы с ними по-прежнему занимается представительство в Санкт-Петербурге. Представительство учитывает результаты своей деятельности, ведет и предоставляет Компании статистическую и финансовую отчетность. Ответственность за организацию, состояние, достоверность, своевременное предоставление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности несет Директор Представительства.

Представительство отчитывается перед головной компанией за денежные средства следующим образом. Все оплаты производятся с расчетного счета. Бухгалтер Представительства каждый месяц отправляет в Великобританию банковские выписки и копии оплаченных счетов. Также для внутреннего управленческого учета используются собственные формы отчетности, выполненные в приложении Microsoft Excel. Бухгалтер головного офиса с учетом документации предоставленной Представительством составляет собственные отчеты и предоставляет их в налоговые органы в Англии, сдает баланс.

Финансовый менеджер занимается всеми вопросами, связанными с хозяйственной и финансовой деятельностью компании; менеджер по продажам занимается всеми вопросами, связанными с продажей и отгрузкой готовой продукции клиентам компании; менеджер по ВЭД занимается работой с заводом, находящимся в России, а также взаимодействует с таможней Великобритании.

Теперь кратко рассмотрим характеристику предприятия ООО «КМЗ». Предприятие было создано еще во времена Советского Союза и в тот период являлось государственной собственностью. После начала перестройки и на волне начавшейся приватизации завод был приватизирован и продан частному лицу. После проведенной реструктуризации завод изменил организационно-правовую форму и стал обществом с ограниченной ответственностью. Это наиболее удобная организационно-правовая форма практически для любого вида бизнеса, так как ответственность ограничивается размером вклада в уставной капитал предприятия и угрозы для личного имущества и свободы учредителей нет. К моменту покупки в 2004 году компанией «Ромекс Продакшнз ЛТД» предприятие вело достаточно активную деятельность на рынке, но работало только на внутренний рынок, то есть продукция завода продавалась только в России, и руководство предприятия не планировало вести внешнеэкономическую деятельность.

Все руководство предприятием осуществляется генеральным директором на основании Устава.

В обязанности главного бухгалтера и бухгалтера входит ведение бухгалтерского и управленческого учета на предприятии, а также финансовое планирование и анализ основных показателей хозяйственной деятельности предприятия. Данные управленческого учета поступают в головной офис компании и анализируются финансовым менеджером.

Инженер и наладчик оборудования отвечают за исправность всего производственного и вспомогательного оборудования, осуществляют его ремонт и правильную эксплуатацию.

Начальник производства отвечает за организацию производственного процесса, контролирует производительность труда и качество выпускаемой продукции.

Объемы производства на предприятии за всю производственно-хозяйственную деятельность никогда не были большими. В среднем по данным предприятия оно отгружала примерно 300-350м3 готовой продукции в месяц, это примерно 15-17 грузов. 

Персонал предприятия также немногочисленный. В данный момент на заводе работают 25 человек: административный и производственный персонал. Система оплаты труда на предприятии установлена повременная при 40-часовой рабочей неделе. Отдела кадров как такового на предприятии нет, всю кадровую работу выполняет главный бухгалтер, а наймом персонала занимается генеральный директор. Это объясняется тем, что предприятие небольшое и находится в области, где в основном работа находится через знакомых.

Как уже было сказано выше, предприятие специализируется на производстве шпона и мебельных заготовок. Лес как основное сырье закупается у местного лесозаготовительного комбината, который находится в непосредственной близости от завода.

На территории предприятия помимо производственного цеха находится административное здание и складское помещение. Со склада и осуществляется отгрузка готовой продукции. Так как отгрузка производится прямо со склада предприятия, то собственного транспорта у завода нет. На балансе предприятия также числится оборудование для изготовления шпона, на которое начисляется амортизационные отчисления. После приобретения компанией завода решено было заменить старое оборудование на более новое. В Англии было закуплено новое оборудование и установлено на заводе.

Перечень основных средств:

1. автопогрузчик

2. компрессорная станция: воздухосборник, компрессор

3. лущильный станок

4. ножницы Чернышева

5. станок СК-1

6. сушка СПК-5

7. таль электрическая

8. центрально-разгрузочное устройство ЦЗУ 17-10

9. пресс 3-секционный двойной

10. ребросшивной станок

11. фрезерно-копировальный станок

12. электрические нагреваемые пресс-формы

13. вальцы клеевые

14. шлифовальный станок

В среднем срок полезного использования данного оборудования составляет примерно 60 месяцев. Ремонт оборудования осуществляется собственными силами при условии, что нет серьезных поломок и повреждений.

На предприятии используется оперативно-производственное календарное планирование. Из головного офиса поступает заказ на изготовление определенного количества готовой продукции. Как правило, заказ формируется на месяц вперед и утверждается. Таким образом, предприятие работает по заранее определенному и утвержденному производственному плану. Это позволяет оптимизировать запасы необходимого сырья и остаток готовой продукции на складе предприятия.

 Продукция предприятия соответствует всем ГОСТам, что также положительно повлияло на решение Совета Директоров компании о покупке данного завода. На предприятии существуют нормы расхода сырья: на 1м3 шпона требуется примерно 2,2м3 леса. Это при условии, что лес обладает невидимым браком, например, сучковатостью. Если же лес хороший, то расход может уменьшиться до 1,8-1,9м3.